Excel中的几个教学要点

摘要：该文分析了Excel教学中的几个要点，如填充柄、单元格的引用、公式和函数、数据化图表、数据分析和管理，并用实例介绍了这些要点的应用。

关键词：Excel；教学要点；应用示例

中图分类号：G642文献标识码：A文章编号：1009-3044(2010)20-5545-03

Excel in a Few Teaching Points

HU Xu-ying, HE Ming-rui

(College of Fundamental Education, Sichuan Normal University, Chengdu 610068, China)

Abstract: This paper analyzes the Excel in the Teaching of points, such as the fill handle, cell references, formulas and functions, data chart, data analysis and management, and presented with examples of the application of these points.

Key words: Excel; teaching points; application example

Excel是Microsoft公司的Office套件中优秀的组件之一，是电子办公系统中重要的组成部分，是人们学习和工作必不可少的办公工具。Excel不仅能够方便地制作各种电子表格，还可以对表格数据进行分析，根据数据制作图表等。由于Excel系统庞大、应用面广，针对各个专业的学生，在有限的学时内应向学生讲授哪些必备的基本知识和操作技能，从而使学生初步掌握Excel的使用，并以此为起点，深入应用Excel？

1 几个教学要点

1.1 工作表的管理

在默认情况下，新建的工作簿中只包含3个工作表。但在实际学习和工作中，需要在一个工作簿中建立多个工作表。为便于识别工作表中的数据，可能要对工作表重新命名。因此工作表的操作也是必备的操作技能。工作表的管理包含工作表的重命名，工作表的插入、删除、移动或复制以及打印等。

另外，当工作表中的数据比较多时，表中的数据在窗口中只能显示一部分，应使用工作表的拆分与冻结，便于浏览表中的数据。

1.2 填充柄的使用

在Excel中，填充柄是个重要的概念，具有重要的作用。填充柄是位于选定区域右下角的小黑方块。当鼠标指向填充柄，鼠标的形状变为黑十字时，按住鼠标左键不放拖动，则可对其进行操作。

填充柄具有以下功能：复制文本与公式等内容、复制各种有一定规律的数据、填充序列数据。具体表现为：

1) 在同一行或列中复制数据或公式：选定包含要复制数据的单元格，然后拖动填充柄经过需要填充数据的单元格，再释放鼠标按键，则复制来的单元格数据将替换被填充单元格中原有的数据或公式。

2) 复制各种有一定规律的数据：对于数值（如1、2、3…）、数字串（如2009180501、2009180502、…）、日期（如2010-4-1、2010-4-3、…）、数字/文本组合（如师范1班、师范2班、…）等具有一定规律的数据，利用填充柄可以方便地填充数据区域。

在待填充数据区域的起始的两个单元格中输入序列的初始值，两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定这两个单元格，再用鼠标拖动填充柄经过待填充区域即可。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充；如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。

3) 填充序列数据：序列数据包括系统内置的序列和自定义序列。系统内置的序列有Sun,Mon,Tue,Wed,Thu,Fri,Sat、甲,乙,丙,丁,戊,己,庚,辛等。自定义序列通过执行“工具”菜单下的“选项”命令，在“选项”对话框中进行建立，如建立“学号,姓名,性别,出生日期”自定义序列。在一个单元格中输入某序列中的第一项值，拖动该单元格的填充柄，则循环产生该序列中的数据，从而达到自动填充。1.3 单元格（或区域）的引用

单元格所对应的列标号与行标号的组合称为该单元格的地址，单元格的引用是指单元格的地址。通过引用可以在公式中使用工作表中单元格的数据。因此，单元格的引用是一种告诉Excel如何计算地址，并从工作表中提取有关单元格数据的方法。

在Excel中，对单元格的引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。

相对引用：在公式中，基于包含公式的单元格与被引用的单元格之间的相对位置的单元格地址。如果复制公式，相对引用将自动调整。相对引用采用的形式是：列标行号。例如，B6、C5:F8。相对引用在公式的移动和复制时非常地方便和实用。

绝对引用：公式中单元格的精确地址，与包含公式的单元格的位置无关。绝对引用采用的形式是：$列标$行号。例如，$B$6、$C$5:$F$8。

混合引用：是指在单元格地址的列标或行号前加上“$”符号，如B$6、$C20。当公式在工作表中的位置发生改变时，单元格的相对地址部分会随着改变，绝对地址部分不变。

1.4 公式和函数的使用

公式和函数是Excel中最具特色的地方，电子表格中的数值运算正是通过公式和函数来体现的，只有掌握了它们的使用，才能真正把Excel应用到日常工作和生活中，可以大大提高工作效率，减轻工作量。

1.4.1 公式

公式是工作表中的数值进行计算的等式。公式以等号（=）开始，并常常和函数一起使用。例如“=A2+B2+C6”就是一个公式。

要正确列出公式，除了理解计算公式的应用含义，还要掌握运算数和运算符的正确书写。

1) 运算数：Excel公式中的运算数可以是常量（常数、字符常量、逻辑常量等）、单元格（区域）引用、函数。

2) 运算符：在Excel具有以下几类运算符：

算术运算符：^乘方、*乘、/除、+加、-减、%百分号。例如，2^3+A3*2/D5。

文本运算符：&。例如：B2&B3、"总计为："&G6。

比较运算符：>大于、>=大于或等于、

引用运算符：联合运算符(,)、区域运算符(:)、交叉运算符(空格)。例如，SUM(B2:B8,D3)、SUM(B2:B8)、SUM(B2:D3 C1:C5)。

1.4.2 函数

函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。函数可以简化和缩短工作表中的公式，尤其在用公式执行很长或复杂的计算时。

函数的引用格式是：函数名(参数1，参数2，……)。

参数必须放在圆括号中（只能用圆括号），最多为30个参数；参数可以是数值、字符串、日期、单元格引用、函数等；在引用时要注意参数的个数、数据类型、书写顺序。

Excel中提供了240多个函数，很复杂，功能也强大。根据函数功能或运算数的特点，分成数据库函数、日期和时间函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑函数、查找函数、数学函数、外部函数、统计函数、文本和数据函数等11大类。不同的专业可以重点掌握相关的函数，比如，工商类专业侧重介绍财务类函数、统计函数等函数，理工类专业则侧重介绍工程函数、数学函数等函数，但基本的常用函数，如SUM（SUMIF）、AVERAGE、IF、COUNT（COUNTIF）、MAM（MIN）、SIN、PMT、STDEV等，应是所有专业的学生要掌握和学习的。

1.5 数据图表化

图表是工作表数据的图形表示，它可以更加直观、明确地表征数据之间的关系，凸显数量的变化，昭示事物的变化趋势。用Excel可以制做一个独立的图表，也可以将图表嵌入到工作表内。无论是嵌入图表还是独立图表，当工作表中的数据变化时，图表也会自动进行更新。

1) 图表类型：Excel提供了标准类型和自定义类型，其中标准类型有14种，自定义类型有20种。表现不同事物的特征应选择合适的图表类型，比如，柱型图用于比较相交于类别轴上的数值大小，饼图用于显示每一数值相对于总数值的大小，曲面图用于在连续曲面上跨两维显示数值的趋势线，等等。

2) 数据标志和数据系列：数据标志是图表中的条形、面积、圆点、扇面或其他符号，代表源于数据表单元格的单个数据点或值。图表中的相关数据标志构成了数据系列。每个数据标志都代表来自于工作表中的一个数字。具有相同样式的数据标志代表一个数据系列。

数据系列是在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有惟一的颜色或图案，并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。

在生成的图表中，可以向其添加数据系列，也可以删除数据系列。

3) 嵌入图表和图表工作表：图表工作表是工作簿中具有特定工作表名称的独立工作表。当要独立于工作表数据查看或编辑大而复杂的图表，或希望节省工作表上的屏幕空间时，可以使用图表工作表。

嵌入图表是置于工作表中的图表，它作为工作表的一部分进行保存。当要与工作表数据一起显示或打印一个或多个图表时，可以使用嵌入图表。

无论采用何种方式，图表都会链接到工作表上的源数据，这就意味着当更新工作表数据时，同时也会更新图表。

1.6 数据的筛选

筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行，该条件由用户针对某列指定。Excel提供了自动筛选和高级筛选。

1.6.1 自动筛选

自动筛选是按选定内容筛选，它适用于简单条件。当使用“自动筛选”命令时，自动筛选箭头 显示于筛选区域中列标签的右侧。

对于每一列，自动筛选提供了“全部”、“前10个”、“自定义”等筛选方式，也可以显示列中的某一个值对应的数据。

1.6.2 高级筛选

高级筛选适用于复杂条件。要使用“高级筛选”功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据需要满足的条件。

条件区域的第一行是作为筛选条件的字段名，这些字段名必须与数据清单中的字段名完全相同，条件区域的其他行则用来输入筛选条件。同一行上的条件之间关系为“逻辑与”，不同行上的条件之间关系为“逻辑或”。

注意，条件区域与数据清单之间必须用一个空行或空列隔开。

1.7 数据的分类汇总与数据透视表

1.7.1 数据的分类汇总

在实际学习和工作中经常使用到分类汇总，像统计每个系学生的平均年龄、统计仓库里各类商品的库存量等，它们的共同特点是首先进行分类，将同类数据放在一起，然后再进行求和之类的汇总计算。

Excel的分类汇总是对数据清单按照指定的字段（称为关键字段，或汇总字段）进行排序，然后对这些汇总在一起的同类数据进行数据汇总。

对Excel的分类汇总，有以下两点需要说明：

① 汇总方式有求和、计数、求平均值、求最大值、求最小值、乘积、数值计数、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差等；

② 在分类汇总前，必须对数据清单按汇总的字段进行排序。

1.7.2 数据透视表

分类汇总适合于按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要求按多个字段进行分类汇总，如统计每个系的男生和女生的人数，用分类汇总就有困难了。Excel为此提供了数据透视表来解决该问题。

数据透视表是一种交互的、交叉制表的Excel报表，可按多个字段进行分类并快速汇总，可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，也可显示不同页面来筛选数据，数据透视表可以从不同的视角来重新组织数据，提供多层面、多方位的信息。

1) 数据源：数据透视表的数据来源可以选择工作表列表和外部数据。外部数据是指存储在Excel之外的数据，例如，在Access、dBASE、SQL Server或Web服务器上创建的数据库。

2) 数据透视表的布局：在数据透视表的布局图上，有页区、行区、列区和数据区等四个区域，并在布局图的右侧列出数据清单的所有字段。

页区放置页字段，页字段用来指定页方向的字段。

行区放置行字段，行字段是数据透视表中按行显示的字段，并作为行标题。行字段决定按什么条件排列数据行。行字段一般是大的分类。

列区放置列字段，列字段是数据透视表中按列显示的字段，并作为列标题。列字段决定按什么条件排列数据列。列字段是大分类下的小分类。

数据区放置在数据透视表中要汇总的字段，一般是数值型类型。如果该字段是字符类型，只能采用计数汇总方式。

3) 汇总方式：数据区中的汇总方式与分类汇总中的汇总方式相同。

4) 数据透视表的位置：创建的数据透视表既可以放在包含数据清单的工作表中，也可以放在单独的工作表里。

2 简单应用示例

下面以表1中的数据简单介绍Excel的应用。

2.1 求总和、总评和优秀率

1) 求总和：在单元格G2中插入函数“=SUM(D2:F2)”，计算赵一的总成绩，然后拖动G2单元格的填充柄至G7单元格，计算出其他学生的总成绩。

2) 求总评：假设三门课程的总和成绩大于或等于270，则总评为“优秀”，否则什么都不显示。

在单元格H2中插入函数“=IF(G2>=270,"优秀","")”，计算赵一的总评，然后拖动H2单元格的填充柄至H7单元格，计算出其他学生的总评。

3) 求优秀率：优秀率=优秀人数/总人数，利用COUNTIF函数计算出优秀人数，COUNTA函数计算出总人数。因此，在单元格H8中插入函数“=COUNTIF(H2:H7,"优秀")/COUNTA(H2:H7)”，再通过“格式/单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在其“数字”选项卡的“分类”项目中选择“百分比”，并设小数位数为2。

最后操作的结果如图1所示。

2.2 高级筛选

筛选出英语成绩≥90的男生，条件区域设置在A9:B10区域中，同行条件的逻辑关系为“与”，筛选结果及条件区域如图2所示。

筛选出数学成绩在70～79之间（包含70、79）或性别是“女”的所有学生，条件区域设置在A9:C11区域中，异行条件的逻辑关系为“或”，筛选结果及条件区域如图3所示。

2.3 分类汇总

计算每个学院的数学平均分、英语平均分和计算机平均分。

先对数据清单按“学院”升序排列，然后执行“数据/分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中，“分类字段”选“学院”、“汇总方式”选“平均值”、“选定汇总项”中选“数学、英语、计算机”。设置如图4所示，分类汇总结果如图5所示。

2.4 数据图表化

用柱形图创建姓名、数学和英语的图表，如图6所示。

2.5 数据透视表

利用数据透视表统计每个学院的男、女生人数。在“布局”对话框中，将“学院”字段拖动到“行”区，将“性别”字段拖动到“列”区，再把“性别”字段拖动到“数据”区，由于“性别”字段是字符类型，仅对其计数。创建的数据透视表如图7所示。

3 结束语

Excel的教学并不是面面俱到，作为授课教师一定要抓住它的几个教学要点，并辅以适当的案例进行讲解，就能实现本教学单元的教学目的，收到较好的教学效果。

参考文献：

[1] 邓超成,赵勇,林蓉华,赵晴凌.大学计算机基础-Windows XP+Office 2003版[M].北京:科学出版社,2008.

[2] 刘玉萍,亚力.大学计算机基础教程[M].成都:西南交通大学出版社, 2005.

[3] 冯博琴.计算机文化基础教程[M].北京:清华大学出版社,2007.