探讨档案工作全面实施信息化战略

摘要：战略是全局性的筹划和谋略，又如建筑设计蓝图，能够为所涉及的领域提供一个长远的、全方位的、动态可扩展的框架。实施信息化需要树立战略观，需要立足全局，制定具有全局性、纲领性、长远性、协同性、抗争性的方针政策和规划方案。本文现针对档案工作全面实施信息化战略提出建设性、长远性思想并做客观分析与讨论。

关键词：档案管理 档案数字化 档案信息化 共享

数字化档案馆国家战略观要求档案工作应立足国家档案事业发展全局，全面制定和实施数字化档案资源管理的国家战略，从国家层启动数字档案馆工程，明确国家数字化档案资源的管理目标、指导方针、总体发展规划及相关法律法规与标准体系，制定相关的管理制度、管理程序和技术标准，完善管理措施和技术措施，提高国家级数字化档案资源的集中控制力度，解决数字化档案的永久保存和有效利用等问题，消除数字胡啊档案信息的区域性孤岛，推进数字化档案资源从机构层面向国家层面，从分散式管理模式向集中式管理模式，从环节式分段管理向无缝式流程管理的战略转型，确保数字化档案资源在我国国民经济发展和文化传承中的重要地位。

开展档案信息化，档案工作者需要改变一些传统的观念。档案工作者对信息化工作的认识需要从无到有、由浅入深，对信息化工作的开展也应从旁观者不如到实践参与者，对信息化应用系统的使用也应从初级应用阶段发展到能够提出更多、更深档案工作业务需求的研究与发展阶段，只有这样才能加快档案信息化的应用效果。

一、打破档案馆传统的行政管理方法，实施需求驱动战略

需求驱动是档案信息化建设应该遵循的重要战略。档案信息化建设的范畴十分宽泛，它是档案管理理论的发展，是档案管理手段的变革，是信息社会的需要，并不是一个阶段性的工作。因此，开展档案信息化建设必须从电子档案的形成和管理、资源的整合与利用出发明确系统建设内容，需求驱动才能成为现实、才能获得相应的发展条件。比如在自动化网络办公环境下，文档一体化会变得十分急需；有了现金的应用网络，人们对信息的网络服务会变得比较迫切；在熟练使用计算机档案目录信息和网络检索的情况下，全文检索的需求又会提出来；为了保护珍贵的历史档案（实物原件）及其内容信息，需要将其数字化成电子的图像文件，在网上提供利用，减少库房档案的翻阅次数；随着政府职能转变，管理工作的科学化、规范化和高效率的要求越来越高，档案信息系统的辅助决策功能的开发也逐渐提上了议事日程。

二、IT资源管理应走向专业化服务轨道，保障滚动发展战略

信息化建设的各项工作都将是一个逐步发展、渐进完善的过程，不可能一步到位，因而确定滚动发展战略非常重要。

1、信息技术发展的日新月异，必然导致档案管理应用系统功能的不断完善和拓展，不应一味追求设备更新，二是要善于接受新的思维和应用技术。

2、数字化档案信息的积累是一个没有止境的过程，也是档案信息化建设最为核心的内容，信息积累得越多所拥有的资源才越丰富，能够提供的服务才会越宽，开发潜力才会越大，档案工作的地位和作用才会得到更充分的体现。无论是文档一体化、馆藏数字化、还是信息资源的整合都将是一二个滚动发展的过程。

3、就数字化档案资源的共享和开发利用而言，从目录检索、全文检索到社会化开发、知识化管理、辅助决策支持，从单份的档案信息到基于对象管理的信息链接加工，从本单位共享、行业共享、区域共享到全国共享、全球共享，以及开发档案信息资源等都是一个滚动的递增与发展的过程。

4、在自动化办公、信息化管理的基础上，档案工作还将逐步实现数字档案馆和智能化控制的目标。这些都是一个滚动发展和持续完善的过程。

三、探索科学决策新途径，保障应用普及战略

一谈到信息化建设，大家都会联想到资金的专项投入、设备的专门购置。事实上，一方面没有信息化的基础设施建设就不可能开展信息化应用工作，另一方面在全国绝大多数档案专门管理机构都已经不同程度地购置了信息化基础设施并开展了一定规模的管理信息系统和信息资源建设后，能够真正用起来并取得成效才是最重要的。只建设不适用，或使用得非常浅显都是当前信息化建设存在的问题。当前首要的工作是在资源应用的推广、普及和深层次使用上下大工夫，在项目的规划、设计、实施中着力强调应用普及问题，将她们纳入制度建立和培训工作中。必须在更新管理观念、改变管理手段、加强培训引导、建立健全制度方面上下齐动，重点是要发挥决策者和重要业务职能部门的关键作用。应用普及工作将关系到档案信息化建设的发展和生命力，关系到国家信息化战略基础性信息资源建设的成败。

四、保障信息化稳定发展，实施专业化服务战略

档案信息化是关系到国家信息化战略实施的基础性工作，也是社会化需求很强的工作。档案信息化建设单靠档案部门自身力量是很难全方位地实现其战略目标的，也很难达到预期的效果，必须依靠、联合专业的IT服务公司，采用咨询、规划、设计、研发、实施、培训等系统建设的外包模式，甚至是服务器、数据的专业化管理和技术维护，计算机网络设备和应用软件的售后服务，以及更新升级等都必须依托社会化的信息技术服务力量，才能获得更大的发展空间，才能及时解决信息化建设与发展过程中遇到的各种问题，才能有效探索和拖动档案信息产业化与发展过程中遇到的各种问题，才能有效探索和推动档案信息产业化与发展过程中遇到的各种问题，才能有效探索和推动档案信息产业化的市场途径。

五、传承档案文化，实施产业化发展战略

档案是支撑社会经济发展的宝贵资源，档案记载着国家的文化遗产，对档案的类用也会不断地形成新的社会文化，而且逐渐成为社会生产力的重要组成部分，档案文化产业的发展是综合国力最直观最具体最真实的反映。面对文化产业的浪潮，我们不能再把文化看成是在思想观念、风俗习惯、增强民族凝聚力等方面其作用的软力量，而要把它当作一种像科学技术一样能产生巨大经济效益和社会效益的宝贵资源。在信息社会和知识经济时代，信息资源对经济增长和经济增长方式的改变，将起到越来越重要的作用。档案作为社会的原生信息源如何进行社会化的开放、开发利用是时代赋予档案事业发展的历史性机遇和档案工作探讨新思路的责任和义务。走档案信息产业化的路无疑是符合时代需要的发展战略，一方面为档案事业的发展注入活力，增强造血机能，创造新的运行机制；另一方面为信息社会的经济增长提供强大的推动力。

六、结束语

人类进入21世纪，网络、计算机成为开展各项业务和检索利用各类信息资源的主要工具和手段。档案的收集、整理、保管和提供利用的传统工作方式难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求，因此，档案事业开展信息化建设，提供网络化高效率的信息服务已经成为现代档案管理的一项基础性工作。