科技期刊PDCA循环法质量管理

［摘要］

科技期刊不同于其他种类的刊物，具有较强的知识性、专业性、学术性及持久性等特点。本文就全面提高科技期刊质量，结合科技期刊自身的特点，尝试将PDCA循环法全面质量管理的理念和方法运用于期刊编辑部的日常管理工作中，以期建立由期刊全体编辑人员参与的出版物全过程质量管理体系。

［关键词］

科技期刊;PDCA循环法;质量管理

一、发展现状

中华文化丰富多彩、博大精深，独具特色的语言文字及浩如烟海的文化典籍渊源流传。然而随着电子产品的日渐普及，人们提笔忘字的现象越来越严重。在我们日常工作学习生活中，语言文字及语法等错误无处不在，即使是经过严谨的文字编校过程的以学术理论为主导的科技期刊之中语言文字的差错、不规范现象也比比皆是。究其原因各种各样，既有编校工作方面的问题、也有编辑人员自身文化修养及学术水平方面的问题。随着我国科学技术及经济社会的快速发展，科技期刊已成为我国科学技术事业的一个重要有机组成部分，科技期刊事业得到前所未有的迅猛发展，从1949年建国时期的80种到目前的6000余种［1］，由各高校主办的高校科技期刊数量在改革开放以来犹如雨后春笋，进入一个全盛的发展时期，目前已达1276种［2］。其学科领域基本上涵盖了我国经济社会发展的全领域，形成了支撑我国科学技术和经济社会发展等方面一系列比较完善的期刊体系。其水平和影响力也得到了大幅提升。然而，随着经济社会的不断深入发展和科技期刊数量逐年递增的情况下，出现了重复办刊、刊登论文内容空洞、编校质量低下、编辑部管理混乱等等问题。本文从高校科技期刊全面质量管理角度出发，运用PDCA循环法，从选题策划、编辑加工、审定发稿及发稿后的编辑处理工作等方面实施管理，以期全面提高高校科技期刊的学术质量、编辑质量和管理质量。

二、存在的问题

目前在我国高校科技期刊的出版发行等一系列过程中，均不同程度存在着管理粗放，不规范的问题。大大影响着期刊的质量及期刊社前行的步伐，具体表现如下。

(一)管理不规范、缺乏专业性

目前，大多数学术期刊都隶属于某一个单位或挂靠在某个部门，或是某一所高校的一个部门。尤其是高校科技期刊，均以高校学报编辑部的形式或学报办的某个刊物的形式存在着，真正走向社会、自负盈亏、独立存在的少之又少。因此受到学校整体教学行政管理的约束，缺少专业性和针对性，有些高校将学报编辑部归属为行政部门，其管理方式与行政部门同样;而有些高校将其归类于教辅部门，受到教学与行政双方面的管理，责、权、利不明，管理粗放又缺少规范性。其原因既有制度上的客观成因，也有管理理念上的主观原因。根据《出版管理条例》规定，出版学术期刊，必须要有明确的、符合条件的主管和主办单位。因此就容易出现上述情况，造成了管理上的不规范，同时也带来学术领导层面的行政化［3］。

(二)编校不规范、质量差

编辑工作贯穿整个出版工作，是出版工作的中心环节，由编辑人员所承担。由于编辑人员是办刊的主体，毫无疑义的是出版工作的骨干力量，而编辑人员的各项素质直接影响刊物的质量，是控制刊物质量的关键。一期刊物，即出版物从选题策划、组稿、审稿到编辑加工、校对、编排、封面设计等等诸多环节，自始至终都离不开编辑人员的主观意识、文学素养、学术知识等方面能力高低的影响。据了解，目前各高校学术期刊编辑部的稿件初审一般均由编辑人员承担，因此，每位编辑人员要对来搞进行真实性及科学性方面的判断，又要对来稿进行评价与选择，这些都需要编辑人员具备较高的学术素养和较强的责任心。然而，有于种种原因，许多高校对科技期刊的重视程度不足，导致没有细致规范的管理规章制度，无论是对学报编辑部的管理还是对编辑部的编辑人员的管理，均不同程度的存在管理不规范现象。因此导致部分编辑人员工作态度懒散，干好干坏一个样的消极工作态度，缺乏责任心，进而导致影响期刊的质量，乃至影响学校的名誉。

三、用PDCA循环法实施管理

根据上述问题分析，科技期刊质量管理既包括对编辑部工作的管理，也包括对编辑人员的管理;既包括对工作流程的管理，也包括对编辑工作各个层面的管理。汪玲，夏黎明，汪晓等人认为，科技期刊工作的全面质量管理包括全面期刊工作的各个方面、全程整个编辑工作流程的各个环节和全员所有参与期刊工作的人员及工作对象的质量管理［3］。本文对编辑工作全过程引进PDCA循环法进行管理，即把PDCA循环法中的计划、实施、检查、处理各个阶段分别对应编辑工作中的选题策划、编辑加工、审定发稿及发稿后的编辑处理工作，螺旋流动上升，以期对期刊全面质量管理提出建议，使期刊迈上新台阶。PDCA循环是由美国质量管理专家戴明博士所提出的，它诠释了全面质量管理所应遵循的科学程序。使我们的思想方法和工作程序更加条理化、系统化、图像化和科学化。这个程序的全部过程，即对某项工作的质量管理进行制订计划和组织实施、实现目标总结的过程，这个过程为一个不停顿的周而复始的运转的过程。PDCA循环是爬楼梯上升式的循环，每转动一周，质量就提高一步，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能进一步完善每一项工作，直接影响着一个组织发展与进步，即原地踏步还是持续进步(如图1所示)。对于管理者来说，为了提高产品质量，首先要提出一个目标，为了实现这个目标就要有个计划(P);计划制定之后，就要按照计划实施具体步骤(D);当完成这些工作以后要进行检查(C)，看是否实现了预期目标;通过检查找出问题和原因;最后就要进行处理，将经验和教训制订成标准、形成制度(A)［4］。在期刊编辑管理工作中我们全面引进、试行PD-CA循环法。从选题策划、组稿、审读、审改、审定、编辑加工、校样处理、刊发、总结等期刊工作的总体流程进行分析、检查、总结及改进。实践证明，采用PDCA循环法能有效地达到管理期刊质量的预期目标。期刊编辑管理工作中PDCA循环法的四个阶段:P(计划PLAN):编辑工作中的选题策划环节D(实施DO):编辑加工、校对、出版环节C(检查CHECK):审定发稿、评估结果环节，总结本循环工作中存在的问题A(处理ACT):提出改进意见环节，为下一期循环提供改进和标准化推广建议

(一)计划阶段

这个阶段是PDCA循环法管理程序的起点和依据。应在新年度来临之前，时间上应与上一年度最后一期期刊共同进行。依据上年度的总结和提出的意见建议，并有针对性地制定本年度期刊的栏目策划、选题、组稿等工作。具体到栏目名称、实施负责人及完成时限等。以《财经理论研究》为例，我们除加强宣传外，还组织每位编辑学习同类优秀期刊，从实际出发，结合自身特点，创建特色栏目“区域经济”与“丝路经济”。拟定组稿计划，一方面约请知名专家撰稿，稿酬从优，另一方面不拘泥于高职称、高学历，以稿件质量为选稿标准，多方吸引优秀稿件。通过PDCA循环管理法策划、选题、组织优秀稿件，办出刊物特色。根据《财经理论研究》期刊的特点，我们努力办好财经理论方面的研究，突出刊物的理论性与专业性特色。我们除了向专家约稿外还在网页上刊登《征稿启事》，不但扩大了期刊的影响力，还保障了一定数量的稿源。通过实施PDCA循环法管理程序在每一次循环组稿过程中有效地提高了来稿的质量及数量。

(二)实施阶段

这个阶段是建立PDCA循环法管理程序的实质和核心阶段。需要将计划阶段的目标具体化，责任化。建立质量管理负责人及质量保证体系，把完成目标任务的时间、要求及改进目标等落实到责任人身上。指定专职编辑、责任编辑和执行编辑等负责刊物的具体实施。首先依据计划阶段的组稿情况选择稿件，再依据统一编排规范编排稿件，并设立审读制度，严把稿件编排质量关，建立健全期刊全面质量管理保证体系。无论是科技期刊还是一般期刊，都存在出版工作环节多，工序复杂等特点，这些特点又无形中就增加了全面质量管理的难度。因此我们从人员质量、工作质量、产品质量几个方面入手细分全面质量管理工作，降低难度［5］。人员质量:重视对编辑人员质量管理的教育，树立质量第一的观念，定期召开编辑业务学习会，加强每位编辑人员的主人翁意识，从自身做起，积极主动参加相关业务培训，要求规范编校标准，不断提高编辑人员的业务水平。工作质量:主要从编辑编校工作与工作方法方面入手，狠抓关键环节和工序。定期召开编委会议，听取专家、学者的意见;专门设立审读室，强调加强文章的审阅工作，多层次把关，将期刊质量做到最好。产品质量:主要从设计质量、纸张质量及印装质量等方面着手，把好形成成品的重要环节。作为经济管理类学科期刊，几乎每篇论文中均有图和表，还有很多公式，因此狠抓图表质量是把好产品质量的主要指标之一。《财经理论研究》每期内页图表近100项，每张图表的处理都要求精益求精，一些作者提供的图表经过排版，放大以后像素会降低，缺乏清晰度难以达到满意效果，无法使用，这就需要编辑人员对其进行再加工工作，针对这一问题，我们积极探索解决方案，对编辑人员进行培训，掌握图表的排版业务，最终实现了适合本刊特色的，较为完善的图表纠错、排版工作流程，既提高了图表质量，又节省了时间和排版费用。

(三)检查阶段

这个阶段是建立PDCA循环法管理程序的关键和保障阶段，即检查计划的实际执行情况。为保证期刊的质量，就必须对刊物整个出版过程进行全程监控，不仅要检查组稿、选稿的恰当与否，还要检查编辑工作中的编校全过程，并将检查制度化、规范化。孟子曰:不以规矩，不能成方圆。做人如此，更何况一个编辑出版部门，一定要将各项工作制度化，规范化。必须严格坚持《期刊出版管理规定》、“三审制”等相关规章制度。

(四)处理阶段

这个阶段是建立PDCA循环法管理的总结和升华部分。在总结这个出版周期里的各个环节中的成功经验，制定标准，形成相关文字内容，为下一个出版周期提供好的经验。以《财经理论研究》为例，在纸刊出版后，编辑部主任组织全体编辑及编审人员召开学习讨论会，总结前3个阶段的工作，分析刊物质量、考核栏目建设情况以及优秀论文的转载率等，找出问题、明确责任、提出改进措施。

四、小结

创建优秀期刊，组建品牌栏目都离不开质量优良的稿件，刊载论文的质量永远是科技期刊的生命。经过多年的办刊经验，我们成功地研发了一套适合自身学报编辑部发展的按照PDCA循环管理模式制定的全面质量管理程序。并且严格按照编辑部制定的方针和质量管理目标进行管理，做好计划(P)、实施(D)、监督(C)和检查(A)等工作，对期刊质量进行全程严格监控。每位编辑人员、审读人员除了要服从全局的利益，服从统一指挥、调度外，还要建立各编辑室和各道工序的工作规范管理制度，明确各类业务人员的具体工作和相关责任，使期刊全面质量管理工作迈上新台阶。

［参考文献］

［1］邱均平，燕今伟，刘霞，等．中国学术期刊评价研究报告［R］．北京:北京科学出版社，2013．

［2］刘小燕，姚远．改革开放以来高校科技期刊统计分析与前瞻［J］．编辑学报，2015，(10):433．

［3］汪晓，汪玲，关键．编辑创新与期刊特色《放射学实践》的转型之路［J］．中国科技期刊研究，2002，13(4):332．

［4］曹荣桂．医院管理学［M］．北京:人民卫生出版社，2003:159，162．

［5］朱思群，赵其斌，李玉坤．科技期刊内部运营的全面质量管理［C］．郑州:第5届中国科技期刊青年编辑学术研讨会论文集，2005．

［6］高平亮．我国数字出版产业发展现状及策略分析［J］．财经理论研究，2016，(5);83－89．

作者:乌丽娜 单位:内蒙古财经大学