基于工作流技术的人事档案管理系统研究

摘要:本文从系统目标、角色分析、系统框架、工作流四个方面对基于工作流技术的认识档案管理系统进行探讨。所涉及的系统提高各个环节的自动化程度,从根本上提升企业的核心竞争力。

关键词:工作流技术;人事档案管理系统;角色

中图分类号:TP311.52文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 10-0000-01

Personnel File Management System Based on Workflow Technology

Wei Wei,Lei Yingjing,Gao Qiang

(Lanzhou Petrochemical Company,Lanzhou730060,China)

Abstract:In this paper,system goals,role analysis,system framework,four aspects of workflow based on workflow technology knowledge of file management system.Involved in all aspects of the system to improve the degree of automation,fundamentally enhance the core competitiveness of enterprises.

Keywords:Workflow technology;Personnel file management system;Role

一、工作流技术简介

工作流起源于生产企业和办公自动化领域,它是由英文单词workflow翻译过来的。它描述了在不同领域的日常工作中具有固定程序的活动。这些活动可以被分解成预先定义好的子任务,由具有一定权限的角色来执行这些子任务,同时规定这些任务必须按照一定的规则来执行,并且对任务的执行情况进行监控。通过使用工作流描述实际工作的流程,达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目的。

二、工作流技术优点

对于引入工作流的组织,能够在软件开发和业务两个层次中受益。

(一)工作流管理系统能够简化企业级软件开发甚至维护。

1.降低开发风险,通过使用状态和动作这样的术语,业务操作、开发人员使用同一种语言交谈。

2.实现集中统一,业务流程经常变化,使用工作流管理系统的最大好处是:业务流程的实现代码,不再是散落在各种各样的系统中。

3.加快应用开发,软件不用再关注流程的参与者,开发起来更快,代码更容易维护。

(二)对于业务流程管理带来极大的好处,在自动化业务流程之前,分析并将业务的规格化是一件较难的事,但会有很高效率的工作。

1.提高效率,许多流程在自动化过程中会去除一些不必要的步骤。

2.较好的流程控制,通过标准的工作方法,提高了业务流程的管理。

3.改进用户服务,因为流程的一致性,提高了对用户响应的可预见性。

4.灵活,跨越流程的软件控制,使流程可以按照业务的需要重新设计。

5.业务流程改进,对流程的关注,使它们趋向于流畅和简单。

三、基于工作流技术的人事档案管理系统的设计

人事档案管理系统一般包括人事档案、职称评定、培训记录、奖惩记录、考勤与加班、人员调动、职务调整、离职登记、考核与奖惩、工资管理、办公管理及辅助信息等多个方面内容。下面,从系统目标、角色分析、系统框架三方面对基于工作流技术的认识当官管理系统刚展开分析。

(一)系统目标

充分利用工作流技术的基础上,建立一个灵活方便、准确安全的人事档案管理系统系统,建立B/S模型下实现业务功能的信息处理系统,使得用户能够从重复、繁琐、以人工方式操作或分散的单一系统的工作状态中解脱出来,从而达到降低成本提高工作效率、增强竞争能力,目的从人事档案管理的具体需求出发,实现人员调动、人员培训、人员档案记录、人员薪酬计算等的科学高效的工作流流程化管理系统。

(二)角色分析

针对人事档案管理系统中用户的特点,我们采取基于角色的权限控制,来确保不同的用户拥有不同的权限:

1.用户分为普通用户(员工)、普通管理者(部门经理级)、决策者、超级管理员。

2.一个用户属于一个部门,一个部门下有多个用户,一个部门只有一个领导。

3.一个用户可以具有一个或多个功能操作权限。

4.一个用户可以开始一个或多个流程,一个流程只有一个发起者。

5.一个流程对应一个流程模板,一个流程模板可以通过启动产生多个流程实例。

6.具有创建流程模板权限的管理员用户可以创建一个或多个流程模板。

其特点是,由于企业用户变化较多而角色相对变化较少的实际情况,使角色关系具有相对稳定性和易维护性。企业员工管理经过多年的信息化工作,大部分人员都具备一定的计算机应用能力,并有一些专门的系统维护人员,根据用户工作的性质系统的用户分为四类用户群体:

系统管理员:具备较好的计算机和数据库知识,能够对系统进行日常的维护工作。

科级管理人员:根据自己的岗位职能,操作系统的相应模块,完成自己的范围工作。

部门主管领导:负责工作流实例的监控、取消、暂停一个实例的执行,并随时查看实例的运行状况;

经理:审批所进行的工作。

四、工作流的总体流程

工作流程定义指业务过程从出发点到要达到的目的或最终实现的目标,包含工作流程名称、过程启动判断和终止条件、系统监控信息等属性。在人事档案管理系统中,许多业务流程都体现工作流,如职称评定、人员调动、职务调整等。每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理,最终到达流程的终点。工作流程可以是互相直接连接的,也可以是交叉或循环进行的。

根据职工的职称评定管理过程,依据工作流模型的过程定义,人事部门从公司总部得到评定计划,评定信息,被评定者到人事部门递交相关资料,人事部门经过商议,决定最终人员,人员信息录入信息库。整个流程基本按照职工的职称评定过程的工作流流程完成,同时也和其它数据库交叉进行。

五、总结

基于工作流的人事档案管理系统实现了人事档案管理业务自动化,实现了业务工作流程的自动化,减少了因为工作交接造成的延误和误差,提高了企业对客户的响应速度。

参考文献:

[1]范玉顺.工作流管理技术基础[M].北京:清华大学出版社,2001

[2]史美林,杨光信,向勇.工作流管理系统[J].计算机学报,1999