采购管理系统的设计和实现

摘要：本文介绍了一个采购管理系统的设计思路和实现过程，对系统需求分析、系统设计、系统实现等进行了详细的描述，给出了系统实现所需的业务流程、功能模块和数据结构，并采用C/S（Client/Server）的体系结构，以Sybase为后台数据库，Power Builder 9.0为开发工具进行系统开发。

关键词：采购管理；应付款帐期；帐龄

中图分类号：TP315 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 14-0000-02

The Design and Realization of the Purchasing Management System

Zhang Lin

(InBev Jinlongquan Brewing(Hubei)Co.,Ltd.Jingmen448000,China)

Abstract:The paper introduces the design thought and the realization process of the purchasing management system and describes the demand analysis,the system design and the system implementation in detail,based on which the business procedure,the business module and the data structure were established and the system development was carried out with the using of the C/S(Client/Server)as the system structure,Sybase as the background database and PowerBuilder9.0 as the development tool.

Keywords:Purchasing management;Term of the account payable;Account receivable age

一、引言

采购是供应链当中的一个重要环节，它对企业管理是否成功有着巨大的影响。对任何生产企业而言，将正确的原材料和半成品以正确的价格，正确的质量在正确的时间送到正确的地点，是至关重要的。随着市场竞争的日趋激烈，采购管理的作用也显得日趋重要，如何通过提升采购管理来加强采购流程控制，降低采购成本和采购风险，提高资金利用率，是每个企业必须面对的问题。随着信息技术的迅猛发展，通过实施先进的计算机采购管理系统来提升企业的采购管理水平，进而提升企业的核心竞争力成为可能。

二、需求分析

（一）系统目标

本系统要求界面友好、操作简便、安全、实用，能对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪；在采购计划审批、质量检验、采购价格审核、采购付款等关键业务点通过先进的身份认证技术对操作人员的身份进行认证，增强系统的安全性能，降低采购风险；通过采购付款帐期控制避免提前付款，增加企业的流动资金，提高资金利用率；通过提供及时的数据查询功能和详细的统计分析报表，为企业的采购管理提供必要的数据支持，提高企业的采购管理水平。

（二）业务流程

采购管理的流程比较复杂，为了保证采购管理系统能够满足整个采购流程的控制需要，我们通过详细的调研，确定了本系统按以下的流程进行设计：

采购计划申报采购计划审批采购计划分解生成供货通知单采购实物收货质量报检质量检验采购价格审核验收入库采购付款。

三、系统设计

（一）系统功能模块设计

根据本系统的需求分析，按照数据联系的紧密程度和业务功能，将系统划分为基础数据管理、采购过程管理、统计查询与报表三个子系统。各子系统又包括不同的模块，以完成不同的系统功能。整个系统的功能是基于权限管理的，操作人员按照自己的权限进入相应的功能模块进行操作，各子系统下的模块的主要功能如下：

1.基础数据管理

（1）操作权限管理：按各部门操作人员的职责在系统中设置对应的模块权限，只有经过授权的用户才能进入系统操作设定的模块。

（2）采购员管理：对采购部门的员工的信息进行管理，设定每位采购员负责购进物资的类别。

（3）供应商管理：对采购供应商的资料进行管理，包括供应商名称、地址、邮政编码、联系人、联系电话、传真、银行账户等重要信息。

（4）质量检验标准管理：用于设定各种采购物资的质量检验标准，包括检验项目、评判标准等信息。

（5）Ikey身份认证管理：Ikey身份认证是本系统为了加强安全控制而引用的一项加密技术，Ikey内存储的是用户设置的一个密码，用来对用户进行身份认证，该密码与采购管理系统定的操作员相关联，在需要使用Ikey的模块上，系统首先检查Ikey与系统登录用户是否一致，如果不一致Ikey将起不到身份认证的作用，如果一致系统将检查用户输入的密码是否与Ikey上记载的密码相同，只有密码相同才能通过身份认证。在本系统中对影响整个采购品种与数量的“采购计划审批”、对采购物资进行评级的“质量检验”、核定实际结算金额的“采购价格审核”、最终进行财务付款的“采购付款”等关键业务点都用Ikey对操作员的身份进行了认证。通过Ikey身份认证技术的应用，有效的加强了采购系统的安全性能，降低了采购分析。

（6）采购应付款帐期设置：用于按供应商或购进物资设置采购付款最短天数，购进物资收货后，如果没有达到系统设定的最短付款天数，系统不能进行付款操作。通过采购应付款帐期的控制，有效的避免提前付款，增加企业的流动资金，提高资金利用率。

2.采购管理

（1）采购计划申报：采购计划申报部门计划员按仓库的实际库存和当前的需求量申报物资采购计划。

（2）采购计划审批：公司分管领导按实际情况对采购计划进行审批。

（3）采购计划分解：物资采购部计划员将采购计划中的各种物资分解给具体的采购员进行采购，生成采购分解单。

（4）生成供货通知单：物资采购部采购员在供应商将物资送到公司后，按实际到货情况给仓库开电子供货通知单。

（5）采购实物收货：仓库保管员为将货物送到仓库的供应商办理实物收货业务。

（6）质量报检：仓库保管员对收货物资按批次生成质量报检单。

（7）质量检验：质量检验员根据物资检验实际结果，生成电子质量检验单。

（8）采购价格审核：企业管理部会计根据供应合同、供应商供货的历史价格、市场行情及质量检验结果对物资采购价格进行审核。

（9）验收入库：仓库保管员凭供应商提供的实物收货单给供应商办理采购实物验收入库单。（10）采购付款：财务部门结算会计根据验收入库单给供应商办理结算手续。

3.统计查询与报表（1）仓库库存综合查询：对仓库的库存物资进行查询，为采购计划的制定提供依据。（2）采购计划查询：对历史采购计划进行查询。（3）供应商账目往来表：对供应商的往来账目进行统计。（4）质量分析报表：对购进物资的检验结果提供分析报表，作为对供应商评级的重要依据。（5）仓库库存账龄报表：提供仓库各物资的账龄分析报表，作为物资领用和采购计划制定的依据。（6）供应商付款账龄报表：提供采购未到付款日账龄或已到付款日未付款账龄统计报表，作为财务部门编制资金报表的依据。（二）数据库物理设计