也谈电子文件管理

时间:2022-09-26 11:59:01

也谈电子文件管理

摘 要:随着办公自动化的进一步深化以及电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展,尤其是无纸化办公悄然在机关事业单位内部的兴起,电子文件大量应运而生。电子文件的兴起,也对传统的档案管理提出了新的挑战,存在电子文件的原始性界定困难、电子文件的逻辑和实体归档以及电子文件的利用与保密问题等等。

关键词:电子文件;管理;办公自动化

对于目前电子文件的管理,国家也采取了积极的措施,及时颁布了《电子文件归案与电子档案管理办法》,但是也只能算是宏观上的法规,而没有微观的操作可行的细则。加强对电子文件的管理,除了要有宏观的管理制度,本人认为还应该做好以下几个方面:

一是领导重视,宣传学习到位。各级领导要高度重视电子文件管理,只有领悟了它的重要意义,才能充分认识到电子文件管理的时代性、紧迫性和重要性,广泛发动学习电子文件的管理知识,深刻认识其重要性,增强全员的电子档案意识,营造人人关心、齐抓共管的浓厚氛围。

二是建立健全规章制度,随时完善。由于电子文件涉及的技术环境较复杂,采用标准化的方法进行管理会更周全,更易于操作。电子文件归档与管理必须依照相关法规和技术标准,纳入科学化、法制化的轨道,才有利于做好现时代的电子文档管理,才能发挥出电子文档的重大历史借鉴用途。档案部门要积极参与和指导电子公文的收集和归档等各个环节。同时,要按照国家、省、市档案局有关精神和要求,制订可行的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。

三是电子与纸质同时保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,对于重要的电子文件有必要制成纸质加以保存归档,同时硬盘拷贝存档,以确保电子文件的真实性、安全性。电子与纸质文件归档后,“两套制”档案检索目录或备注中应当相互注明,以便查询时参照互补。

四是做好电子文件安全保密工作。随着计算机信息管理网的建立与发展,以及OA办公系统在各行各业的广泛应用,网上传阅、批示、输送归档的电子文件利用率非常高,现在各类电脑病毒的冲击以及“黑客”的猖獗,使电子文件的机密性受到严重威胁。要做好电子文件的安全工作,应做好以下几个方面:

1、电子文件归档时,应严肃归档程序,必须由创件人亲自整理拷贝至档案室,同时报送纸质文件,以确保电子文档的原始真实性。

2、使用“只写一次式光盘加背书”方式制作归档原件,确认其内容信息的原始性。也可用只读光盘、电子签名、数字水印、隐形条码、数字时间、印章法等来确认电子文件内容信息的原始性。

3、利用中的安全措施:设置分级查询权限密码并定期或不定期地更改,属于保密范围信息内容的复制拷贝更是要严格控制。系统对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并自动进行相关的查询修改记录,作为利用工作查证的依据。而且利用系统应有较强的容错能力以及自动备份功能,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。

4、多重备份,以备应急之需。对于归档保存的电子文件至少要备份一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密的电子文件,则应在解密后再制作拷贝。目前,对于长久保存的电子文件,则需要定期进行检查复制,以防止信息丢失。

五是加强收集管理,及时保存。由于电子文件对技术环境的限制、存在存贮介质的质量和使用寿命等问题,归档时间一般以不超过2个月为宜。这就要求档案管理人员加强督促收集管理工作。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理考核工作,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

六是要将先进的科学技术应用到电子文件管理中。电子文件随着信息技术的发展和应用而产生,而信息技术的迅猛发展,电子文件管理工作将会不断出现新问题,必须认真研究新情况,积极主动学习,利用先进的管理方法和技术成果,解决电子文件保真、保密和保存等问题,使电子文件一样得到科学的保管和有效的利用。

七是加强电子档案管理人才的培养和队伍建设。纸质文件管理经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有成熟的管理经验。开展电子文件管理也要以人为本,形成一支高素质的专业队伍,承担此项工作。由于纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,有必要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

1、广泛吸纳高素质的复合型人才。从档案管理人员选拔上,就要高瞻远瞩地看到当前电子文档对管理者的要求,公开选拔或者聘请那些既懂的档案管理,又精通计算机办公软件的应用者到档案管理部门,真正发挥其专业所长应用到档案管理中来。

2、必须坚持对档案管理者进行各项技能培训,而且培训还要常规化。网络改变了人们传统的生活习惯,档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的电子文件管理。因此,档案工作者要接受相关的技能培训。比如:无纸化办公软件的培训、电子文档的流程培训、计算机应用培训等等。

3、建立健全档案竞争考核机制,激发档案管理人员的创新精神和自主学习的能力。要加强电子文件的管理,必须造就一批高素质的人才队伍,既要强调政治素质和专业素质,同时也要鼓励竞争,力求高效多能,以适应档案工作不断发展的需要。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展,必须具备自主学习的能力,加强自身知识的更新,引进、消化信息技术成果,使自身拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。

电子文件是一项随科技发展应运而生的历史产物,其管理工作也是一项技术难度较大的工作,这就要求我们档案管理者在信息时代必须结合档案管理的各个环节,努力学习新技术,提高驾驭现代技术的能力,加强电子文件方面的研究,管理好、利用好电子文件,在探索中求创新,只要我们从实际出发,不断研究新问题、解决新问题、善于总结历史经验,相信在不久的将来我们的电子档案管理工作将会更上一个新台阶。

(作者单位:山东省鲁西监狱狱政管理科)

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