从四维关系谈高校教务秘书的沟通协作能力

摘 要： 文章从教务秘书与学校教务处、院系领导、教师、学生四个方面简要分析了高校教务秘书工作的四维关系，在这四个维度的基础上提出教务秘书所需的三个沟通协调能力：业务沟通协调能力、思想沟通协调能力、情感沟通协调能力。

关键词： 四维关系 高校教务秘书 沟通协作能力

高校教务管理工作是一项繁杂的系统工程，要做好这项工作首先要对工作有清晰的分类，为此，本文分析了教务秘书工作与学校教务处、院系领导、教师、学生的关系，并在这四维关系的基础上提出做好教务秘书这项工作应具有良好的业务沟通协调能力、思想沟通协调能力、情感沟通协调能力。

1.高校教务秘书工作的四维关系

1.1教务秘书与学校教务处

高校教务处和院系教务秘书是高校教务管理工作的组织者和实施者，教务处是学校管理教学工作的主要职能部门，教务处的工作状态反映一个学校整体教学工作的状态。院系教务秘书是高校二级教务管理机构的主体，是教学管理队伍中最基层的教学管理人员，院系教务部门需配合并最终执行教务处各个科室所下发的工作，如教材征订与发放、课程安排、考务工作、教学场所协调等，教务秘书具有不可或缺的桥梁作用[1]。

1.2教务秘书与院系领导

教务秘书是院系教学工作的重要管理者，在教学副院长和各教研室主任的领导下，处理日常教学行政等事务，完成学院领导交办的一些事务。此外，教务秘书要深入教学工作第一线，了解和掌握教学工作的运行情况及教学计划的实施情况，收集师生对教学方面的意见和建议并及时向分管领导汇报，为领导决策提供参考。教务秘书还要协助院系领导做好教学计划、课程教学大纲的制定或修改和落实工作；协助院系领导做好教学检查工作；协助院系领导组织教师参加精品课程建设、特色专业建设、讲课比赛等教研项目的活动，是学院各个领导教学工作方面的得力助手。

1.3教务秘书与教师

教务秘书为教师提供最直接的服务，包括通知文件精神，为教师提供最及时的教务信息，如学校、院系教学工作的转变、各个节假日的放假安排、学期教学周的安排、因重大事件影响教学的通知或通报等；处理教师紧急突发事件等如调课和停课；为教师核算教学工作量；组织和提醒教师开展教研活动，申报教研项目等；直接将教师的意见建议向上级主管领导或教务处反映。

1.4教务秘书与学生

教务秘书在日常的管理工作中，通常要与学生班干部接触，通过班干部的配合，组织好各级各类考试工作，包括期中、期末考试和英语四六级考试及国家级、省级计算机等级考试等；鼓励或协助组织学生参加实践、竞赛和社团活动。此外，教务秘书还需要为学生解释培养计划和各项规章制度，指导和帮助学生选课；为学生学习提供方便，保障他们如期完成学业；及时核查学生学分修读情况，对应届毕业生进行毕业资格和学位核查，对取得学分相对较低的同学提前发出警示；有时还需要配合学院学工部门接触一些特殊的学生，如考试作弊学生，休学学生，延长学制学生等。

2.从四维关系谈教务秘书的沟通协作能力

沟通是使内部密切联系和协调一致的基本环节，是改善人际关系的重要手段。教务秘书要同时和教务处、院领导、教师、学生打交道，是四者之间沟通交流的桥梁，与学校、院系各部门、各系或教研室之间保持密切的联系，这就要求学院教务秘书有较强的沟通协调能力，充分考虑到各方的特点和需求，保证高效率的工作，建立起互助合作的融洽关系。

2.1业务沟通协调能力

学校的教学活动要顺利进行，就必须加强各个部门和人员之间的业务沟通。业务沟通的目的在于保证信息准确及时地上传下达或平行流动，使教学活动的任务和目的顺利实现。文件传达、接待来访、咨询服务、请示汇报等都要求教学秘书具备良好的业务沟通协调能力，前提是教务秘书要有一定的专业知识，熟悉本系专业的教学环节、课程和专业，掌握教师授课的信息，在沟通时要迅速及时，办事不能拖拉；沟通符号应明确易懂，具有较强的条理性，切忌模棱两可、含糊不清；沟通渠道应畅通无阻[2]。

2.2思想沟通协调能力

处理教师的各种突发事件时，如临时停调课、考试安排冲突，以及各种原因引起的教师教学事故等情况，作为教务秘书要灵活、机智地采取行之有效的补救措施，保证教学秩序的正常运行和教师交流时，注意语言表达方式，避免激化矛盾。这就要求教务秘书“热心”、“诚心”、“知心”，教师有困难，尽力帮助；讲真话，有诚意，遇到个别教师出言不逊、恶语伤人，在思想上要准备“容天下难容之事”，相信事实和真理。这种沟通思想的良好反应，就会在教学工作中化为潜在的动力，相反，如果教务秘书喜怒无常、冷漠、推卸责任就会导致与教师关系紧张，情绪对立，从而影响教学工作。

2.3情感沟通协调能力

与学生沟通时必须平等待人，要把自己和对方的位置放平，营造一种轻松、愉快的气氛。这样，感情交流才可以顺畅进行，协调工作也容易取得成功。特别是对待一些特殊学生，如考试作弊学生，要换位思考，由于对方所处位置不同，看问题的角度不一样，有可能导致意见分歧，或发生冲突。因此要通过换位思考，不能一味指责，配合学工部门使其真正认识到错误，达到协调的目的。此外，由于教务秘书平时接触最多的一类学生是班干部，在布置工作当中应充分调动班干部的积极性，保证管理工作的高效性[3]。这些都要求教务秘书掌握一定的心理知识，培养自己良好的情感沟通协调能力。

3.结语

从教务秘书管理工作中的四维关系分析不难发现，良好的协调沟通能力对教务秘书有着重要意义，高校教务处应重视教学秘书的继续培养工作，提高沟通协调能力。且高校教务秘书应不断探索教务管理工作中沟通协调能力培养的有效途径，这样才能更好地为学校、领导和师生服务。

参考文献：

[1]张鲁潮.浅析高校教务管理机构的服务性[J].考试周刊，2011，79：193-194.

[2]陈瑞，方长青.新时期高校院级教学管理工作初探[J].科教导报，2012，12（上）：186-187.

[3]李园乐.浅谈高校二级学院教学秘书能力结构与个人发展[J].高教研究，2012，10（344）：211.