企业培训档案信息化研讨

一、企业培训档案的管理及利用

企业培训档案的管理主要指培训档案的收集、整理及保存。依据培训档案的分类，分别建立工作档案、课程档案、讲师档案、学员档案。借鉴人事档案的整理要求，对培训档案进行编排整理。在保障档案规范完整的基础上，利用信息化手段实现档案便捷的分类查找。企业培训档案的利用主要体现在两个方面。一是对已完成的培训工作进行评估，如是否实现培训目标，是否达到培训效果，培训老师的业务能力与技术水平是否胜任等；二是通过对培训档案的挖掘，总结出有利于未来培训工作开展的经验与方法，同时利用课程档案可实现培训知识的有效传播。

二、企业培训档案信息化的意义与可行性分析

(一)企业培训档案信息化的意义所谓企业培训档案信息化是指利用计算机技术，将企业培训档案电子化，实现资源的及时、高效利用。培训档案信息化后，使用便利、查询高效，员工使用不受空间与时间的限制，可大幅度提升工作效率。此外，信息化的培训档案易于保存，容量大，并且易于高效传播培训知识。(二)企业培训档案信息化的可行性分析1.技术视角的可行性分析。培训档案信息化系统要求实现以人力资源部门为核心的管理员后台管理、学员与讲师前台查询、录入等独立的子系统。当前较为流行的B/S架构系统能够实现系统高内聚、低耦合的要求。2.法律视角的可行性分析。培训档案信息化主要牵涉的法律问题包括著作权及商业秘密权问题。现行的《著作权法》及《反不正当竞争法》对上述问题有一定约束与制约，特别是随着以依法治国为核心主题的十八届四中全会的召开，通过立法抑制计算机技术带来的法律难题将进一步得以实现。3.应用视角的可行性分析。培训档案信息化系统的应用涉及三种角色，分别是管理员、培训师、学员。管理员通过后台操作实现需求。培训师与学员在前台中具有不同的独立子系统，实际操作不受时间与空间的限制，具有极强的操作性。

三、企业培训档案信息化系统的建设方法

1.面向全员需求的培训档案网站建设。网站建设是实现培训档案信息化的必要部分。对于“用户”而言，培训档案网站是“用户”查阅、获取相关信息的载体与直接界面，“用户”通过登录培训档案网站进入培训档案信息化系统，获取自身的相关信息。企业可根据自身实际需求对网站进行具体设计，如可将企业培训新闻与培训档案网站相结合。培训新闻作为外显内容，宣传企业培训工作开展情况，在培训新闻页面上设置登录进入培训档案系统的链接。2.面向长期保存的培训档案数据库整合。根据培训档案类别，培训档案信息化系统需分别整合工作档案、课程档案、讲师档案、学员档案四个数据库。四个数据库应分类独立整合，整合过程中应借鉴人事档案整理方法，确保规范、完整。实际使用时，每个数据库面向不同用户的“可见级别”不同，但其中的课程档案应该面向全员，特别是课程档案中的视频文件可以成为构建企业网络管理学院的重要组成部分。3.面向实际应用的信息化系统功能设计。该系统后台由管理员管理，具有培训管理、学员管理、讲师管理、课程管理、职位管理等功能。前台包括学员子系统与讲师子系统两个独立系统。学员子系统包括个人信息、课表查看、课程检索、课程评价、意见反馈、讲师查询等功能；讲师子系统包括个人信息、查看课程、查看学员、考勤录入、成绩录入、意见查看等功能。企业可根据实际需求对各角色的具体权限进行有保留的设置。三个角色均通过培训档案网站登录、验证身份进而进入系统。

四、结语

培训档案信息化已成为培训档案管理发展的必然趋势。按照培训档案类别，分别构建对应数据库，依托计算机技术建设培训档案网站及信息化系统功能设计的模式，可有效实现培训档案便捷查询、利用以及大容量、高质量的保存，积极促进企业人力资源管理工作的发展。

作者：邓辉 柳东威 单位：中国汽车技术研究中心