医院科技档案管理方法探讨

【摘要】 随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。本文从实际工作出发，探讨医院科技档案管理方法及发展思路。

【关键词】医院；科技档案；规范化管理

医院是科技密集型单位，科技兴院已经成为当今医疗卫生单位生存发展的主要途径。医院科技档案是医院在科教活动中形成的具有保存价值的文字、数据、声像、图表、软盘等各种载体[1]，并且按照一定的归档制度作为真实历史记录集中起来保管的科学技术文件材料[2]，它是医院的宝贵财富，是医疗卫生科技活动的真实记录[3]加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要，同时也为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料。由于受医院职能特殊性的限制和不同种类档案载体作用特点的影响，致使许多重要的珍贵的文件资料分散在各个部门、各个科室，甚至损坏散失，给医院工作带来诸多不利。随着医院的发展，各个部门对科技档案信息资源的需求日益增大，医院科技档案管理应向着规范化管理的轨道健康发展。

1 医院科技档案管理的现状、存在问题及原因

近年来，随着我国医疗卫生事业的发展，医院在加强自身建设，扩大经营规模等方面下大功夫，因此，围绕着提高医疗服务质量这一轴线，医疗资料也在不断增加，从而形成大量的科技资料，就拿我院来说，在科技兴院战略思想的指引下，医院的科研任务不断加重，特别是近几年，随着政府对“135 工程”的投入，省级临床重点专科的确认，市级重点学科的增加，所形成的档案内容日益丰富，无论是在数量上还是在种类上都不同于过去一般的档案资料。目前我院科技档案有科研成果、立项科研课题、论著、论文、学术活动、教学工作、继续教育类。其收藏的科技档案既不完整也不系统，只有获奖项目、科研成果、教学、研究生档案是较完整的，立项科研课题未归档，论著、论文只保存有复印件，而且没有按分类方案要求归档，学术活动类、继续教育类档案归档不规范等。造成这种现状的原因有。

1．1 各级人员对档案工作未给予足够重视。根据《 中华人民共和国档案法》 规定，各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。做好任何工作的关键都是领导重视。如果从主管科研的院领导开始，就将科技档案的归档工作列为科研工作的一部分，作为考核科研工作的指标之一，那么科研管理职能部门的中层领导就会具体落实科研档案工作。

1．2 科技档案管理分散，目前医院的科技档案仍处在分散管理状态，无专门的科技档案机构和专职的档案人员，所谓的集中统一管理只限于对党政文书档案和部分科技档案的集中管理，而大部分科技档案仍分散在各科室，医务人员的业务考核正副本及人事档案均在人事科管理，有些医务人员发表的论文和证书自行保管，不同级别的科研项目、科研成果、获奖证书及编著的各种著作由科研部门管理等等，所有这些都不利于档案的齐全和完整。

1．3 基础设施不合理库房面积太小，而且各种文书都挤在一个库房内保管，不符合档案综合管理的要求。也不能实现资源共享，重复劳动多。

1．4 管理体制不健全没有统一的规范和管理标准，医院迄今为止科技档案还没有一套统一的管理体制和方法。医院在管理科技档案时，往往各自为政，科技档案设置标准不一，这不仅影响了档案的利用，也会给计算机档案信息管理造成困难。

1．5 专业队伍力量薄弱，没有专职的档案管理人员，工作人员兼职较多，没有精力去做好科技档案的管理

1．6 科技文件材料不齐全，完整性差。医疗科技文件材料是科技档案的前身，是一切医疗活动的记录。但是，由于制度不健全，再加上有些档案人员自身要求不严，仅满足于一般的收集，缺少必要的档案管理制度和监督机制，因而导致在某些医疗科研活动中，医务人员不注意积累科技资料。如有的科研项目，只保存了最终的呈报、申报及奖励材料，而原始的记录、实验数据都没有。

1．7 重管轻用利用性差，重管轻用的现象普遍存在，档案收集整理了，但忽视了最为重要的档案信息资源的开发利用，许多珍贵的档案被束之高阁，失去了档案管理的意义，再则档案人员不能积极主动提供有效服务，也是导致利用性差的原因。

2 加强医院科技档案管理在医院发展中的意义

2．1 科技档案是绘制医院发展蓝图的依据。医院目前在医疗技术方面达到了什么水平，学术方面在国内处于什么地位，设备人才情况如何，医院发展的主攻方向是什么，以及发展的规模、达到的水平，科技档案是绘制医院发展规划蓝图的依据。

2．2 科技档案是晋升职称的依据。随着医院改革的深人进行，在职称晋升过程中，笔者不仅要看个人总结、组织鉴定的意见，更要利用好科技档案。因为科技档案记录着他们每一个微小的进步，每一个新技术的开展，每一篇论文的刊出，每项科研成果的取得，为组织上的业绩考核提供了依据，且达到了事半功倍之效。

2．3 加强科技档案管理是医院管理的一个重要手段。由于医学模式的转变，医院的管理已经由单纯的经验管理向科学化、规范化管理迈进，加强科技档案的管理是强化医院管理的重要手段，必定会促进医院医疗技术水平的提高，服务质量的加强，社会效益和经济效益的增加。

3 加强医院科技档案管理的方法

3．1 医院实与医疗市场竞争的情况下，对情报信息、档案信息资源和服务的需求日益增大。各级医务人员和医院管理者不再满足于图书馆里找资料，实验室里出成果和，而是开始关心如何把他们的科研成果及时转化为生产力、转变成商品，此时，他们不但需要有比较系统的理论依据、数据和参考资料，而且要提供最新的医学信息，既要求全面系统，又要求现代化检索程序。为改革医院现行信息管理体制，达到技术资源共享的目的。

3．2 改善保管条件。档案部门应修建符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫要求的档案专用库房以及配备复印机、照相机、电子计算机、晒图、缩微等现代化的管理设备，以便在医院建设中更好的提供服务。

3．3 档案管理人员、科研管理人员以及科研人员需要相互沟通配合，才能做好科技档案的管理工作。科技档案主要是由科研第一线的研究人员在承担和完成科研项目的过程中产生的，科研项目的管理是科研管理机构的职责，科技档案的管理又离不开档案管理人员。因此，三方面必须密切配合，相互协调，才能把科技档案工作做好。档案的收集整理以及保存需要耗费大量的人力和物力，到底哪些科研项目的材料需要和值得归档，医院对这个问题应当引起足够的重视。

3．4 建立以医院分级管理为核心的各级各类专业技术人员岗位责任制和专业技术考核制，制定并监督实施各种工作标准、规范要求和工作制度，经常开展检查评比，定期考核，奖惩挂钩，并将考核结果记入本人专业技术档案，作为晋级、晋职和聘任依据。

3．5 以经济建设为中心，开拓服务新领域。主要包括开辟阅览室、举办陈列展览、业务咨询、提供外借服务、技术开发，要做到经济建设发展到哪里，信息工作到哪里。

3．6 加强现代化信息管理技术的学习和指导，尽快掌握电子计算机、复印、照相、晒图、缩微等现代化操作技术，努力培养一支德才兼备、一人多能的专业队伍。

3．7 实现档案信息网络化管理 目前，在日常的科教工作中，形成了大量的科技信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的，不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足微观管理和宏观管理的需要，难以适应医院现代化建设需要，必须被现代管理手段所代替，这是档案事业管理的必然趋势[4]。科技档案信息检索现代化，是开发档案信息的手段。如利用电子计算机检索，虽然在今后一个时期，手检仍占相当的比重，但是为了更好地开拓档案信息资源，实现档案管理现代化，笔者必须建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理科技信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进科技档案管理工作的科学化和现代化。

提高医院科技档案人员的素质，重视档案信息化人才队伍的培养，是实现医院科技档案信息化管理的关键[5]。由于档案管理人员的知识结构及专业特点，决定了其很难对档案信息化管理所涉及的计算机技术领域进行深人的研究。因此，在科技档案信息化建设过程中，档案信息化人才的队伍建设是其发展的决定性因素之一。重视对档案管理人员进行计算机和信息技术知识的培训教育，如计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识及与档案信息化相关的现代管理技术知识等[6]。加强对档案管理人员应用新技术、新设备、新方法的培训，强调在实际工作中提高档案管理人员的计算机应用水平。通过档案信息化人才队伍的建设，培养一批既有丰富档案管理经验，又能熟练掌握现代化信息技术的复合型档案管理专业人才。为医院档案事业持续、稳定发展，不断提高医院的档案管理水平作出贡献。

4 小结

一流的医院需要一流的档案管理，笔者应该把档案工作纳入建设一流医院的计划中，从医院领导到科技人员，从档案管理工作者到科研管理工作者，都把档案工作纳入自己的工作日程，我院的科技档案工作就一定会从根本上得到改进，就会朝着规范化管理的轨道健康发展。

参考文献

［1］ 梁洁莹.刍议医院科技档案管理.现代医院,2007,7(10):147-148.

［2］ 胡均兰,吴舟.浅议科技档案的规范化管理.中国科技信息,2006,4:223.

［3］ 林萍,庄明华.医院科研档案的管理.河北医学,2004，10:343-344.

［4］ 杨薇.加强医院科技档案管理工作的思考.江苏卫生事业管理,2002,13(6):46-48.

［5］ 徐辉，罗林枝.医院科技档案信息化管理发展思路的探讨.中华医学科研管理杂志,2006,19(4):239-240.

［6］ 季震南.对疾病预防控制部门档案信息化的几点思考.实用预防医学,2004,11:1077-1078.