ERP系统在项目经济活动分析中的应用初探

摘要：ERP系统能够使经济活动分析更具有针对性、时效性、实用性，可以实现项目经济活动分析，为管理层的决策提供有力的数据支撑。本文分析了ERP系统在项目经济活动分析中应用的重要性与风险，并从自动转资和原材料管理两方面探讨了其在项目管理中的应用。

关键词：ERP；项目经济活动；自动转资；原材料

中图分类号：B82文献标识码： A

一、ERP系统在项目经济活动分析中的重要性

ERP系统是一套将财会、分销、制造和其它业务功能合理集成的应用软件系统，它实现了财务与销售、采购、库存设备、项目管理模块的集成。实现了项目概算的事前计划和事中监督，实现了以生产装置为单元的成本费用自动核算，促进了经营活动的全过程财务监控。

ERP系统在项目经济活动分析中应用主要有：

从物理层面看，ERP的会计核算模块，涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块，等等。

ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映，到财务管理信息处理，再到多层次、一体化的财务管理支持。它在支持企业的一体化经营上，为分布在各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台。由于支持基于Web的财务信息处理，为企业发展电子商务和基于Inter net的应用系统（如销售订单处理等）提供了平台，财务信息还可以通过Web方式收集和，使企业实现实时的、跨地区的财务管理成为可能。

二、ERP系统在项目经济活动管理中的风险

在典型的ERP系统中，所有的成本管理应用程序都共用同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统，用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点，成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来。具体来说，ERP系统在项目经济活动管理中的风险涉及以下几个方面：

1、企业诊断和需求分析结论错误；

2、选择合作伙伴和ERP软件的方法和步骤不对；

3、没有明确的项目定义；

4、没有熟练掌握软件的功能和应用，数据或参数设置错误；

5、忽视模拟运行，在条件尚不成熟的情况下急于投入实际应用；

6、忽视结合企业管理的实际问题运行系统，得不到基层员工的支持。

这些仅仅是一些常见的问题，企业在实施ERP项目时，结合实际情况还可能出现更多风险，若无事先研究制定预防措施和对策，极有可能弄巧成拙，反而措手不及，以失败告终。另外，不是任何企业都具备成功实施ERP条件的。对于某些不是建立在科学管理基础上的企业，管理层次紊乱，各部门间的工作要求不清晰，职能划分不清，这些都会给实施ERP带来巨大的风险，一旦有风吹草动，完全有可能败下阵来。

三、ERP系统在项目经济活动分析中的应用

（一）自动转资

目前，铁路工程项目的资产形成数量大，工程转资的工作过程比较复杂，周期也较长，ERP工程项目自动转资过程建立起项目结构和资产之间的关联性、简化工程转资工作，缩短工程转资过程，实现快速、准确的转固过程。同时，建立以资产为核心的项目管理，将资产信息贯穿在项目实施整个过程中，使工程设计单位在工程项目设计的同时,项目管理部门和施工单位、设备管理部门、财务管理在进行项目实施过程中同时关注资产的信息、财务资产的来源可追溯、财务资产卡与设备台账的一致关联。

A铁路工程投资14,248,463.00，建筑工程2,870,664.00元，安装工程2,159,931.01元，设备购置费项6,523,018.00元，其他费用269,4849.99元。A在ERP系统中建立项目结构后，日常在完成前端业务流程之后，每个月月末，将运行月结程序，将A项目成本结转到在建工程。

在2010年7月份该工程项目成本完全结转到在建工程上，没有使用暂估资产卡片，用户当时也根据了竣工结算批复维护了Z05版本的概算，同时将项目定义的用户状态也调整到结算状态。执行费用分摊程序ZPS18011。

进行费用分摊，由于费用分摊存在一对一、一对多现象，分摊要执行多步。经过多次分摊后，最终生成固定资产价值。利用ERP完成

执行设备验收清单报表ZPS18013。将进行项目完全结算，将在建工程价值转到固定资产中，执行程序CJ88，完全结算后，工程全部转资。最后，出具竣工决算报表，执行ZPS18017。并在ERP系统中将项目状态设置成“关闭”将整个项目关闭，A铁路工程辅助转资完成。

（二）原材料管理应用

铁路工程项目应用到的材料种类繁多，项目管理过程中信息收集和处理的手段落后，就会造成计划管理、物料供应、财务管理等方面存在许多问题。如：原材料供应出现脱节，不能保证施工需要；原材料、辅助材料的浪费；资金使用效率低；库存不清，实地盘点效率低，退、调、换、损、残、盘等特殊业务易出问题。

在认真的系统调研的基础上，根据企业的管理需求，把ERP实施分成两个阶段。第一阶段实现进销存和财务的一体化管理，完成库存管理、采购管理、应付帐款管理、账务及报表管理等11个子系统的实施；第二阶段实现对施工过程的控制，完成施工使用品种数量需求计划、物料采购计划、成本管理、库存管理、等10个子系统的实施。

根据系统中数据共享的特点，由业务流程的开始环节产生单据，后续环节分别调用前环节的单据进行确认和对应的操作处理，再向后传递。每个环节的操作改变自己的库存可用数量，保证了每个环节库存数量的准确可靠，同时可以及时发现差错、避免损失。通过这样的业务流程重组，大大提高了企业的管理水平。

数据的准确和规范是信息化管理系统可靠运行的基础。只有系统中的数据准确，系统产生的结果才有价值。我们在实施过程中从三个方面加强对数据的规范化管理。一是基础数据和控制数据，包括产品数据、客户资料、设备代码、人员编码、各种消耗定额等；二是各子系统建立时需要的初始化数据，如库存数量的初始化、各会计科目的初始余额等；三是从程序控制和管理制度上保证业务操作数据的规范性、可靠性。

四、提高ERP系统在项目经济活动分析中应用水平的措施

（一）软件的选用

我国目前冠名ERP的管理软件厂商有数十家，当然，在这庞大的供应厂商当中，其产品的价格也不尽相同，从几百人民币到几百万美元不等。购买软件的企业大多不是很了解，不知道该选择哪家厂商比较好，有相当一部分的企业是第一次使用ERP系统，这也就使得企业由于不了解而出现使用问题。多数企业缺乏使用经验，在前期调试和调研时看不出问题，使得期望值要远高于现实。由于年代比较远，部分国外的软件会采用的平台比较多，例如UNIX、NOVELL、NT等；采用数据库技术的也有很多亮点，例如FORTHSHIFT和PROGRESSDBMS等。我国国内在这方面发展较晚，所以较为倾向于SYBASE、SQLSERVER、ORACLE等。虽然选择哪些平台并不是最重要的因素，但是从长远来看，还是应该选择市场份额大、技术成熟的系统平台来帮助企业的整体运营。

NT/UNIX+SQLSERVER/ORACLE+PC平台+C/S结构是目前市场上比较主流的方案，未来的发展方向则为NT+SQLSERVER/LINIX+B/S结构。ERP系统在企业的发展中起着至关重要的作用，在市场竞争中，各企业必须积极进行ERP系统的开发，以满足发展的需求。

（二）赢得决策层的充分支持和授权

ERP系统实施的本质,是管理的变革。决策层除了在项目会议或其它场合中表示对ERP的重视以外,更重要的是对项目经理进行充分授权。这是因为,项目是依靠一个矩阵式的项目小组来推动的,工作资源主要来源于各个部门。高层领导的重视和支持不仅有利于保障资源的持续投入,还可以在实施过程中协调各部门之间的关系,减少不必要的阻力和内耗,更有效率的实施ERP。

（三）加强人员培训

应对企业内部的实施人员进行专业培训,使企业实施人员掌握ERP的原理、构架以及实施的重点和难点,领会ERP给企业所提供的全新的管理思想,管理方法,如何利用ERP来解决手工无法解决的管理问题。

（四）有针对性的利用ERP

通过实施ERP,有的问题可以解决,有的问题是不能或者在目前的情况下是不能解决的。因此企业实施ERP既需要有坚定的意念,同时要选择适合的目标,树立持久的决心。并严格地遵照项目管理的原则办事,进行摸底、分析、决策,才有可能避免实施ERP系统的盲目性。

参考文献

[1]王卓,殷国富.基于多的智能ERP研究及其在电力营销系统的应用[J].电力自动化设备,2008年12期.

[2]仲秋雁,闵庆飞,吴力文.中国企业ERP实施关键成功因素的实证研究[J].中国软科学,2004年2期.