OA平台―学校信息对称与科学管理的良方妙药

摘 要:中小学的科学化、信息化管理常缺乏有力的举措,架设内部办公网(OA平台),推行协同办公,促进校务公开,保障信息对称,实现分享与欣赏。通过显现所有工作进程,分析精准数据,以达到彰显勤者、智者的才能,公正评估教育教学绩效的目的。

关键词:OA平台 信息对称 科学管理 扁平化 校务公开

普教系统学校承载了国家基础教育的重任,是培养新世纪人才的摇篮,也是中华民族复兴的希望所在,规范办学是全社会的诉求,科学管理是学校发展的灵魂。

纵观大局,几乎每所中小学都制定了貌似科学完善的各项规章制度,可执行起来阻力重重,多数形同虚设。究其原因,即有重人情、轻制度的传统习惯,也有学校各人所任工作相对独立、绩效难以客观显现等因素,常使各项工作的评估因缺少真实有效的数据言而无力,草草收场。传统的行政办公管理模式存在着文件如山、会议繁杂、占用大量人力物力、难于快速反馈与精准实时评估的弊端;学校服务保障体系缺乏有效监管与激励的举措,推诿懈怠也是家常便饭;教学研究流于形式,教学过程我行我素,教学绩效难于精准评定。

懒惰者在宽容散漫中悠然推责、以混为乐,勤奋的人因缺乏激励举措而逐渐懈怠、黯然神伤;校务公开因手段的制约等多种因素难以及时与客观全面,公开、公平、公正的民主环境建立不易、维持更难;各项工作饱受效率低下的困扰,教职工的积极性日趋低落,领导更叹管理艰难。很多学校经过多年的艰苦努力,工作已初见成效,但由于存在着这些制约学校发展的瓶颈,逐渐步入了发展的平缓期,甚至出现退步滑坡现象。

深刻剖析制约发展瓶颈存在的原因是未能充分发挥人的能动性,抑制了人的潜能,使大家还沉浸在“大锅饭”时代的遗风中。破解这种局面的有效方法是全面理性的分析问题所在,针对发展需求制定全面可行的解决方案,架设内部办公网(OA即Office Automation平台),实行办公自动化,就是一个有益的举措。学校管理工作中存在的难点,有很多是可以通过在OA平台设置相应管理模块来解决的,使用OA平台将推进协同办公,促使各项管理科学化、扁平化与透明化,减少中间环节,实现校务公开,不仅可以保障信息对称,还能发挥多元激励措施,调动诸多因素,大幅度提高工作效率。可从以下几个方面入手:

一、校务公开、信息对称

随着各种信息的爆炸性产生,甄别筛选对我们工作、学习、生活有用的信息就显得极有意义,对我们有用的信息“一个不能少”,并能避开各种关卡直达目标;那些多余的垃圾信息应尽可能过滤掉,减少时间与空间的资源浪费。信息时代应建立有效的信息传输通道,充分注重信息的及时公开,并能使公众知晓信息的接受状况,杜绝或减少冗余信息的发生与传播,保障信息对称。

加强各项工作的前期科学规划,实施过程的记录与明示,构建各项工作的动态跟踪管理体系,通过科学合理的监控干预,确保各项工作目标的完满达成。可设置公示公告、内部通知、留言专区、每周工作、安全警示等栏目,并提供网络交互功能。管理员根据学校的行政部门事先设立有各种组别的组织架构,为每位教职工建立以个人姓名汉语拼音全拼的实名账号(登录显示为其中文姓名),将教职工加入到相应的组中(如王波老师分属于物理教研组、高二年级部、班主任组),信息时勾选不同的组别,实行定向。教职工用个人账号实名登录后得到不同的访问权限,信息阅读后将留下访问人、访问时间等痕迹,也可发表自己的评论意见,该条信息的所有可访问者都能知晓此信息传递状态,确保了校内各种信息的快速传递与反馈。

设立会议纪要栏目,各会议组织者事先将本次会议的议题定向,参会者可提前思索准备,无法参加者可在本信息下方留下自己的观点,便于组织者在会议中转达传递;会议结束后组织者及时将形成的共识与相关要求在本信息中(也可扩大受众面),便于此项工作参与者了解执行。对于纯单向的传达类会议可逐步减少甚至取消,这不仅能大大提高办公效率,还能使校务公开落在实处。

二、全员育德、共商教学

教育教学永远是学校工作的核心,全员参与是学校发展的首要条件,群体深博的智慧永远高于个人的聪明才干。启用教务管理、人事档案管理、教学绩效评估、成绩分析、评教评学等模块和栏目将使教育教学管理网络化;学籍管理、学生成长足迹能记下每位学生身心发展的过程、学习进步的欣喜、各种成长的脚印,成为跟踪追寻教育的重要依据。部署全员育德、共话教学、授课交流、教研组活动、备课组活动、资源库平台等栏目将让教师由孤军奋战转向协同分享,团队“共话”合作方可营造浓郁的学术氛围、“全员”方能铸就绿色的育人良港。

三、赏识管理、真诚服务

由于教育现代化、信息化装备水平的提高,学校普遍缺乏专业维护技术人员,少数水平较高的人才长期在经济待遇、存在认可、心理愿景等方面无法得到满足的状况下,流失是很正常的现象。部署服务支撑模块,建立电教设备报修、总务校产报修、信息技术服务、校办服务、总务服务、专用教室预约等栏目可使服务与管理人员的工作业绩得到充分体现、个人技术水平凸显、能力得到同事的欣赏。用户何时提出的需求、难度如何、解决问题采用什么样的方式方法、耗时多长、所需费用、用户满意度反馈等信息一目了然,能为考评提供可信的依据,还可收到奖勤罚懒的效果,提升相关人员的自信度与自尊心。

薪金管理、财产管理将财务、财产等敏感话题透明化,让学校基础设施的管理信息化、科学化。

通过建立温馨学校、教职工生日祝福等栏目,提供教职工家政服务、网络订菜等服务,排解教职工家庭后顾之忧;学校对教职工的人文关怀将让他们充分享受职业幸福与工作快乐,会有意料之外的奇效。

四、统计汇总、查询分析

仅有信息的传输通道还远不够,在各项工作中设置并启用各模块将逐步积累翔实可信的基础数据,为科学分析评判提供真实有效的信息。通过软件设计实现对信息的分类、处理、汇总、统计与查询功能:如根据关键字、词查询信息阅读人与阅读人次统计、报修项目统计、设备损坏数量统计、赔偿金额汇总、服务人员满意度汇总、登录时间查询、登录次数汇总、评论数与评论人排行、各栏目排行、资源访问量计数、资源扩展查询、资源评价、下载次数、上传排名等。

五、全面展示、动态评估

由于教师工作所特有的准独立性,互相了解很不全面,特别在评优、评职、年度考核等本可调动积极性的环节,由于沟通不畅,执行结果常常是事与愿违。在学校内部办公网中可将学校所有工作环节予以体现,并确定经过全体教职工一致认同的奖励分值,为每位教职工建立独立的信息汇聚页,将其教学、研究、管理、创新、服务等实绩工作完整体现,并自动汇总奖励分值,必要时还能实施排序,定会极大的激发全体教职员工的工作热情,减少或杜绝布置工作需反复强调、催要材料如“收租子”等诟病,显现每位教职工的工作绩效,激发其潜能,可极大地满足广大教职工的心理需求,还能达到督促鞭策的效果,由于引入的全员参评机制,评估工作将有案可稽,各种矛盾定能迎刃而解。

六、资源分享、欣赏愉悦

可设立分享共赏栏目,充分交流思想,启迪智慧,提升整体素养,携手互助前行。

校长推荐将是学校为大家准备的理念大餐,让全体员工勇于承载学校发展的责任,思索提升学校办学层次的妙方高策。

闲暇随笔栏目中会闪现大家灿烂的思想火花、窥见深邃睿智的理念,赏阅风格各异的美文、聆听到源于肺腑的建言。

美文共赏让大家的眼界更阔,学识更广,教师的知识与素养不应局限于本专业,分享教育教学经验能提升教师跨学科的多样才华与魅力,欣赏将让更多的人浸润在成功的愉悦之中。

教师发展档案将展现教师的论文、教育案例等发展的轨迹,让反思行为有实在准确的数据。

荣誉管理由个人及时上传各类获奖信息与证书,自动汇总成学校荣誉册,不仅能秀出各自风采,还能随时提供查询,方便各种展示与交流。

资源导航模块可引领师生依据赋予的权限访问到学校各种文件与教育教学资源,不仅能解决匿名访问量占用网络资源过大的问题,还能实现校外访问,通过全员参与更新,将充实积淀海量的校本教育教学资源库。

启用OA是科学管理的基础,相关领导与职能部门还需定期分析各种数据,做出相应的举措。针对管理中出现的新问题开展研讨,及时调整各模块与栏目的功能,深化管理,使OA平台的生命力长久不衰。