企业安全制度档案管理论文

2019-09-23 版权声明 举报文章

一、档案安全管理工作在企业发展中的作用

企业档案面临多种安全威胁:地震、洪水、火灾、雪灾、盗窃等,这些天灾人祸都是正在面临或者有可能将要面临的显性安全威胁或者隐性安全威胁。档案是企业发展的历史记忆和宝贵财富,是企业档案工作赖以生存和发展的基础。多数的档案具有唯一的特点,一旦损毁.将给企业造成不可弥补的损失。积极开展档案安全管理工作,可以把一些潜在的安全威胁消灭在萌芽状态,把必然发生的安全威聃损失减少到最低程度。因此,企业开展档寨安全管理是必要的。无情的天灾人祸和严峻的现实给了企业档案工作者深刻的教训,让企业档案工作者认识到企业档案安全管理的重要性。那么什么是企业档案安全管理呢?对于档案安全管理,笔者还没有发现完整的定义或者描述。借助危机管理的定义,笔者认为理解档案安全管理是企业或者企业档案管理机构为避免或者减轻安全威胁给企业档案带来损害、损坏甚至毁灭,而有计划、有组织地学习、制定和实施一系列安全管理措施和策略。认识到企业档案安全管理在企业档案管理工作中的重要性是进一步开展企业档案安全管理工作的先决条件,作为企业档案工作者必须认识到这一点,其他管理人员对此也必须要有相当的理解和认识。

二、企业如何开展档案安全管理工作

(一)树立档案安全管理意识

档案安全意识是做好档案安全管理、确保档案安全的前提。不论是档案管理人员,还是企业领导、员工,都必须具有档案安全意识,才能确保档案安全。档案安全意识淡泊是个普遍存在的问题。为保证企业利益和企业档案安全,企业需要树立档案安全管理理念和安全管理意识。当前树立档案管理安全意识显得非常紧迫和重要,通过安全管理教育和培训可以提高档案管理工作人员和相关人员的档案安全管理意识。企业可以充分利用企业电视、内部报刊、门户网站、企业通告通知、企业会议等多种途径,开展档案安全管理敦育,树立和增强档案安全管理意识。在开展安全管理意识教育和培训的同时,还可以通过积极开展规范化、制度化的实战演练,提高安全管理技能和安全管理效率。

(二)加强档案安全日常管理

首先必须建立一套完整的档案安全日常管理制度,包括档案安全管理责任制、库房保管制度、库房温湿度管理制度、档案出入库制度、档案利用制度、档案保密制度、值班制度等,并严格按制度执行。其次,建立完善的档案安全管理工作台帐,包括保管情况检查记录、环境安全检查记录、防火安全检查记录、库内外温湿度记录、档案移交登记、档案出入库登记、档案借阅登记、值班记录等原始台帐,并对各种原始台帐进行统计分析,总结规律,再用于指导档案安全管理工作,提高档案安全管理工作水平。第三,进行档案安全的全过程管理,将档案安全管理从保管环节,延伸到形成、积累、收集、整理、鉴定、利用等环节,将档案安全管理落实到档案管理工作的全过程。第四,加强档案库房日常管理,定时开关设备、电源、门窗,定期检查电源线路、设备、消防器材、防虫药品,做好各项检查记录,保持库内外环境清洁,及时消除档案安全隐患。

(三)建立健全安全管理制度

安全管理制度的建立和完善是企业档案安全管理的制度保证。为保证企业档案安全管理工作的顺利进行,制定相应的企业档案安全管理制定非常必要。企业工作人员尤其是档案管理工作人员应该熟知安全管理制度,并在安全管理制度的指导下有序开展安全管理工作。

(四)建立和健全安全管理预案

建立和完善企业档案安全管理制度后,还应该建立企业安全管理预案。安全管理预案是安全管理制度的延伸、细化和具体化。企业档案工作应该根据可能出现的不同类型的安全威胁制订相应的安全管理计划和应对预案,从而形成档案工作安全管理计划和应对预案,并和企业其他的安全管理预案共同形成企业安全管理预案。档案安全管理预案首先应该明确怎样防止安全威胁爆发;其次应该明确安全威胁爆发后,如何立即做出针对性的反应等等。在安全管理计划和安全应对预案中需要重点体现安全信息的传播途径并确保它正常运行,同时要重点体现安全的解决办法。

(五)安全管理应对机制

在档案安全威胁出现后,首先要做的就是迅速有效控制安全威胁,努力避免安全威胁进一步蔓延和扩展。在档案安全威胁发生后,管理机构要快速调查事件原因,弄清事情真相。速度是安全威胁控制阶段的关键,决策要快速,行动要果断,力度要到位。其次是迅速拿出切实可行的解决方案。根据安全威胁发生的具体类型,快速准确地启动安全处理计划和应急预案。针对具体问题,随时修正和充实安全处理对策。尤其是处理没有预期到的安全威胁,一定要沉着冷静.果敢应对,根据收集到信息,快速整理、积极分析、准确鉴别,应该在最短的时问内拿出切实可行的安全威胁解决方案。再次是做好安全威胁发生后的宣传报道工作。企业和企业档案管理部门应该掌握宣传报道的主动权,统一信息公布源和公布部门,通过召开新闻发布会等方式,向公众告知安全威胁发生的具体情况、企业解决问题的措施等内容,发布的信息应该具体、准确。避免给政府、企业、公众错误的信息,导致无端猜疑。最后是做好安全威胁的善后工作。企业和企业档案管理机构要积极做好安全威胁的善后工作。此项工作的主要任务是消除安全威胁处理后遗留问题和挽回安全威胁给企业带来的负面影响。安全威胁发生后,企业形象肯定会受到影响,公众对企业会非常敏感,要靠一系列善后管理工作来挽圆影响。第一,对安全威胁处理进行总结。对安全威胁发生的原因、事件处理的组织、安全处理计划、安全管理决策等方面的工作进行回顾和总结,吸取经验教训.“吃一堑,长一智”,不断积累安全威胁处理的技能、提高处理安全威胁的能力、完善安全管理计划。第二,要对存在的安全问题进行整顿。多数安全威胁的出现都与管理不善有关,通过安全检查和安全评估等方法。针对存在的安全问题提出整改措施,责成有关部门限时逐项落实,完善安全管理工作。

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