接待管理制度

本文作者：鱼小姐的海与夢 文秘站刊登

接待管理制度

为进一步规范公司各类接待工作，有效控制接待费用，以“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、统一安排”为原则，使接待工作有所遵循，切实可行，特定本制度。

一、 适用范围

锦辉集团各子公司、及所属部门在日常工作中为开展各类

业务经营和其他各项活动所必需的接送、食宿、购票、会议和陪同参观等方面的安排和工作；公司各级接待费用的申请、审核和批准。

二、接待部门

（一）、各子公司综合部为负责接待事务的管理部门，并负责做好用餐、住宿、会议室使用等记录；

（二）、遇到重大接待工作和活动，可由主要接待部门协调各部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。

三、接待事务分类

（一）、公务接待

公司领导重要客人、公司重要客户、外宾、政府部门及上级机关负责人等；

（二）、业务接待

公司普通客户、地方机关工作人员及与公司有往来的相关人员等；

（三）、内部接待

各子公司到其他公司办事或来公司学习交流人员等。

四、接待标准及要求

（一）、餐饮接待标准及要求

1、公务接待与业务接待工作餐饮安排在公司VIP餐厅或市内其他饭店进行；

2、内部接待工作安排在公司食堂（工作餐）；

3、公务接待100-200元/人；业务接待50-100元/人；内部接待30元/人；

4、公务接待陪同人员一般为董事长及副总以上级别领导；业务接待陪同人员一般为副总以下级别人员；内部接待由对口接待部门的领导或员工陪同；陪同人数不得超过客人的1.5倍，费用按各个接待标准的情况算。

（二）、住宿接待标准及要求

1、公务接待

地方三星级以上宾馆或住宿费每晚200元/人以上宾馆；

2、业务接待及内部接待

公司内部客房或住宿费每晚200元/人以下宾馆。

（三）、会议接待标准及要求

1、根据参会人员的人数安排相应的会议室，5-10人安排在公司内部小会议室，10人以上安排在公司内部大会议室；

2、会议接待由对口接待公司的综合部人员进行接待，内容包括：会议室的环境卫生、会议用品材料的准备、音响设备、茶水、瓜果、点心等。

（四）、其他接待标准及要求

1、部分接待需要安排被接待人员的往返车船费，根据情况来预订飞机票或车票等；

2、部分接待需要给来访人员馈赠纪念品，根据情况来选择合适的礼品。

七、接待流程

（一）、餐饮接待和住宿接待

1、参与接待的对口部门接待需提前向综合部申请填写《公司接待申请表》，由对口接待部门领导、综合部及董事长签字审批后，方可安排餐饮接待或住宿接待的准备工作；

2、遇临时需要接待来不及填写《公司接待申请表》的，可打电话到综合部说明情况，事后补填；

（二）、会议接待

1、参与接待的对口部门接待需提前向综合部申请填写《公司会议室使用申请表》，由部门领导签字审批后，方可安排会议接待准备工作；

2、遇临时需要接待来不及填写《公司会议室使用申请表》的，可打电话到综合部说明情况，事后补填。

八、接待审批流程

（一）、各部门必须在接待后一个星期内将接待费用汇总后由部门领导签字、董事长审批后，交由财务部报销，过期不予报销；

（二）、参与接待的对口部门需提供接待时所花费事项的发票、菜单及明细小票等。

九、注意事项

（一）、接待中涉及重要事务、会议和文电等，需要注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密；

（二）、接待中要做好礼仪工作。接待人员必须着装整齐规范，行为举止大方，对待客人要态度热情服务周到；

（三）、接待过程中如出现虚假填报预算及其他损害公司形象及利益的行为，视情节轻重给予处罚并通报批评；

（四）、未经批准而超出标准的接待费用，由对口接待人员或部门自负。

十、本制度自之日起执行。