浅谈医院电子文件归档与管理

摘 要 就医院电子文件的收集、整理和电子文件档案安全进行探讨,逐步完善医院电子文件的归档和管理工作。

关键词 电子文件 归档整理 安全保护

doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.19.341

医院电子文件的归档范围和注意事项

记录重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。正式文件是纸质的,如果有全文检索价值,对于在起草文件的过程中形成的与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。这部分电子文件基本来源于院部办公室,档案人员应即时对院部电脑中的材料进行备份。

保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。扫描纸质文件时,应先在纸质文件上加盖归档印章后再进行扫描。

计算机办公或事物处理系统中产生的电子文件,应采取严格的安全措施,确保不被修改,随时备份。我院将此类文件存储在档案专用服务器上。

用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明其格式、属性和文字处理平台。

用视频设备获得的动态图像电子文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。为保证动态图像电子文件的真实性和完整性,我院中心档案室将宣传科移交的未经剪辑的原始视频图像和已经剪辑加工的视频图像一并制成动态图像电子文件保存。

由电子计算机多媒体技术制作的文件,收集时应保证参数准确、数据完整。

通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件,原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换,则在收集时必须连同专用软件一并收集。

电子计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

医院电子文件的整理

电子文件的分类、排序:①要求:电子档案分类排序、著录标引是保管电子档案的基本要求,在建库前的整理工作的质量直接影响电子档案的保管和利用。按档案管理要求,对电子文件进行分类、排序、著录标引的工作应由归档人员来完成。归档后,档案部门还要进行检查和系统地整理。②注意事项:由于不同系统产生的电子文件,在整理过程中可能会遇到文件格式重新编排和组合,这种格式转换有可能损伤数据,损害了电子文件的凭证作用。不断解决这一格式转换问题是档案保管部门整理电子档案的一项重要内容,否则即使增加很多设备,也不可能建立完整的电子档案数据库。

建立数据库:组建数据库的主要工作内容和步骤包括:对电子文件进行分类编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的,要对这些电子文件进行分门别类的管理,就必须进行科学的分类。档案部门应按门类划分的标准,结合本单位的专业和电子文件内容,制定本单位的电子文件分类方案。分类编号就是按照分类方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的代号,从而使全部电子文件成为一个有机的、排列有序的整体。电子文件分类编号后,要建立检索文件,对电子文件进行逐件登记。检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。核对建库就是对数据库中的内容进行检查核对,最终形成数据库。

医院电子文件档案的安全保护

为加强防范措施,确保档案信息和系统安全,我们目前主要采取了以下措施:①使用了硬件防火墙;②对服务器设置了登录密码;③对档案管理系统所有使用人员权限进行严格控制,并根据人事变动情况及时调整权限,定期修改系统管理员的登录密码;④所有安装客户端的计算机均安装了趋势网络版杀毒软件,并定期查杀;⑤有专人负责档案管理系统数据的定期备份。在实际运行中,尚未发生档案信息和系统安全问题。

参考文献

1 齐红.医院档案现代化管理浅析.医院管理论坛,2006,(5):33-34.

2 周晓彤.医院电子档案管理亟待加强,中国病案,2007(9):31-32.

3 陈勇.关于电子文件管理相关技术的探讨.档案与建设.2008,(10):18-20.