浅议档案服务机制创新

【摘 要】档案事业的发展出路在哪里？笔者认为，只有通过档案工作的创新，才能使档案事业适应和服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力，才能使档案事业可持续发展。利用服务是档案工作的目的，档案工作通过服务才能发挥其应用的作用，服务创新是档案部门加强和改进作风建设的重要体现。档案部门要立足于服务经济社会发展大局，通过服务创新，塑造档案部门新形象。

【关键词】档案 服务 创新

档案服务创新包括以下几个方面：

1.档案工作人员观念要创新

任何工作的跨越和发展，都必须有一个崭新的有创意的思想观念作前导。要充分认识创新是档案工作发展的动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。档案工作包括方方面面，诸如人事档案、科技档案、文书档案等。任何方面的工作都是社会发展所必不可少的。要提高档案利用服务质量与效率，必须树立适应市场经济发展要求的档案利用服务观念。当今社会的发展已进入崭新阶段，计划经济已转化为市场经济，而市场经济就意味着效益经济、法制经济。档案工作者要跟上新形势，积极开发档案中的有用信息，采取一切可以采取的方式为领导决策，为经济建设和各部门工作提供服务，为社会各界和人民群众提供服务工作为主要内容；以开展能够公开的现行文件利用工作为主要方面，把为加强社会基层组织建设服务为主要途径。通过服务观念的不断创新和改革，是吸纳档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变。

2.档案服务思路要创新

思路创新是先导，它引领着档案工作各个层面的创新。一是增强服务意识，进一步提高服务的主动性。不仅为用户提供服务，而且应主动提供服务。要做到积极主动，就要根据不同时期的重点工作，加强与各部门的联系，了解各部门对档案信息和档案的需求。就是说档案工作不能只停留在接档案、管档案这个标准上，要大力开发档案信息资源，积极主动地提供服务。二是增强开发意识，进一步提高档案服务的深度和广度。对于档案的提供利用，必须该开放的开放，该解密的解密，真正做到开放办档案，使档案在为领导、为群众、为社会服务的过程中实现其价值。三是要树立及时服务观念，即针对“求快”是档案用户在档案利用实践中普遍存在的一种心理，在第一时间内满足档案用户的需求。四是要树立准确服务观念，即要在准确把握用户利用需求基础上提供档案利用服务，不能超出用户需求的范围，提供一些无关的档案与资料。对用户的模糊需求表达要科学地转变为有针对性的利用提问，帮助用户获得准确的资料。

3.档案服务方式要创新

档案作用的发挥程度直接取决于档案利用服务方式，传统的档案利用服务方式主要有档案阅览服务、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案复制本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务和档案咨询服务等。现在，上述服务方式仍然不可缺少，但却迫切需要创新。档案利用服务方式的创新更体现在提供现代化的服务方式上。随着高技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，我们的服务方式也应随着形势的变化不断创新。要结合工作实际，变“看摊守业，等客上门”等被动式服务为“招客上门”主动式的服务。创特色，抓实效，使档案服务真正走进群众。声像档案是以声像记录为主，文字说明为辅的档案；声像档案作为专题档案使用非常合适，而电子档案则兼具各种优势，是未来发展趋势。网上服务则能实现与用户的零距离服务，最大便利地满足用户的各种服务。

4.档案工作管理模式的创新

我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其他方面的应用则很少。其实，我们只要观察，就不难发现在我们日常档案管理工作中，还有许多工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率，如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅还档案的速度。

5.创新服务工作的保障

随着电子档案的大量涌现，现代化信息技术的应用，深化档案信息资源的深层次开发，档案工作人员不仅要具备扎实的专业理论知识、广博的现代化科学知识，更要具有较强的信息素质、应变能力和创新能力，档案工作者应成为多技能、全方位、复合型专业人才。知识经济时代，信息成为重要的战略资源，信息的及时获取是事业成功的关键。承担档案信息收集、整理、开发利用职责的档案工作者，必须具备良好的素质。新时期的档案工作者，一要具备较强的开拓竞争意识和竞争能力，热爱档案事业，勤奋工作，热诚服务，甘于奉献。二要具备较强的档案信息意识和信息能力，能胜任档案信息的筛选、组织、传递等工作。身处网络化的信息环境中，面对档案信息资源共享的便利条件，档案工作者应自觉遵循信息道德准则，积极主动维护知识产权不被分割和侵损，自觉用信息道德准则规范自己的信息行为和活动。三是提高应变能力和创新能力。在瞬息万变的知识经济时代，能根据查档者的各种要求做好档案咨询和信息服务，以开拓创新、卓有成效的工作，推动档案服务工作不断发展。

（作者单位：山东省滕州市人力资源服务中心；山东 枣庄 277500）