再探档案的价值鉴定

时间:2022-10-05 12:52:31

再探档案的价值鉴定

摘要:档案鉴定工作的主要内容就是对档案的价值进行甄别于判定,对档案的保存于销毁的选择以及档案的保管限期的确定。要做好档案管理需要按照一定的原则、标准和方法。但在实际的档案管理工作中对这些方面的重视还不足,影响了馆藏的优化以及档案作用的发挥。而在实践中由于人们对档案价值鉴定工作重视不够,以至于影响了馆藏的优化以及档案作用的发挥。本文拟就档案价值鉴定的现状、成因及对策进行探讨,以期抛砖引玉。

关键词:档案价值鉴定;现状;对策

中图分类号:G271 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)011(C)-0219-02

档案鉴定是决定档案存毁的重要手段,对高质量的档案信息资源建设,对馆藏档案的优化起着重要的乃至决定性的作用。并直接影响人、财、物的科学和有效地利用。同时档案鉴定也是档案学理论中的核心和难点。是一个既难解决又必须解决的实际问题。本文就档案鉴定的现状、成因和对策表达一些个人观点。

一、档案鉴定现状

(一)档案价值鉴定缺乏明确定义使得档案价值鉴定理论研究混乱。

目前在档案价值鉴定的理论研究方面对档案价值鉴定定义不明确,造成档案价值鉴定理论鱼龙混杂,档案价值鉴定在档案学理论方面还没有形成统一认识。

一些教科书中虽然对档案价值鉴定进行了阐述,但是也仅仅是对依靠归档文件产生的历史背景、条件、内容的重要程度等因素来确定价值鉴定的一般原则和方法进行描述,而没有给出一个明确的定义。然后就是在档案价值鉴定中常出现一些判断性的错误,例如有的将“文件”与“档案”两个概念相混淆;有的弄不清档案价值鉴定的起始点和终止点;也有的将档案价值与档案价值鉴定混为一谈。业界专家应该通过讨论明确的提出关于档案价值鉴定的定义,以加快档案价值鉴定的研究。笔者认为,档案价值鉴定就是相关的档案工作者,根据特定的规则、标准,然后采用一定的方法去判断档案的价值,并将档案根据其价值等级进行分类,然后确定这些档案的保存期限。

(二)档案价值鉴定队伍建设不完善

档案价值鉴定队伍建设不完善主要体现在以下几方面。第一,档案价值鉴定在档案管理工作中有着很强的“困惑性”和“疑难性”,有部分档案管理人员存在着畏难情绪、怕担责任的心理,使得档案价值鉴定工作无法有效的开展。第二,档案价值鉴定标准的可操作性不强,为档案价值鉴定队伍的建设带来了许多困难。第三,档案鉴定人员缺乏相应的理论知识,对档案鉴定的重要性和复杂性缺乏认识。我国到目前为止对于专业的档案鉴定人才都十分的缺乏。

(三)档案鉴定质量尚需改进

由于随着时间的推移和社会的发展,很难把握住档案价值鉴定的重点是什么,从而使得有些已经失去保存价值的文书档案和会计档案仍被继续保存。由于各方面的原因,使得原有档案保管期限划分不清,但这都是档案鉴定质量不过关所引起的。在工作中,部分档案管理人员没有注意区分具有相似之处的文件资料,也做到具体问题具体分析,从而使得档案鉴定的质量不够高。

(四)把档案价值鉴定视为档案工作的一个环节,制约了档案价值鉴定的实现

档案价值鉴定工作的发展,除了需要正确的理论指导外,还需要一个完整的工作思路和方法。我国目前仅仅是将档案鉴定工作看作是档案管理的众多业务环节之一,只是剔除和销毁没有保存价值的档案。这种档案价值鉴定观是消极的,会对档案鉴定实践带来严重的限制。而西方国家一直将档案鉴定视为一个复杂的工作过程,把档案鉴定看成是对档案的选择,是档案管理过程中一个有效的组成部分,一种在程序上和日常工作中的选择。他们强调档案鉴定是动态的,认为档案鉴定已逐步由一种手段最终成为所有档案工作的核心,影响和制约档案管理上的其他方面。从这里就可以看出我国档案鉴定工作的理论和方法都需要加以改进。

二、档案鉴定现状出现的原因分析

出现上述问题的主要原因是多方面的。主要分为客观因素和主观因素进行讨论。

(一)客观因素

从客观上讲我国档案鉴定工作受到国家的重视,曾有所发展,但由于政策理论和法规等多方面的原因,使我们的档案鉴定工作起步早,发展慢,价值鉴定成了制约档案工作的瓶颈。例如我国目前为止都还没有一套完善的档案价值鉴定标准,对于档案价值鉴定的理论研究也严重滞后。同时我国对档案价值鉴定专业人才的培养严重不足,使得档案价值鉴定工作出现了很多的不足之处。

长期以来,我们评价档案工作优劣的重点在于馆藏的丰富程度,而且往往以馆藏量给档案馆定编制,以馆藏量给档案馆拨经费这种重馆藏,轻鉴定的思想在一定程度上为丰富馆藏奠定了基础,但带来的负面影响更大,进而使档案馆一味追求收集,攀比馆藏,进馆档案质量无法保障。传统思想的盛行使得分析档案价值时必须留有余地,在关键环节中保持可调性,事先预备多种调节方案,充分分析事态的多种可能发展趋势和应急措施,使档案价值鉴定始终处于比较主动的地位。

文件数量呈指数的增长,使得原有的鉴定标准的不足之处日益突现:保管期限表内容不全面,立档单位的主体地位不突出,归档范围界定过宽,条文表述性不强,新型载体档案归档范围不明确等,都使档案鉴定工作处于有章难循的半停滞状态,也就制约着鉴定理论的发展和提高,进而实践与理论互相制约。

(二)主观因素

由于现在的很多档案工作者都存在着生理心理知识多寡分析问题能力等多方面的个体差异以及档案价值本来具有的多元性相对性和潜在性等特点,因而,在没有完备的鉴定标准体系的情况下,不同的人对相同的档案往往会做出不同的价值鉴定结果所以,在实践工作之中,许多档案工作者都存在怕错畏难的心理。这些严重的影响到了档案价值鉴定的工作的开展。

档案价值鉴定不仅仅是对过去实践经验的总结,同时也是对未来发展趋势的预测。但是过去的经验无法完全指导未来,对未来的预测必然要承担一定的风险。而许多的档案工作者因为保守思想的存在,怕自己一时疏忽,酿成错误,进而造成不可挽回的损失,宁肯等一等,靠一靠,也不愿冒险殊不知。

因为这个时代的信息极度膨胀,使得选择获取信息的能力成为衡量专业水平的标准。也正因为如此,档案价值鉴定工作极具挑战性,它要求鉴定人员有较高素质,能从庞杂的信息中识别真伪但事实上,许多档案工作者已经养成了四平八稳的工作习惯,在不求无功,但求无过的思想指导下,极易产生畏难心理,使实践工作中档案只进不出,只保管不销毁现象十分普遍,因而很难从实践之中发展鉴定理论来指导鉴定工作。

三、改善档案价值鉴定现状的对策

(一)加强档案价值鉴定理论的研究

我们要把档案鉴定工作作为一个系统工作,组织专门人才分课题进行攻关,并认真借鉴、吸收国外在档案鉴定方面的先进思想与优秀成果,完善与丰富我国档案鉴定理论体系,形成具有中国特色的档案鉴定的理论体系,从而更好地指导我们的档案鉴定实践。档案价值鉴定理论发展较慢,影响了档案价值鉴定工作的发展。我国现有的档案价值理论基本上只能满足建国初期档案鉴定工作的需要,远不能满足现在的档案价值鉴定现状。从事档案工作实践的人员和档案学理论研究的人员,应当携手并肩,共同开展档案价值鉴定理论的研究。一方面,档案部门要充分利用现有理论,积极开展档案价值鉴定工作,创造经验,为档案价值鉴定理论的研究提供丰富的实际材料;另一方面,档案学理论研究人员要深入实际,在调查研究、收集和掌握档案价值鉴定的丰富材料的基础上,进行理论研究,充实现有档案价值鉴定理论,使其逐步超于完善,有效地指导档案价值鉴定工作的实践活动。

(二)建立健全档案价值鉴定工作规章制度

档案的价值必须按照一定的标准进行鉴定。国家机器档案行政挂历部门制定全国统一的鉴定标准,是我们制定本部门档案价值鉴定规章制度的指导方针,同时本单位的实际情况也是我们制定规章制度的依据。有了鉴定工作各种制度的约束,就可以在文件归档时有章可循,保证档案价值鉴定效果的一致性;就会使档案人员在监督档案鉴定工作开展时,有法可依,保证档案鉴定者一档案业务工作环节不流于形式。

(三)建立专门的档案鉴定组织

各级档案局、馆要建立专门的档案鉴定机构,其主要任务是:提出职能范围内档案价值鉴定工作的总的规划和“永久”档案进入档案馆的比例,协助档案行政主管部门制定档案价值鉴定工作的指导性文件及标准,监督检查和指导所辖各类档案的价值鉴定,并负责鉴定业务咨询。

(四)重视专业的档案鉴定人才的培训,加强档案鉴定对物的建设

当前,我国档案队伍专业水平低、档案管理人员年龄普遍偏大,与档案鉴定工作的需求极不协调。档案鉴定工作的主要内容是分析档案的价值,并根据其不同价值确定不同的保管期限,这一工作具有较大的主观性因素,往往因为鉴定工作人员的知识结构和对档案的了解程度不同而造成很大差异,因此,档案管理人员要加强理论和业务技能的学习,掌握规范、标准和现代技术,提高自身业务素质,将档案鉴定工作作为档案业务的一个不可缺少的环节来抓,不断提高档案管理水平。此外,我们要成立鉴定小组,把档案价值鉴定工作纳入工作议事日程,全面地贯彻落实和实施此项工作。

(五)加强档案工作的宣传力度和交流力度

在日常工作中为各部门提供相关档案参考,编研有价值的制度、方案、沿革事记年鉴及专题材料,提高档案的利用效率,从而强化各部门人员的档案意识;开展宣传和组织交流活动,使大家能够更多地了解档案鉴定工作的重要性;要经常性地开展有关档案的法律、法规和制度的宣传,坚持依法治档,建立健全各项规章制度,使档案鉴定工作能够得以顺利开展,从而推动档案事业不断向前发展。

结束语:总之我国目前的档案价值鉴定工作严重滞后,不仅适应不了我国目前的档案价值鉴定工作,同时还不能够与国际上的先进档案价值鉴定研究接轨。只有加强档案价值队伍建设,提高档案价值鉴定理论研究的水平,激发档案管理人员的创新意识才能够使得档案价值鉴定工作越做越好。

作者单位:福州广播电视集团

参考文献:

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