契机、实践与思考

新契机

中国第一历史档案馆现存明清档案1000余万件。档案整理工作一直是明清档案工作的基础、重中之重。明清档案的整理，走过了漫长的历程。历史地看，基本上可分为四个阶段。

第一阶段，自1925年文献馆成立至建国前，称为文献馆时期。这一时期是明清档案工作筚路蓝缕起步开创时期，档案整理的原则及方法在实践中提出并不断升华，初步形成了被后人所遵循的档案整理原则与框架。

第二阶段时间为从建国到20世纪80年代初。这一时期档案整理的特点是，继往开来，敷仪绍续。在又一次大规模的档案征集高潮过后，馆藏明清档案体系基本确立稳定下来。通过艰苦的档案整理工作，馆藏档案基本建立的全宗、类目、案卷体系，档案的整理保管整体框架原则固定确立下来，并用于利用检索。明清档案实现了“有规可循，有目可查”。

第三阶段为发展提高、深化标准时期，也就是人们通常说的“标准化时期”。主要特点表现为在过去档案整理的基础上，结合新形势下计算机技术在明清档案整理著录检索方面的应用，一系列整理著录的统一标准制定完善，并付诸于实践。为明清档案整理工作今后的进一步发展打下了坚实的基础。

第四阶段，自21世纪开始至今，还没有统一的概括描述，故且称为“E时代明清档案整理工作”阶段。这一时期的特点是，随着信息数字化、网络化技术的高速发展以及社会上对明清档案利用信息方面的需求从数量到质量的激增，传统的档案整理不只在技术操作方面面临着更新适应的挑战，同时传统的档案整理理念及原则也面临着挑战与颠覆。其问题的实质就是继承与创新。

在档案整理工作随着时代变化需求，传统与创新格局呼之欲出的时候，一个推动档案整理发展的新的契机出现了。2002年国务院批准了国家清史纂修工程正式启动。

为此，中国第一历史档案馆抓住契机，结合现实，及时调整战略，在挑战面前积极应对，作出了新尝试，并取得了有目可睹的成果。并在实践中总结摸索出新的经验，得到新的启示。

新实践

围绕着服务国家清史纂修工程、加快明清档案整理步伐主题实践活动的展开。在短短的两年时间里完成提交了10余项具有重要史料价值的档案整理项目。自2004年正式批准立项到2006年年底，中国第一历史档案馆共申报了13批20个清代档案立项项目，涉及档案约200万件。现已经国家清史编委会批准17个立项，总计约160余万件档案。内容包括：军机处录副奏折、宫中朱批奏折、军机处电报档、军机处随手档、内阁题本、内阁满文寄信档、军机处满文熬茶档、灾赈档、雨雪粮价及收成分数折单等。到目前为止，在所有立项的项目中，一史馆已经按合同期限完成整理、著录及数字化加工结项的有10项，档案总数约55万余件，其中包括：雍正、乾隆、嘉庆、道光、咸丰及同治六朝军机处录副奏折合计35万余件；宫中朱批奏折（一期）约10万件；清代军机处电报档，清代灾赈档，及清代顺天、直隶、山东雨雪粮价与收成分数折单等合计10万件。

自国家纂修清史工程档案整理项目启动后，一史馆投入大量人力物力加快档案的整理，针对档案状况制定了切实可行的整理方案，对已批准立项的档案按标准的著录规则进行逐件著录，著录项目包括：档号、文种、责任者、职衔、题名、分类号、地区、文件形成时间、附注9项，全部录入计算机。对整理、修复完毕的档案进行缩微拍照、扫描，并通过计算机进行数字化处理，建立起一套系统的、完整的清代档案数据库，从而使清史纂修专家可以便利地在计算机网上从多种角度和途径查阅利用档案信息。同时，有些珍贵机密的档案首次系统整理提供，弥补了某些研究领域中其他文献的缺陷与不足；经过系统整理提供的清代档案以其珍贵的史料价值、学术研究价值，以及对清史研究无可替代的作用，为纂修清史工程奠定了坚实的史料基础。

在大规模的为清史工程服务整理档案的同时，中国第一历史档案馆还尝试着其他形式小规模的档案整理模式，如积极参与边疆工程、台湾档整理等国家项目；与北京大学联合整理开发清代外务部档案，与美国、德国、澳大利亚、日本、哈萨克斯坦等国学校科研单位联合整理开发相关外交档案等。

再思考

经过几年的档案整理实践，尤其是在围绕着为清史工程整理档案的工作中，不但积累了经验，而且也引发了明清档案工作者的一些思考。

突破传统的档案整理节奏，加快明清档案整理步伐，不仅是为了更好地为清史工程及社会利用服务，同时也加速了明清档案原件的抢救与保护。以往每年档案整理（以文件级档案标准化整理、著录为例）通常在5万件左右。如果照正常速度，全部1000多万件档案整理完成，需要200年。围绕清史工程的档案整理项目，中国第一历史档案馆通过调整人力，投入新的办公场地及机器设备，招聘培训临时工作人员等方法，提高了档案整理的速度，一年约整理量达30万件，大大提高了速度。档案整理数字化后，档案利用通常只提供数字化胶片，档案原件提前进入了保护。而文件级档案的编目，除了更深一步提示档案内容、提高检索质量外，也对档案原件的统计及控制保护提供了重要的依据。

正确理解档案整理工作传统继承及技术创新。中国第一历史档案馆现存明清档案有两个特点，一是数量大，二是整理原则框架及方法有个漫长的历史积淀过程。数量大，决定了即使在今天技术如此迅猛发展的情况下，在有限的时间内，任何人不可能轻易地运用一种新的技术方法将它整个重新整理一遍。而整理工作的不同历史时期的层累性，决定了以前的档案整理过程本身就蕴涵着继承与创新，不可轻易地重来。以往曾有过这样的经验：比如内阁全宗下的朱批奏折40余万件，由于不同的历史时期档案整理的原则与方法不尽相同，后人重新整合时，发现出现了40多个系列，多种不同模式的整理结构冲突的现象。后人集中整理改造时，只得重新统一标准排序。通过实践大家认识到，由于技术日新月异，不可能以某一种新技术模式来代替传统的原则框架。这就提醒了我们对新技术应保持一定的清醒。那么在新时期明清档案工作中如何体现传统继承与技术更新呢？我们认为应坚持“器仍其旧，技惟其新”的原则。“器仍其旧”是指传统的整理原则与现已客观存在的档案实体逻辑结构。整理时一定要慎重，不要轻易打破过去的“器”。尤其是当某一局部类目档案整理时，一定要看到大局，如果在全局的某一结点上试图以某种不成熟的原则搞新花样，那将很危险，轻者不容于整个体系，重则可能破坏了整个现存的秩序与稳定。“技惟其新”就是在尊重继承传统框架系统的基础上，对旧的框架加以合理的系统与维新。最重要的是要迅速掌握新的科学技术，使之服务于档案整理工作。新的技术，不仅单指软、硬件层面，其他管理技术也在此范畴。如合理整合技术人员，科学管理业务队伍等。清史工程档案整理速度加快，一个重要原因就在于，整理队伍的充实与管理。中国第一历史档案馆不但想方设法腾出了600平方米的库房作为整理办公室，而且还在社会上公开考试招聘了几十名临时工作人员，同时引进超额奖励制度，激励业务人员的工作积极性。同时从馆领导到业务科室都成立了管理小组，及时发现问题，协调解决，保证整理工作的顺利进行。

坚持并放眼于明清档案工作的可持续发展。

坚持档案整理大局先行原则，进一步完善可操作性的馆藏总目。通过多年实践，我们发现过去整理中虽然一直遵循着一个大的整理构架原则，但当具体到某一类目档案整理时，有时可能出现模糊了大原则的情况，因此造成局部与整体不谐，甚至局部过分膨胀，尾大不掉。多年来，大家已形成了一个共识，在新的技术时代构建和谐的档案整理保管体系，急需从新技术的角度对过去的传统档案整理保管体系结构进行一次重新的考察与细节逻辑的合理整合，以适用于新技术应用。通俗地说，就是要在传统的档案整理体系与新技术之间搭建一个连接桥梁。馆藏总目就是新时期档案整理的总纲，而各个具体整理环节则是目。总纲做的科学合理，纲举目张，以下的环节就有了基础。

加强管理，合理安排调整整理队伍，掌握好整理工作进展的节奏。具体来说，在馆藏总目大纲已定的前提下，具体档案整理项目可考虑长短结合、难易结合。明清档案数量巨大，往往一个具体整理过程时间可能拉得很长。曾经出现过一个现象，一位新来的工作人员入馆后，三四年时间只参加一项档案的整理。项目时间过长，工作人员易产生惰性，而其他档案内容基本无暇顾及，影响了全面的发展。因此项目整理上长短结合，既提高了效率，也有利于整理工作人员工作积极性的调动。

在讲求效率与质量的前提下，注意提高档案整理项目及工作人员的技术、学术的含量。技术含量主要指先进技术在档案整理中的运用。另一方面，档案著录标准化，条目设置的合理化，都直接影响着档案整理的质量。同时，档案整理著录人员的专业培训也不可忽视。一些结合对外合作的项目，往往合作方会提出一些学术方面的附带工作，如编辑出版，联合研究等。这种项目对参与者的业务学术及相关素质提高更快。

（作者单位：中国第一历史档案馆 100031）