探讨网络信息技术在档案馆中应用

计算机网络技术，是当代信息传输的基础，它的发展和网络化系统的开发，代表了计算机技术发展的新方向，促进了信息化的进程。本文将通过__市档案馆网络化信息管理系统的规划与应用，探讨网络通讯技术在档案馆中的应用。

一、计算机网络技术的发展是信息化水平的重要标志

凡是将分布在不同地理位置上具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统，叫做计算机网络。计算机网络实质上是一项社会信息系统工程，它把计算机和通讯结合起来，是涉及计算机硬软件、通信、信息处理和信息工程学科的综合性学科，主要提供共享设备资源、共享数据和程序及网络用户的通信和合作等三种服务。今天，就一个国家而言，全国性网络的建立是衡量一个国家的国力、科技水平和社会信息化的重要标志。就一个部门而言，网络化应用程度的高低是该部门计算机技术和现代化水平的重要标志。发达国家的政府从战略的高度来考虑，都十分重视计算机网络的发展，正在由政府出面组织、规划、投资，并采取一切优惠政策，鼓励扶持发展计算机、计算机网络技术和产品，建立所谓的“信息高速公路”，进行再一次的工业革命，作为增强国力的技术保证。例如：美国不惜巨资，投入大量人力、物力建设信息高速公路，具体发展计划包括四方面的内容：高性能计算机系统的开发，高级软件技术和算法的开发，计算机领域的基础研究和人才开发，全美研究教育网的开发等。日本从1993年财政年度开始3年内投入500亿日元，建立联结日本各研究机构的超高信息网，并拟于2015年将光纤送到每个企业与家庭。欧共体政府计划投资330亿法郎，企业投资4100亿法郎，10年内共将投资9000亿法郎，建设遍布欧洲的宽带信息通道。新加坡将投资20亿新元（约合12．5亿美元），建成16000km的光缆。我国经济基础还较薄弱，不可能像发达国家那样投入巨大的财力与资金，但是为了加速国民经济持续发展，有关部门考虑从我国国情出发，在投资、贷款、建设方面制订出切实的扶持政策。目前我国正在实施“三金工程”，其中的“金桥工程”，就是实施和建立中国的国家信息高速公路。为了扩大网络技术的应用，正加紧建设以光缆为主体、数字微波和卫星为辅助手段的全国数字干线网络。国内已有22条光缆干线，公用数据网已覆盖全国220个县市以上，总容量达15万个端口。信息网络工程正在如火如茶地发展，随着1997年国内网络建设向深度和广度的发展，网络信息系统工程技术将更好地发挥出应有的作用。

计算机网络技术的应用也给档案现代化事业的发展带来了勃勃生机。我国档案管理自动化已经走过了十几年的历程，一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用，在档案工作中起着越来越重要的作用。近年来现有的一些系统，不仅推出单机版，同时开发出网络版，网络技术已经开始应用到档案管理系统中。例如，在档案馆内部建立局域网，可以连接本单位各科室，实现档案馆办公自动化；机关及企事业单位建立办公事务和档案管理网络，可以实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，以便协调全局性工作，共享网络信息；在各档案系统之间实现远程网，可以达到网络资源的共享，进一步提高档案现代化管理水平和档案利用的效率。可以断言，网络技术的应用将标志着档案自动化管理的一个新的里程碑。

二、__市档案馆网络信息管理系统

__市档案馆网络化计算机管理系统自1996年3月正式开始建设，计划分三个阶段完成。第一阶段目标为建设档案馆网络，主要解决档案检索、编目、库房管理、日常统计等需要，目前已基本完成。第二阶段目标为建设档案局网络，主要解决局业务处室及局馆综合部门的办公自动化的需要，目前正在建设中。第三阶段目标为建设包括区县档案馆、市直单位在内的全市档案系统计算机网络，主要解决目录中心及办公自动化的需要，目前正在进行试验。

__市档案馆为一地面15层的建筑，面积2万平米。土建时就已基本完成了计算机综合布线，后来又进行了大规模的改造，共有110个信息点分布在包括库房在内的所有房间。网络介质全部采用第五类非屏蔽双绞线（utp一5），点对点的通讯带宽可达100mbps（每秒钟100mb）。网络配置采用星型结构的快速交换以大网，网络中连接线缆的扩展设备——集线器（hub）采用一部switch hub（交换型hub）及四部stack hub（栈型hub），可供124台计算机同时上网。目前网络上共有服务器2台，各类计算机55台。网络操作系统采用windows nt 3． 51中文版，工作站一端采用windows 95，网络协议采用netbeui及tcp／ip，网络上的应用全部采 用客户机/服务器（clients／server）方式，后台为关系型数据库ms sql server 6．5以及群件lo-tus notes 4．5中文版。目前所有已开发出的应用基本都是基于sql server的，例如检索编目系统、利用管理系统、库房管理系统等都已投入使用， notes目前主要用作电子邮件及一些简单的工作组应用，例如现在网络上有一个《计算机论坛》，供大家对计算机的相关问题自由发表见解。

档案局共有两座建筑，在改造时都完成了计算机布线，共有信息点60个。网络配置与档案馆的网络基本相同。目前网上共有服务器1台，各类计算机22台。网上主要运行一些办公自动化软件，例如收文管理、发文管理、信息管理、归档管理、催办管理等。局、馆两个网络目前采用拨号连接，主要解决电子邮件的传递以及工作组应用。就目前的通讯量而言，两台modem（调制解调器）提供14． 4kbps（每秒钟14． 4kb）的速度是足够的。考虑到将来的发展，目前选用的modem可支持同步、异步两种传输方式，在需要时可以顺利地过度到64k专线以及1sdn的高速连接。所有需要在两个网络上同时运行的软件，例如信息管理、归档管理、催办管理等都采用了对象通用技术ole，把电子邮件内嵌到应用系统中。实际上，其他一些软件像收文管理、发文管理、检索编目系统、图书资料管理系统，考虑到今后远程的应用，都已经内嵌了电子邮件。像《计算机论坛》这样已经开辟的以及今后准备开通的日程管理等工作组应用都使用notes提供的复制技术来保证两个网络的同步。

三、__市档案馆对internet的应用

internet是目前最大的国际计算机互联网络，联接着137个国家和地区的200多万台计算机，拥有20__万以上的用户，当前它仍在急速地增长着，差不多每个月扩大10％。它是唯一的世界性、开放性公用网络集合，其主干在美国，但分支遍布包括我国在内的世界各地。如果说1995年是windows95年，那么1996年可以说是internet年，1997年纵观国内外形势来看，将是网络进一步向深度和广度发展， internet更加成熟、应用更加广泛、应用平台更加丰富的一年。internet是世界性信息高速公路的主干，是提供远程通信连接的重要信息通道和信息来源。 internet网是以tcp／p通讯协议联结各个国家、各个部门、各个机构计算机网络的数据通信网，它是一个集各个部门、各个领域的各种信息资源为一体的供网上用户共享的数据资源网，通过一根电话线与internet网相连，用户不但可以使用电子邮政与网上任何用户交换信件，还可以跨越地区，甚至于跨越国界使用远程计算机的资源，查询网上的各种数据库内容，获取各种资料。例如，从学术角度出发，可以通过internet很方便地检索到国外上百个国家和地区的上万所大学及科研机构和他们的学术研究成果、电子出版物、文献资料。真正实现了足不出户便知天下事。

internet拥有丰富的知识资源并提供了崭新的教育方式，它的主要服务有：电子邮件（e一mail）、网络新闻（newsnet）、信息查询（60pher）、网上漫步（www）、远程登录（ftp）等。如何利用internet，探索档案宣传、利用的新途径，将成为档案界今后面临的主要课题，__市档案馆在这方面已经进行了一些有效的尝试。__市档案馆通过__经济信息中心在internet上建立了主页（网址：bttp ：/netmember/abma）。内容主要有《__市档案馆简介》、《开放全宗名单》、《档案编研成果介绍》、《档案利用办法》、《征集档案公告》等，像《档案咨询信箱》等一批新栏目也都在计划之中。主页建立后，《__日报》、《计算机世界》等一些报刊作了报导，在社会上引起了一定的反响，__市档案馆和经济信息中心都接到一些咨询电话，询问如何上网等。这个主页建立的时间不长，无论是形式还是内容都还比较单调，与国外一些利用internet较早的档案馆，如美国国家档案馆、加拿大国家档案馆、澳大利亚档案馆等相比还有一段差距。但随着时间的推移，经验的积累，我们相信这个主页会越办越好。

internet技术的成熟为档案的利用、管理提供了更为广阔的领域，它为一直困扰着档案界的档案现代化管理中的一些问题，诸如软件、数据的统一，软件使用的培训，以及在建设广域网中会遇到的基层单位硬件水平不同等提供了解决的办法。目前__市档案馆正在局馆内部的网络中进行尝试，计划利用notes中内置的domino server作为internet上的web server，设计开发基于浏览器的统计查询系统，重点解决局馆领导使用计算机的问题，再进一步修改各个处室使用的多种软件，把其中统计信息自动转换为超文本格式，使整个系统从事物处理型向信息型转变，从而在合理授权的机制下使整个管理、办公系统更加紧密地结合。这一系统最终可推广到区县档案局，甚至市直单位，使全市档案工作成为一个整体。一个工作人员在一台计算机前使用一种浏览器软件就可以了解整个网络中所有他可以了解到的信息，这就是我们系统建设的方向。另外，网络化的目录中心也是可以采用internet技术的一个重要方面。它既可以跨越目前各单位已存在的软硬件平台，保护已有的投资，又可以充分运用全市档案系统硬件资源。在文件电子化日益发展的今天，在解决好如安全、法规、习惯等问题的基础上，这一网络完全可能超越传统的目录中心的范畴，发展成为一个档案系统内部的交换系统，一个真正的电子化的文件中心。__市档案馆正就这一问题展开调研。

四、网络技术在档案馆应用中的几点体会

综上所述，当今网络技术已走出实验室，许多成熟的技术、产品和系统被采纳，已深入到人们工作、生活的各个领域，并产生了巨大的影响，正如一位美国教授所言：“网络将地球变小了。”人们通过计算机网络每时每刻都能了解在世界每一角落里发生的事情，并对其采取行动。网络技术的发展对档案自动化提出了新的挑战，同时也创造进一步发展的机遇。档案馆由于其档案管理的重要地位，以其较充分的财力、物力，在计算机网络应用上应当走在各级档案部门的前面。近十几年来计算机应用和档案基础工作的成果，为网络通讯技术的应用创造了有利的条件。从__市档案馆网络化管理信息系统的应用，我们有以下几点体会：

1．以软件工程思想指导档案计算机网络系统的开发和维护。

引进、开发一个档案计算机网络系统，不同于购置一台计算机，也不只是简单地将计算机用网卡、电缆线连接 起来，它与单机系统比较，涉及面广，技术要求高，需要考虑到方方面面的问题，是一个系统工程。因此，需以软件工程思想作指导，首先从现有资源出发，统一规划，确定近期目标和中长期目标，分阶段实施，最终建立一个高效、实用、安全的网络系统。在规划的同时还要考虑同国内外网络的接轨，实现更大范围内的数据共享。

2．从本单位实际情况出发，合理地规划网络模式。

网络技术是计算机协同工作的一种方式，不同的模式有不同的规模效益。一个房间内的工作组与整座建筑物内的局域网，以及跨越地域的广域网之间的作用可谓天壤之别。从本单位的实际出发，选择适当的网络模式是非常重要的，只有这样才能通过计算机通讯网络促进档案工作的发展，获得“立竿见影”的成效。

3．网络的安全问题是一个不可忽视的重要问题。

网络加强了各部门间的联系，但也相应地带来了像病毒传播、非法访问等安全问题。一般网络上运行的文件服务、数据库服务、电子邮件服务等多种应用各自都有自己的安全机制，例如用户分级管理等。在规划阶段就应当考虑到如何在几种并行的系统中合理地授权，否则这方面的维护量是相当可观的。此外，除了安全策略外，网络的流量控制和升级方案也是规划阶段必须考虑的问题。

4．要重视网络应用软件的设计，特别是数据库结构的设计。

从传统的单机系统向网络系统移植时，要重视数据库结构的设计，切不可只简单地将单机数据库向网络中转移，图一时方便而为今后发展造成巨大的障碍。

展望21世纪，跟上计算机技术的发展，将计算机网络技术卓有成效地应用于档案馆工作中，开拓网络化档案管理事业，将是我国档案现代化工作者今后努力的主要目标。