浅谈学校档案管理信息化建设

摘要：随着计算机技术、网络技术的迅速发展，学校档案管理信息化成为一种必然趋势。学校档案管理作为学校管理工作中的首要任务，它的信息化程度直接关系到档案管理质量与档案管理的有效性。笔者就这一问题提出了相关的改进策略。

关键词：学校档案管理 信息化建设 档案管理质量

学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载。档案管理在教学管理中占有十分重要的意义。同时，学校档案管理具有很强的现实性和时代性，因此学校档案管理与信息化建设是密不可分的，其信息化建设必须顺应时展的要求。但当前档案管理信息化建设工作中存在很多问题，加强对其的管理是学校建设的必然要求。

一、学校档案管理信息化建设工作中存在的问题

（一）档案管理人员素质偏低

从目前来看，学校档案管理部门缺乏现代高技术人才，其中最缺乏的是档案、信息处理的复合型人才，人才的缺乏阻碍了学校档案管理信息化的建设，同时也阻碍了先进技术在档案管理中的运用。在档案管理部门，档案管理人员的素质比较低下，既真正档案管理，又懂得档案管理信息化建设的人才少之又少。另外，还有的管理人员并非档案管理的专业人员，他们对档案管理没有发挥作用。这种现状无疑对档案管理的信息化建设产生了很大的制约作用。在这种情况下，即使引进了现代化设备，也不能充分发挥作用，更淡不上档案信息电子化了。因此学校档案管理人员素质成为制约先进技术应用的重要因素。

（二）学校软硬件设施不足，基础设施较差

现在很多学校档案管理基础设施较差，这主要是由于学校档案管理这一体系没有得到我国教育政府的高度重视，他们所投入的经费不够完善相应的设施，目前在我国还没有建立一个达到数据交换的机读目录的档案系统，档案信息系统和网络建设的形式各行其是，这种档案信息管理系统和计算机系统的规范性、服务性、开发性较差，根本无法满足资源共享的要求，很多档案管理部门使用的计算机软件不一样，规格各异，缺乏通用性，况且，目前也没有一个能够统一文件检索和可用于档案信息管理的计算机管理软件，这种两者之间的不协调影响了电脑完成学校档案管理的工作，制约了学校档案管理信息化的发展。

（三）学校领导对于档案管理信息化建设重视程度不够

在学校档案管理的信息化建设上，相对来说领导对于档案管理信息化建设重视程度不够。在以经济建设为中心的今天，很多档案管理人员没有充分的认识到档案管理的信息化建设的重要性。因此在档案管理中他们没有将信息化建设作为重点来抓，学校的教学管理部门即使认识到这个问题，但却忽略了档案管理信息化是始终贯穿于整个档案管理工作的，他们还处于盲目的阶段，没有建立起完善的领导决策机构，也没有制定总体管理规划，形成了思想落后的管理模式。同时有很多工作还停留在繁琐、复杂、混乱的境况中，不能充分利用现有的信息化技术，也没有形成一套科学化的管理机制，很多档案管理人员信息化建设的观念滞后，他们还停留在传统的档案管理模式中，依照原来的教学管理理论和方法，用陈旧的管理理念对档案进行信息的管理，同时也因为他们缺乏经验的交流、总结和协作，使管理人员对于更新信息化建设的理念更加无从谈起。

二、如何做好档案信息化建设工作

（一）加强学校档案管理队伍的建设

当今国际竞争日益激烈，经济全球化也日益明显。随着信息化的发展，使得我们已经处在一个信息空前丰富的时代，这个时代要求每一位学校档案管理人员必须懂得档案管理的思想，在管理过程中必须掌握科学的管理方法，具有管理经验和创新能力，熟练掌握各种基本网络技术的档案管理信息系统，成为技术型、复合型、创新型的高素质档案管理人员。同时档案管理人员除了不断提高自己的专业水平之外，还要运用信息技术，树立终生的信息化建设意识。使档案管理人员能够掌握先进的硬软件设施，不断更新的软、硬件系统，提高自己综合素质和专业水平，并使其更好地为档案管理服务，提高档案管理效果，优化档案管理方式，从而反作用于档案管理管理的信息化建设。同时在档案管理信息化建设中，还应树立档案工作系统意识、档案工作信息意识、档案工作法律意识、改革意识、开放意识、科技意识识等一系列全新的观念，实现档案信息资源开发工作的观念创新。

（二）加大对学校档案管理系统方面的投入

加大对学校档案管理系统方面的投入要从实际情况出发，就要以发展的眼光看档案管理系统。加大对其的投入，首先要从资金上，因为在日常的系统维护中，由于系统的特点，许多问题常常是广大档案管理人员无法解决的，需要软件开发公司的技术员来解决，这样造成的维护费会比较高。另外，档案管理系统对于服务器硬件要求也是比较高的，所以档案管理信息化需要比较大的资金投入，档案管理人员要力争国家的财政每年都要有固定的经费投放到档案信息化建设中，要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。作为上级档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设得到更快的发展。其次，要加强档案管理系统的后期个性化修改，使之方便管理，提高管理效率。

（三）完善学校的档案管理信息体系

档案信息化建设的任务，就是在通过对影响档案管理的各因素出发，加强管理，不断的改进方法，保证人才培养质量目标的实现。因此，在学校档案信息化建设的任务中，必须积极完善科技档案信息体系，要改变传统的信息化管理模式，创新管理模式，顺应学校档案的时代性和现实性，对学校档案信息化工作进行全面的管理，这已经成为学校档案信息化发展的客观要求。

总之，加强学校档案信息化建设是一项可持续发展的工程，加强信息化建设，首先要认识到该过程中存在的问题，针对这些问题从各个方面出发，采取有效的方法多管齐下，提高学校档案信息化建设的有效性和可行性，确保工作的顺利进行。

参考文献：

[1]郭鸿雁.加快学校档案管理信息化建设[J].商丘职业技术学院学报，2012（04）

[2]谢海平，石宜金，丁爱芬，杨深远.基于网络的独立学院园区管理方案研究[J].青年与社会，2012（02）

[3]刘艳菊.对学校人事档案功能与管理的思考[J].经济研究导刊，2013（05）

[4]蒋亚.规范学校档案管理工作，提升学校管理层次[J].青年与社会，2012（02）

[5]齐艳玲.浅谈档案人员素质要求[J].农民致富之友，2012（24）