基于web的档案信息资源开发与服务

摘要：网络环境的产生和发展为档案信息资源的开发利用带来了前所未有的契机。文章论述了档案网络信息资源的特点、网络环境下档案信息资源开发的意义，并重点论述了目前我国档案领域开发网络档案信息资源应做的工作。

关键词：网络；档案信息；开发；服务

随着现代信息技术的迅速发展，网络环境为档案信息资源的开发利用带来了前所未有的契机。网络信息服务体现了档案馆信息服务的专业化、智能化和知识化的程度，在引导用户有效利用信息方面将发挥出前所未有的作用。

一、档案网络信息资源的概念、特点及组织方式

（一）信息资源、网络信息资源与档案网络信息资源

网络信息资源是信息资源的一个下位概念，是与传统文献信息资源相并列的。狭义地说，信息资源是可以用来创造物质财富和精神财富的各种信息，它包括信息内容本身、记录信息载体、信息的表达形式、信息的组织结构以及信息传播的手段等要素。广义的信息资源是指可以用来创造物质和精神财富的各种信息以及相应的人才和技术，是与信息活动相关的资源的总称。与传统的信息资源相比，网络信息资源的不同主要表现在记录载体、表达形式以及传播手段等特点上，它是以数字化的形式存储于网络节点中、借助于网络进行传播和利用的信息产品和信息系统的集合体。由此得出，档案网络信息资源是以数字化的形式存储于网络节点中、借助于网络进行传播和利用的档案信息产品和档案信息系统的集合体。

（二）网络环境下档案信息资源的特点

网络环境下丰富的信息资源与传统的服务相比注入了更新的服务理念、服务内容和更高的服务要求。网络环境下档案信息资源出现以下特点。一是资源共享：强大的信息网络打破了档案信息利用的局限性，档案馆可以利用的资源扩展到整个开放的信息网络，使用户完全在开放式、交互式的环境下足不出户，实现档案信息资源共享。二是形式多样：网络环境下大量涌现了更利于检索和贮存的各种数字化、电子化信息形式，使得网上信息的种类大大增加，除了文本信息以外，还包括大量的非文本信息，还出现了大量的数据库。三是动态更新：在因特网环境中，档案网络信息随时在发生着更新，体现了动态性，以最快的速度更新着数据库数据和网站信息。

（三）档案网络信息的组织方式

区别于传统档案信息的组织方式，档案网络信息主要采取了以下几种组织方式。一是主页方式：即网站方式。通过建立网站，在网站上信息。二是自由文本方式：主要用来组织全文数据库。是对非结构化的信息资源进行组织和处理的方式。三是超文本方式：将网上的相关文本信息采用非线性方式有效地编制在一起，以节点为单位，节点之间以链路相连。各种文本档案信息组成网状结构，用户可从任一节点开始，对网上信息浏览和查询。四是超媒体方式：将文字、表格、声音、图像、图形等多种超媒体信息以超文本的格式组织在一起，便于用户通过链接网络结构在信息库中自由浏览与查阅。五是数据库方式：采用数据模型对大量信息资源进行规范化管理，是当前普遍使用的组织方式。根据信息特征与用户需求设置信息的描述字段，从而方便用户有针对性地进行查询。六是主题树方式：将信息资源按照确定好的概念层次分门别类的逐层加以组织的方法。用户可采用浏览的方式层层搜索所需要的信息。

二、档案网络信息服务的功能和特点

（一）网络信息服务的功能

一是信息导航：在网络环境下，面对新型的电子信息和海量的网上信息，档案工作人员的领航职责更加重要。档案工作人员应通过对网上信息的筛选、组织、整合等一系列工作发挥信息导航的作用。二是信息开发：信息开发是指为了方便用户对档案信息的利用而对档案资料进行再加工的过程。编制检索工具、专题目录、索引等就是这种功能的体现。三是决策参谋：档案馆利用其丰富的信息资料利用网络平台为用户提供政治、经济等各方面的咨询服务而起到决策参谋的作用。

（二）档案网络信息服务的特点

网络环境下的服务就是要将能见传统档案馆的纸质档案资源与数字档案馆的电子资源有机结合起来，优势互补，使用户在网络环境下快速、有效地查询信息。一是由被动服务向主动服务转化：主动服务是现代档案馆明显标志之一。网络环境下表现为主动与用户接触，深入了解用户的需要，利用档案馆网站进行问题解答、资源利用、信息整合、定题服务等主动信息服务。二是从传统的手工检索服务向现代化检索服务转化：利用网络实现服务方式智能化成为档案馆的发展方向，现代检索手段的多样化，用户在网络终端自己动手进行智能化检索，可快速全面地检索到自己所需要的信息资料。三是服务方式由单一服务向综合服务发展：随着因特网的普及和发展，服务方式不仅包括简单咨询服务、专题文献报道和二、三次文献加工等方式，其内容扩展到网络专题服务，提供专题数据库服务、网络导航服务，网络用户培训和宣传服务以及信息资源整合服务、个性化定制服务等在内的综合性信息服务，服务的内容与范围大大拓宽，与用户交互性大大增强。四是服务对象扩大化：网络强大的通讯能力在很大程度上消除了地域上的空间距离。同时，随着计算机技术和现代通讯技术的发展，档案馆的横向或纵向联系更加广泛，使档案馆的服务对象面扩大。

三、如何在网络环境下做好档案信息资源的开发

信息资源开发利用是指通过一定的技术手段，将贮藏在信息资源中的信息由不可得状态变为可得状态，由可得状态变为可用状态，由低可用状态变为高可用状态。那么网络信息资源的开发就是把贮藏在网络中的信息变为可用状态。

（一）档案信息资源开发，基础工作须先行

一是丰富馆藏：无论是档案的收集、整理、鉴定，还是保管、统计、检索等环节，都是为档案信息开发利用打基础的。只有基础工作先行做好、做实，档案部门才能在信息开发中抓住机遇，赢得主动，自如地应对随时出现的不同角度、不同层次的利用需求。二是盘活馆藏：档案信息资源开发利用须立足于盘活现有馆藏资源，并不断优化馆藏结构。档案特有的原始凭证作用在当今以法治国的社会中显得更加重要，在落实政策、平息纠纷、勘定边界、案件审理等社会、经济、政治的方方面面都发挥了不可替代的作用。三是馆藏资源数字化：馆藏资源数字化是实现档案馆服务手段智能化的基本条件和前提。只有实现了档案馆馆藏资源数字化建设，才能迅速准确全面地为用户提供馆藏资源信息，提高用户的检索速度和范围。

（二）利用先进技术和网络平台，挖掘档案价值

要充分利用现代科学技术的力量提供高品质的服务。首先，加快档案网络平台建设，这是实现知识服务的加速器。其次，要构建基于计算机管理的档案信息资源管理系统，建立富有特色的数据库，这是知识管理的要求。不仅要考虑数字化问题，更重要的是可以同时利用同一问题的相关信息，有助于对档案价值做深层次的挖掘。最后，要完善档案检索体系，要增强检索工具的功能、提高查准率、查全率和检索速度；提供多种检索途径，排除档案利用时空障碍，实现档案信息检索、网上检索。档案馆还要通过馆际合作，结合档案利用的需求特点，组建和完善由不同馆藏资源整合而成的、各级各类档案资源集成检索系统。

（三）充分发挥档案编研的优势，使其在网络环境中发挥更大的作用

档案编研既包括了档案信息这样一种显性知识，同时也包含了档案编言人员的隐性知识。可以说，档案编研是由档案信息到档案知识再到信息的一种过程，但不缺乏档案人员对信息的整合和重组过程所体现的重要价值。网络时代面对浩如烟海的信息，更需要将记忆筛选、重组、以知识形态再现给社会。因此，无论在纸质环境下，还是数据库环境下，档案编研是实现知识服务的重要途径和手段。

（四）馆员模式――知识复合化

网络环境下，档案馆员不再是传统意义上档案的“保管员”，而应成为信息专家、成为“导航员”。在数字化世界里，档案人员的职责就是运用档案知识尽量提供快捷便利的检索途径和方法，不局限于传统的纸质档案、更重要的是对网上信息资源的开发利用。因此要求档案人员要具有良好的综合素质和知识结构，熟练掌握现代信息技术，熟悉网上知识资源及分布情况，了解内容的检索方法，并具有分析、提炼和储存知识的能力。知识服务人员应不断加强学习，提高自身修养，博学多才，一专多能，成为能获取掌握最新知识的综合型人才。

总之，在网络环境下开发档案信息资源，可以打破时空局限，做到真正的资源共享。网络是一种双向主动式的服务手段，各高校档案网络管理系统和网站的建立，使得网络环境下档案信息资源的开发利用显得尤为紧迫。网络环境下管理档案并开发档案信息资源已成为档案部门的重大课题。

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（作者单位：北京航空航天大学）