论如何提高秘书的写作能力

【摘 要】写作能力是是秘书的基本素质之一，也是衡量秘书工作的前提条件。因此，秘书人员应努力积极的提高写作水平。

【关键词】秘书；写作能力；提高

引 言

公文，或称文书，文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它是伴随着阶级，国家，文字的产生而产生，伴随着生产的继续发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治生活与经济活动中都要凭借文书这一工具进行彼此间的联系。众所周知写作能力是秘书的一个基本素质，也是衡量秘书工作的重要标准。秘书写作是根据上级领导意图或工作需要而进行的一种职务行为，是秘书岗位职责的重要内容。因此，秘书人员应努力积极的提高写作水平。

一、秘书写作存在的问题

秘书写作是以秘书角色身份所从事的写作活动。当某个人（秘书）的写作活动是以秘书的角色而进行的，那么这种写作活动才能叫秘书写作。而现代秘书在写作过程中存在种种问题。文种选择不当，专业知识不扎实。对于公文文种的正确选用，国务院于2000年8月24日的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。然而少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。1、所选文种应当在法定文种之列。根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。2、文种选用应当严格遵守行文规则：（1）行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。这是公文处理基本原则在行文中的具体体现，也是党政机关行文的总的原则。发文要坚持实事求是的原则，注重实效，切实解决实际问题，坚持少而精，没有必要的公文坚决不发。这样，可以使领导同志从“文山”中解脱出来，用较多的时间和精力深入基层调查研究，指导工作。（2）根据不同的行文对象和工作需要，采取不同的行文方式。行文关系不同，行文方式也不同。一般来说，行文关系有三种：一是上下级之间领导与被领导的关系，二是上下级之间业务指导与被指导的关系，三是同级机关或不相隶属机关之间的平行关系。与上述行文关系相联系，根据不同的行文对象和工作需要，可以采取不同的行文方式。公文结构错误，内容层次混乱。公文结构的基本要求，可用“三性”加以概括：完整性、连贯性、严密性。完整性：公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺。连贯性：公文在有了观点、有了材料之后，还必须按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个有生命的整体，才能称其为一篇文章。严密性：严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系。文章的各部分都互相弥补、互相协助。标题成份残缺或多余。如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余项。特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐。不按照隶属关系行文。如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等。

二、提高秘书写作能力的技巧分析

秘书在日常工作中，一般都担任着助手、公关和参谋等职责。因此秘书提高办文能力是十分必要的，只有提高其文字能力，秘书才能发挥其他职能，才能是工作完成的更加出色。秘书人员可通过以下技巧学习，提高写作水平。（1）注重写作基本功训练，秘书写作能力的高低决定着服务质量的好坏，而写作能力的关键在于基本功。概括地讲，可以用庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范这六个词描述。在词语的运用方面，多用规范的现代书面语言，不用或者很少有口语词、方言词、土俗俚语及生造语词等。在语句的运用方面，句子含义完整确切，具有较强的独立性，关键句脱离上下文不生歧义；句子中带有较多的限定性修饰词，特别是在讲到成绩或者缺点的时候，这些限定性的修饰词是不可或缺的。（2）注重改进提高写作能力的方法。第一，从“小”法，刚从事秘书工作的同志，由于对工作不熟悉，必须从小的文章写起。先写信息、消息、情况反映、内容摘要等小文章，然后由简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚持写。第二，综合法。秘书的主要职责是搞综合，学会综合各部门的基本情况，综合领导的工作思路，从一个部门、一个产业、一项工作开始综合，先撰写调查报告，了解情况，在此基础上学会分析问题，重点是提出合理化建议。然后是起草各种讲话、汇报、署名文章、情况分析等综合性文稿。第三，讨论法。三人行必有我师，集体的智慧是无穷的。通过集体讨论，找出存在的问题，提出修改意见。实践证明这种方法是通用的，也是最有效的方法。（3）注重良好写作习惯的养成。习惯成自然，良好的习惯决定能力提高的快慢。良好的写作习惯主要有：一是多写。写作能力来源于日积月累，笔耕不辍。二是勤思。写东西时必须对工作进行战略的、全局的思考。多思才能“思风发于胸臆、言泉流于笔端”。

三、提高秘书写作能力的有效途径

（1）学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律，引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。

（2）克服障碍，勇于实践。有些秘书人员，总是把写文章看得高不可攀，往往是望文兴叹。长此以往形成了一种心理的恶性循环。要克服这种心理，关键是对写作要有一个正确的看法，要树立信心。秘书人员写东西时必须对所掌握的工作进行战略的、全局的思考，不能仅仅着眼于一枝半叶，必须对当前改革和发展中出现的新情况、新问题，进行深层次的理论分析和概括，加强工作中的原则性、系统性、预见性和创造性。

（3）可以从中获取信息，积累各种资料。具体的积累方法是：第一、把自己一本书后的最大感想和书中好语句记录下来，把它抄在本子上。第二、把报纸上的有关资料，如好的观点、标题、典型事例及数据等你感兴趣的东西记下来，条件许可时，最好剪集成册，分类保存。第三、是把自己在日常工作、下基层调查和同他人聊天时所生的好想法，他人的好语言记下来。如此长久坚持下支对写作文章是大有好处。总之，只要坚持勤于练笔，认真合理运用各个渠道，汲取有利的信息，积累各种资料，写作水平就一定逐渐得到提高。

四、结论

综上所述，随着信息技术的突飞猛进，现代的人对秘书职业能力的要求也越来越高，现代秘书不仅仅是一个会写写文章，打打字，整理整理文件的工作了，很多问题是领导决定之后要交给秘书去沟通、协调、组织。这就是要求秘书人员要扎实的掌握好拟草各种文件的基本功更好的灵活的运用创新意识，将上级领导的工作精神与本单位的实际情况有效的结合起来，使得公文写作不再单一，空洞，而是在严格遵守写作规范的情况下使公文写作更具有魅力。

【参考文献】

[1]谭一平.现代职业秘书实务[M].人民大学出版社，2007.

[2]谭一平.秘书工作案例分析与实训[M].人民大学出版社，2007.

[3]陆榆芳.秘书学概论[M].复旦大学出版社，2001.