制度建设不是“硬”管理

关于“制度体系健康指数”调查问卷总体分析

企业要根据不断变化的内部条件和外部环境，适时地建设、完善出最适合本企业的制度体系

“国有国法，家有家规”，不同的企业需要有不同的规章制度，但究竟什么是企业的规章制度呢？企业的规章制度就是指由企业依据一定的民主程序制定的，体现企业与劳动者在经营管理过程中所必须遵守的劳动行为规范的总和。一个企业的规章制度就像一个国家的法律一样，是保证企业稳定、高效运行的基础，同时，建立一套科学的规章制度也是企业走向成功的必由之路。现在，越来越多的企业已经认识到了规章制度的重要性，并开始着手建立、完善规章制度，以达到提升企业综合管理水平、实现“法制”的目的。因此，我们将制度体系的健康指数作为“企业组织健康指数”的重要指标之一。

九略管理咨询公司对第六期调查问卷进行了整理和统计分析，从结果来看，被调查的企业大多已形成了一套相对固定的规章制度，但也存在一些普遍性的问题，主要体现在以下几方面：第一，规章制度的体系性不强；第二，规章制度的一致性不好，可操作性差；第三，已有的规章制度实施不利。对上述制度管理中存在的共性问题，我们结合具有典型共性特征的C公司案例来进行深入分析。

C公司是一家民营企业，主营业务是办公用品的经销。C公司在老板王总的带领下，经过近三年的市场打拼，已初具规模，并形成了包括财务部、人力资源部、采购部、销售部等部门在内的相对稳定的组织架构。随着公司规模的不断扩大，王总对公司的管控逐渐显得力不从心，很多并不重要的工作都需要他亲自指导、协调。经过认真反思，王总意识到产生这种现象的根本原因是公司的很多工作“无法可依”，因此，他要求各部门根据本部门的职责，建立、完善相应的管理制度。很快，各项管理规章制度陆续起草、修订完成，并在王总亲自签发后开始实施。本以为问题已经得到了解决，但没过多久，同样的问题又出现了，此时王总也再一次陷入了深深的困惑。

问题总结：

C公司在制度管理方面的问题可以归纳为以下三方面：

第一， 制度的体系性不强，不够完整。各部门只是对本部门全权负责的工作事项制定了规章制度，而对于需要两个或多个部门协作完成的公司层面的工作却没有明确的制度规定，常常是发生问题后才制定制度。比如，采购部在采购过程中，只是根据现有的库存情况进行决策，却不知道该如何从销售部获取市场的真实需求信息，从而导致了公司的采购工作经常满足不了公司销售的需求。因此，C公司各部门虽然都建立起了相应的规章制度，但实际上还存在着很多的“制度空白”，很多事情依旧“无法可依”。

第二， 规章制度的一致性不好，可操作性差。各部门都是从自身的专业角度出发来制定规章制度，没有进行必要的沟通和研讨，所以各项制度之间难免存在矛盾和冲突。比如，对于商品采购工作，财务部主要考虑的是资金的使用成本，而采购部主要考虑的是工作效率和采购成本，这就导致了财务部和采购部在商品采购这项工作上制定了互相矛盾的规章制度。另外，公司个别制度的可操作性比较差，比如，人力资源部的考核制度所采用的是360度考核办法，要求公司每一位员工都对其他所有员工进行考核打分，而实际上公司内部很多员工之间是互不了解的，这样的考核既反映不了被考核者的真实业绩水平，又大大提高了公司的考核成本。

第三， 已有的规章制度实施不利。对于已经实施的规章制度，除制度的制定部门外，其它部门还是经常不按规定办事，就好像相关的规章制度根本不存在一样。出现这种情况的原因主要有两方面：首先，C公司缺乏新制度的沟通、说明渠道，导致其它部门无法真正理解制度的关键内涵:其次，各部门对其它部门所制定的制度重视不够，在收到新下发的管理制度后，只是粗略地浏览一遍，没有仔细研究，更有甚者连看都不看，便将其束之高阁。

专家分析与诊断建议：

对于C公司所存在的问题，也是中小企业普遍面临的问题，可以考虑从以下三方面着手解决。

第一， 对公司的核心业务流程和管理流程进行分解，对于需要多个部门共同协作完成的工作步骤，由公司高层组织相关部门进行沟通、研讨，制定出可行的实施方案，避免公司层面的重要工作“无法可依”。对于已经形成的规章制度，可按财务、人力资源、行政、采购、销售等专业领域进行划分、归类，这样即便于公司制度的梳理和查阅，又便于专业部门对专业领域的制度进行修订、补充和完善，保证公司制度体系的完整性。

第二， 各部门在制定规章制度的过程中，凡与其它部门有关的条款规定，都主动与其进行沟通、确认，这样既可以保证部门之间制度的一致性，又有利于制度后的顺利实施。当然，由于部门之间处理问题的专业角度不同，难免会出现一些意见分歧，这时就要由公司高层站在公司发展的高度来协调、解决这些分歧意见，并最终达成一致。总之，对于部门之间制度的矛盾和冲突，要在制度的制定阶段就发现并解决，避免影响公司日常经营管理工作的正常进行。另外，对于制度的可操作性问题，要求专业领域的从业员工认真学习本专业知识，掌握最科学、有效的管理方法，并且充分结合本公司的实际情况，制定出最有效的、最具操作性的规章制度。

第三， 可以通过以下办法来保证新出台制度的顺利实施执行。首先，召开“新制度讲解会”，当一项新制度正式后，由制度的制定部门召集相关部门的相关岗位人员，对新制度进行充分的讲解说明，保证与会者真正理解新制度的内涵，并使其能够独立地向其他员工讲解该制度，以促进制度的正确传播；其次，制定相应的《制度违规处罚条例》，对违反制度相关规定的员工或其领导进行一定的处罚，以督促广大员工认真执行新制度，提高他们对新制度的重视程度，当然，处罚是为了更好地贯彻落实公司的新制度，当“新制度”变成“旧制度”，所有员工都能够轻车熟路地按制度办事时，这种处罚规定也可以取消，毕竟我们追求的是人性化管理，应该给予员工更多的正面激励。

结语：

本文的分析是针对问卷中反映出来的较为突出的问题，结合C公司的具体情况展开的。希望能为中小企业的制度建设工作提供一些思路。最后强调的一点是，企业制度体系的建设不可能一蹴而就，需要一步步地建立，海尔的制度体系建设就是从简单的13条规定开始，我们应根据不断变化的内部条件和外部环境，适时地建设、完善出最适合本企业的制度体系。