关于提高国家重点档案抢救和保护费利用效益的思考

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。国家重点档案是指由各级国家档案馆保存，在中国各个历史时期形成的，在政治、军事，经济、科学、技术、文化、宗教等方面具有重要的研究和利用价值，国家需要永久保存的珍贵档案。由于这些档案形成年代久远、载体形态各异、保护条件有待进一步改善等种种原因，一些国家重点档案不同程度地存在破损、纸张酸化、字迹褪变等现象。做好国家重点档案抢救和保护工作，并使之传承后世，是各级档案部门义不容辞的责任。党和国家对国家重点档案抢救和保护工作高度重视。20世纪80年代，中央财政开始拨付专项经费用于国家重点档案的抢救。“九五”期间中央财政用于国家重点档案抢救的经费投入从过去的每年400万元增加到600万元，“十五”期间又增加到每年1200万元。“九五”、“十五”期间中央财政用于国家重点档案抢救的补助费达7800万元，地方财政用于国家重点档案抢救的经费与此大体相当。这些经费使694万卷国家重点档案得到及时的抢救和保护，占应抢救档案总数的57.8％。进入“十一五”以来，中央财政继续加大对国家重点档案抢救和保护工作的支持力度，经费投入达到每年9000万元。目前，“十二五”规划正在拟定，有必要回顾总结历年国家重点档案抢救与保护的成败得失，尤其是需要对几个普遍存在的突出问题进行研讨。

一、关于地方配套资金问题

国家重点档案抢救与保护经费实质上是一种转移支付资金，根本目的在于解决目前大多数档案馆资金不足的困难，并且通过有条件的转移支付带动地方资金的投入。根据《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》，地方各级国家档案馆保存的国家重点档案的抢救和保护工作所需经费以地方各级财政投入为主，中央财政适当补助。而在实际工作中，截至2008年年底，中央财政用于国家重点档案抢救的补助费达4个亿，地方财政用于匹配的经费也与此大体相当。③

作为一种有条件的转移支付，国家重点档案抢救与保护费在从中央财政向地方转移支付时，既规定了地方政府必须提供配套资金，又指定了这笔资金的用途，地方政府只有满足这两个条件，才可以获得这笔中央资金。江苏省要求中央、省和档案馆所在地财政的投入比例为1：2：3，但相当部分的地方财政在申报时承诺的配套经费往往最终不到位，其中以苏北和苏中居多。可是，本身获地方财政支持较大的富裕地区，由于地方配套的投入而获得了更多的资金。而相对不发达地区，则因配套的不到位失去了一次借助有条件转移支付而改善的机会。这种马太效应会加剧区域档案工作发展的不平衡。

如果完全根据是否及时的资金配套决定下期中央和省级财政的投入，对那些经济不发达地区的档案部门而言，的确有不公平处，毕竟他们最缺少又最需要资金，而不配套又不是他们能完全左右的。因此，除了档案部门需要与财政部门沟通外，还需中央和省级财政部门严肃纪律，严格资金的使用与配套，必要时追究相关人员的责任。

二、关于资金的监督管理问题

目前财政在国家重点档案抢救与保护经费支出管理方面职能弱化，特别表现在支出监督弱化。在日常工作中，普遍重视资金的拨付，而对支出的监督无论事前、事中还是事后都重视不够，监督往往流于形式，且缺乏应有的力度。有必要对此加强改进。这项工作固然需要财政部门与档案部门联合进行，但鉴于国家重点档案抢救与保护工作的专业性和复杂性，似以档案部门为主更宜。

首先，事前要对各地的经费申报进行认真的核实。

事前监督内容应该包括两方面。一方面是数量的审核。由于各档案部门理解上的问题，待抢救的档案数量申报―直是个问题。有的地方出于怕被有关部门批评何以历尽数年尚有档案需要抢救的担心故意少报，而有些单位则为多拿补助而夸大数量。这些都极不可取。另一方面，在这些申报的档案中，还需甄别哪些确实需要抢救，濒危程度如何。在此基础上需要对上报的抢救与保护方案进行分类的指导，找到一个最合理的方案。这个监督其实是一种事前的行政指导，有相当的技术含量。

事前监督必须以实地为宜。各个档案馆档案存放条件不一、气候条件不同、档案现状更是大相径庭，各地的抢救与保护方案应该是因地制宜的。现在有许多人士认为目前国家重点档案抢救与保护中出现的问题，一个重要的原因主要是由于没有相应的标准引起的。这种观点是有道理的。但标准固然很重要，事实上我们国家对一些档案抢救的主要形式如修裱、数字化、档案库房建设都有相应的国家标准，只是没有针对国家重点档案抢救与保护进行专门的合成。关键还是在于标准的执行。由于档案的抢救与保护是一项非常精细化和专业化的工作，各地特别是基层档案馆专门人才匮乏，导致执行力很差，再加上一些单位急功近利，这才是问题的关键。

因此事前监督对基层档案馆帮助更多，能够借助上级档案部门的技术力量，进行抢救与保护方案的可行性分析，也有助于各个档案馆最终形成个性化的解决方案。

其次是事中和事后监督。

事中监督主要是防止抢救与保护过程不按预算执行或随意改变支出用途等方面的问题，同时也对抢救和保护的过程进行跟踪和分析，确保国家重点档案的安全。事后监督主要是对国家重点档案抢救与保护的绩效建立评价体系。

三、关于资金的使用效率问题

国家重点档案抢救与保护资金的使用效率，是指通过优化各种档案抢救与保护工作的环节与组合，将有限的资金进行最优的配置，从而达到最佳社会效益。

提高资金的使用效率，―方面是资源的节约，另一方面也是减少国家重点档案不必要的损害的需要。

在同一个档案馆中，可能涉及档案修裱、档案数字化、档案编目、更换装具等诸多环节，而且这些环节的职能还分散在各个职能科室。如果没有认真的论证和策划，各自为政，造成每个环节都对档案原件进行一番处理，几个回合下来，本来就脆弱不堪的档案很有可能遭受新的破坏。这不是个别档案馆的现象。因此有必要对国家重点档案抢救的环节进行重组，在一段时间内集中进行。档案的重新编目、换装具、修裱、数字化等等都是可以通过类似流水线作业一条路完成的，而且通过集体办公可以起到互相审核质量、相互监督避免档案损坏的作用。

同时还要高度重视国家重点档案抢救与保护的关系问题。国家重点档案抢救和保护必须并重，把抢救和保护工作结合起来。如果不重视保护工作，已经抢救的档案，重新放进不符合档案馆建筑规范、温湿度控制条件不够的库房，档案的霉变、虫蛀、纸张脆化等情况还会发生。目前政策的导向是鼓励副省级以上档案馆建立特藏库，用于珍贵档案的存放或展示。

现在问题的关键在于一些尚未建设合格库房或处于拆迁临时过渡状态的档案馆，主要是基层档案馆。在非常时期更需要将馆藏国家重点档案用特藏库的形式加以保护。如江苏省启东市档案馆，原有库房拆迁，新库房还在筹建之中，他们在临时租借处辟出两间房屋，根据安全保管的要求，有针对性地进行适当改造、添置必要设备，使馆藏民国档案得以妥善保管。

就一个区域而言，应该在上级档案行政部门的指导下，建立区域性的档案抢救中心。由于档案修裱是一项技术要求较高的工作，各地普遍缺乏人才；同时各个档案馆需要抢救的数量不一，一些档案馆的档案数量较少，没有添置修裱、数字化设备的必要。区域性档案抢救中心可以解决部分档案馆人才和设备不足的问题，也，能提高档案抢救的质量，值得提倡。广东省在粤北的肇庆市、粤东的阳江市和粤东的梅州市建立了3个区域性档案修裱抢救中心，运作良好。

四、关于资金的产出问题

国家重点档案抢救与保护经费作为一项代表社会共同利益和长远利益的社会公益事业支出，除了必须把它用好，进而延长国家重点档案的寿命，保护珍贵历史记忆外，还需要考虑到通过抢救和保护，为社会公众提供更好质量的档案公共产品，即充分满足社会公众的档案知情权。

为保护国家重点档案，档案馆逐步用复制件替代原件提供利用，这是从长远和根本的角度确保公众知情权的举措。但是，在具体的操作上，应该尽量避免使用上的不便和档案信息的缺失。

国家重点档案通常是纸质档案，而纸质档案的载体也是重要的信息源。同时国家重点档案多少带有文物的性质，人们的着眼点不仅仅在于其记录的文章或图案，其本身就是鉴赏的对象。因此，国家重点档案的数字化工作不能过于求速度，而要立足于尽可能展示原貌。笔者认为，至少要达到彩色扫描400dpi以上才能清晰地反映原件的细节，也有利于今后出版、展览时直接使用扫描件。耶鲁大学神学院图书馆网站上公布的许多档案，让人有触摸原件的感觉。

如果复制件的提供是以扫描件或缩微品形式提供的话，要保证有高清晰度的阅读器，以减轻查阅者的视觉疲劳。更关键还须有便捷的查询系统，能从各种途径查找到有关线索。一些档案馆至今尚未有文件级目录，应抓住这次国家重点档案抢救的机会好好补上。

但如果满足于这些还不够。对于特别珍贵的档案，例如列入中国档案文献遗产名录、省级珍贵档案者，需要用高仿真复制件替代原件提供利用。利用原件无疑是件让人赏心悦目的事情，而高仿真复制件一定程度上满足了利用者的心理。美国斯坦福大学胡佛研究院藏有日记，原件除潮除霉后存放在恒温恒湿的档案库房，对外提供利用的是从缩微胶片还原的复制件，绿底黑字，按月成册，置于浅黄色的文件夹中。