签证档案工作现状与对策

随着中国与世界各国在政治、经济和文化等方面交流的日渐频繁，出国签证已成为如今人们茶余饭后谈论的一个热门话题。出国的人多了，签证工作量也随之加大，因此产生的签证档案也非常多。如何让签证档案管理更加规范、更加有效，成为了目前签证的又一个工作重点。

秦皇岛市出国人员签证处是面向全市政府各职能部门及企事业单位出国从事公务活动的人员以及出国探亲、访友、学习和商务考察的人群提供签证服务工作的窗口单位。是我国首家拥有签证自办权的地级城市，送签的所有档案资料无需递交到省外办签证处，而是直接递交北京外交部领事处，同时从外交部领事司获取的签证信息也是最新最及时的。

近年来，秦皇岛市出国人员签证处充分领会并严格执行外交部领事司的相关签证政策与规定，高度重视文本档案管理以及签证数据库的更新工作，严谨规范档案工作，签证处档案工作非常严谨，严格执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，坚决做到专组专柜存放档案资料。接待处设有临时档案柜，内有各国的签证申办要求及信息表等（样表及空表）;档案室存放着卷宗档案，其中政府批文单独组卷，严格管理，不予外借。签证处注意更新签证数据库，及时清理临时档案柜中的无效档案，做到签证档案全新鲜，做到一次性告知，提高了办事效率，创造了社会和经济效益。因此，签证通过率几乎做到百分百。

一、什么是签证档案

（一）因公签证

因公出国是中国各级政府或国有企事业单位派出并全额资助，持中国外交护照、公务护照和因公普通护照出国从事公务活动。各审批部门严格审查出国团组的人员资格、人员组成和出访目的，审批通过后由统一各级政府外事办公室的专人集中送至外交部和外国驻华使领馆办理签证。因公签证档案包含签证申办材料、签证政策性文件、签证简讯等。

1、签证申办材料：包含政府批文、境外邀请函、申请人个人信息表、申请人派遣单位的派遣信、照会、申请表照片等等。签证档案是以出访团组为单位进行组卷，以文本档案和电子档案管理形式进行留档。出国团组资料按批序进行组卷，每月小整理，年度大整理，装订成册。档案以文本文件和电子文件两种形式共同保留。

2、签证政策性文件：主要来源于外交部和地方政府，不定期发放，分红头和非红头文件两种，多为机密文件不对外借阅。所有文件经主管领导和有关专办员阅读和签字后，统一保留。

3、签证简讯：是外交部领事司定期发放给地方政府签证部门的期刊，不定期发放。此部分档案工作专业性极强，内涉及各国最新的签证要求，具有时效性，留存时间最多5年。

（二）因私签证

因私出国签证是申请人以前往外国定居、探亲、学习、就业、旅行或从事商业活动而办理的签证。申请人按照签证目的国的签证要求准备材料，然后由申请人本人或申请人委托的机构，前往目的国的驻华使馆领事处或签证中心办理签证。

因私签证档案主要由有资质的签证代办机构留存。与因公签证不同，基本上因私签证档案不做长时间留存，最多2年。档案主要是签证申请人的签证申请表、通讯录以及签证讯息整理文件。

因公签证档案多是文件，要求档案员工作严谨，遵守工作纪律，签证文本文件归放至档案室，不能乱丢乱放，不向他人泄露签证申请人的任何信息。电子签证档案专人使用，绝不外借，网络也实行单独联网，以确保信息不外泄。

必须进行周期性档案整理，不需要归档的文本档案，需专人用碎纸机进行清理，然后丢弃。

（三）领事认证

领事认证工作是一项政策性和业务性很强的工作，也是一项最贴近民生的工作，服务品质的好坏直接影响到我党在群众中的形象，政策性掌握不好直接影响我国的国际公信力，并且直接影响当事人的使用情况。对于业务水平和服务品质的要求，成为领事认证工作的主要工作，专办员严格执行认证收件程序，与市第一公证处、第三公证处和昌黎公证处保持着即时联系，每份认证件我们都根据外交部认证网站的相关认证要求，认真审核，逐项落实。正是因为我们有着严谨的工作态度，认真负责的工作作风，使得我们在送往外交部办件前纠正了许多不符合规定的错件，为当事人缩短了办件时间，并保证了公证书的正常使用。为全面了解我市认证年受理量，我处主动与市贸促会和出入境检验检疫局联系，时时掌握我市认证量，为了解我市对外交往程度提供了可靠的依据。与去年相比，认证量大幅度提高，2014年全年共办理领事认证297批587人次，涉及31多个国家。

二、签证档案范围与存在问题

（一）档案材料收集要及时和完整

签证档案收集量的多少是没有固定规律的，除了固定每月几期的《签证简讯》、政策性文件和签证专办员会议资料等档案外，档案量受申办出国团组及人员数量影响，团组少人员少组卷量就少，团组多人员多组卷量就非常多而且繁琐，因此，及时收集签证档案非常重要。收集是档案整理的根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的工作情况。

团组档案主要按时间顺序进行分类，每周小整理，每月大整理，并在月底集中装订成卷。这类档案在日后工作中，会多次被借阅查看，尤其是团组成员的个人信息资料必须保留完整，不能遗漏，如散落在一个临时档案盒里，借阅后不能及时收回，必会出现遗失的情况，这将直接影响到出访领导和成员日后再次出国的审批及送签，因此签证档案必须做到及时而且完整。

（二）文本档案与电子档案需同步留存

文本档案与电子档案同步留存，主要是针对因公团组签证和个人因私签证档案而言。鉴于上述情况，档案员要求签证专办员准备文本及电子两套签证材料进行提交。签证处电脑系统是安全的，有专人进行安全维护，签证专办员和档案员可同时保留电子签证档案，便于时时查询，也避免了因档案员不及时整理档案而出现丢失现象。

此外，2013年开始外交部下发的《签证简讯》由纸质资料转为电子讯息，即通过签证专办员的专线短信息和指定邮箱进行传递。只有重要的签证讯息，会通过纸质资料直接下发给各签证单位。专办员在收取电子签证讯息之后，会摘出重要的讯息，以文字的形式输入到电脑中，按月进行整理，然后打印出来交给档案员留存。

（三）科学分类，合理归档

依照2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》附件中8.6.2规定， 简报、情况反映、工作信息等档案需保留 10年。签证部门主要留存的签证简讯及签证团组及个人资料，也是按10年期进行保存的。合理归档不仅便于查询查证，还会为日后清理减轻工作量。出国团组签证档案分团长档案和成员档案两大类，团长档案按要求进行编序装订，团员档案就不能也如此整理了。很多团员的信息资料都是重复的，档案员整理时需与签证专办员进行透明沟通，重复的全部剔除，精简后进行方可装订留档。

三、签证档案管理对策

申办因公出国签证作为一项政策性和业务性都很强的工作，一直以来是签证处的工作重点。签证处不断强化主动意识，掌握最新签证政策与资讯，坚持以人为本，与外交部签证处时时保持顺畅，巩固已有的良好关系。加强统筹协调，提高重点团组的签证工作效率。签证处加强了对重点团组的指导与协调，提前介入、全程调控，按倒计时的办法准备签证手续，留足签证申请时间，加快签证进程，有效保证了团组及时获签、及时成行，受到出访单位的肯定与好评。讲求诚信交往，实事求是。签证处严审签证材料，提高对伪造邀请函的辨别能力，及时制止个别团组的违规行为，坚决不递交含有伪造邀请函的签证材料，既保障了签证处的声誉，又保障了出访团组的声誉。签证处默默无闻扎实的工作，换来了100%的签证通过率。2014年，我处共办理因公签证63批259人次，涉及20多个国家。

因私签证是一项要求细致并贴近民生的工作，业务水平需要不断的积累和扩展，通过一年的努力和实践，因私签证业务水平大大提高，送签的国家越来越多，送签的方式和类型也逐渐增加。随着我国改革开放的不断深入，我市市民对外交往越来越多，各国驻华使馆逐步放宽了申办因私签证要求。为满足我市市民出访的需求，专办员经常反复讲解同一个国家的要求，对年龄大的出国人员不但需要耐心的告知，还要帮助联系海外家属告知需要提供的签证材料。为了避免当事人再多来一次，更为当时人早送签证，能够按时顺利出访，特别是遇到网上填表，专办员经常加班完成制件工作。贴心的服务，换来了客户的良好评价，受到市民的高度认可，今年与去年同期相比，因私签证量大幅提高，共办理因私签证168批291人次，涉及17多个国家。

三年来，签证处在稳步推进因公签证业务的基础上，继续巩固因私签证、领事认证、外文翻译、游学留学等其他业务领域的工作成绩，创新服务方式，不断更新服务理念，收到了内获效益，外获口碑的良好业绩。签证处办理了因公出国团组203批777人次，组173卷，因私出国452批865人次，组206卷。由于工作成绩突出，社会反响很大，签证处荣获了“工人先锋号”、“文明服务窗口”、“先进基层党组织”“职工先锋号”、“外事工作先进单位”“十佳党员示范窗口”等光荣称号。

（作者单位：秦皇岛市出国人员签证处）