略论《周易》智慧与档案工作的结合

摘要：本文仅就《周易》的一些基本原理在档案管理工作中的体现与应用的粗浅探讨

关键词：周易智慧档案管理结合

中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：

档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。《周易》是我们民族精神文明的“金字塔”，是我们民族最早的智慧结晶。其所蕴涵的丰富管理思想，对我们现今的档案工作，无疑有着重要的启示作用。

本文仅就《周易》的一些基本原理在档案管理工作中的体现与应用做一粗浅探讨。

一、 天人合一

整体性原则是中国的传统思维方式，天人合一是最高境界。这种原则强调天与人、人与人的和谐理想状态。人们在观察处理问题时，从客观事物的整体联系出发，从其内在矛盾着眼，特别是以寻求事物间的和谐统一为旨趣，推动事物的和谐发展，从而获得最佳管理效益。在档案管理工作中， “天”就是社会实践；“人”就是档案信息。所谓“天人合一”，就是通过档案人卓有成效的工作，充分发挥档案的凭证作用和档案的参考作用，更好地适应社会的利用需要。规范、完整、便于检索的档案，与社会的契合度就会很高，这就是一种和谐。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向着“天人合一”发展。

《易传•文言》所谓的：“夫大人者，与天地合其德，与日月合其明，与四时合其序，与鬼神合其吉凶，先天而天弗违，后天而奉天时。”“天人合一”应该是档案管理工作的终极目标。

二、 彰显变易

变易原则是《周易》的核心。《系辞》曰：“一阖一辟谓之变。”、“变通者，趣时者也。”趣，就是趋。趣时，就是趋时。《易传》叫“与时偕行”，现在叫“与时俱进”。档案管理作为一个系统，是动态、开放的系统，这就要求档案管理者树立变易观，根据不断变化的社会环境，把管理视为动态过程，充分认识系统内各种联系，牢牢掌握弹性原则、联系原则、创新原则；掌握《周易》中所强调的“时”的内涵，随时根据出现的新问题、新情况进行调控，修正错误，克服主观和客观的矛盾，使管理系统始终保持良好的循环。

当今世界是知识爆炸的时代，信息量非常大，如何保证档案能够“与时俱进”呢？就要充分利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，尽快建立档案数据库，使档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。另一方面，还要注重档案信息的及时更新和补充，这也是“与时俱进”。

三、 阴阳互补

阴阳互补是《周易》内涵的一个重要原则。《系辞》曰：“一阴一阳之谓道。”阴阳互补在管理学中就是强调分工协作，处理好分与合的关系，避免只关注自己部门或自己的工作，忽略或影响其他甚至整体利益，做到责任分明，合作有序。

一方面，加强档案管理人员的事业心、责任感，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到档案管理工作中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护档案的真实性、可靠性、完整性。另一方面，要提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关档案的管理知识，使其认识到，档案并不是可有可无的。二是加强对档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。

档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位 的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓 励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报 有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。档案工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的 配合，要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收 以及储存。这些工作的顺利开展，需要建立一个有效的档案 管理信息化运行机制。

只有社会与档案工作人员的互助、互补，才能迎来档案工作的春天。

四、 进德修业

《易传》反复强调学问思辩、进德修业，挖掘人的德性。为了实现档案管理的最终目标，档案管理者应具有宽大的胸怀和高尚的品德修养，必须始终坚持科学文化知识学习 。

1、掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。

2、掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经贸、法律知识。

3、掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。

4、必须坚持进行各项技能培训 。网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。档案工作者除了坚持自学的学习方式外，还可以到高校进行充电，充分利用高校人才聚集、师资力量雄厚、教育资源充足的优势，在短时间内系统地掌握常用的信息知识和基本技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作，档案工作者要认清自己的历史责任，档案管理机关更要充分认识这个现实，长远规划，系统部署，有针对性的加强档案工作者的素养提高，促进档案工作健康、和谐地发展。

档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

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