本科学生档案利用现状分析

高校学生档案利用工作现状的原因分析

社会原因。当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自己的档案持漠视态度。[2]目前，非公企业发展迅速，这些企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在校期间形成的档案；有的企业收了学生档案也只是放在人事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录并不重要，也没有利用的必要。

学校原因

1领导重视程度不高，档案机构不健全，档案利用宣传不到位。一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。郑州地区的14所本科院校只有郑州大学、河南工业大学、华北水利水电学院、郑州轻工业学院、郑州师范学院、黄河科技学院6所学校建立了独立档案馆，其余学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室），也有未设置独立档案科（室），而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的，具体情况见表1、表2。由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚少，甚至一无所知。如表3显示，高达69%的同学认为档案的价值只是参考价值，教育作用却只有28%的同学选择，可见，学生对档案的价值和作用了解得不多；了解《高等学校档案管理办法》的同学仅占2%,98%的同学表示不太了解甚至不了解；对本院校档案利用相关规定有所了解的也只占37%，均不足全部调查人数的二分之一；高达61%的人竟对本院校档案馆（室）馆藏的基本情况一无所知。

2档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。调查显示，在有档案利用经历的学生中，36%的人表示，档案馆（室）工作人员服务态度不够友善，不理想的利用经历严重影响学生本人及周边人群对档案的利用。在所调查的14所本科院校中，只有6所拥有独立档案馆的学校建立了档案网站，其他均无相关网上系统。在设有网站的6所学校中，只有河南工业大学和黄河科技学院有网上查询服务功能，郑州轻工业学院虽设有查询端口，但链接出错无法实现查询，其他三所学校均无实际查询功能。这造成学生个人以及用人单位网络查询困难，不能满足网上查询档案信息的需求，必须到实地的档案馆（室）才能得以查证。

学生原因。学生，包括在校生和历届毕业生，都是学生档案的主人，也是学生档案利用的主要群体之一。在调查中发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。具体调查数据如表4所示。解，剩下80%的学生了解不多甚至不了解，对自己档案的不知情进而导致63%的学生基本没想过利用自己在校期间形成的最原始、最重要的记录材料。在涉及具体问题时，如毕业后学籍档案的查询事宜，能正确选择去档案馆（室）查询的学生仅占所调查人数的19%。学生对档案利用的不了解很大程度上源于本身对档案信息的不关注，如调查所示，经常主动关注档案相关信息的学生仅占4%，96%的学生不怎么关注。由此可见，学生的档案意识淡薄、对档案关注度不高是造成学生档案利用率较低的另一个原因。

加强高校学生档案利用工作的对策

重视学生档案工作，完善基础设施，注重档案队伍建设。

1档案馆（室）的基础性建设是做好学生档案管理及利用的最基本的条件。学校要加大资金投入，加快档案馆（室）的基建步伐，如现代化设备的添置与更新、学生档案信息数据库的建立与维护、档案网站的开通与运行等。

2档案工作人员是档案工作的主体，是做好学生档案利用工作的关键所在。领导的重视很大程度上能提高档案工作人员的积极性、主动性和创造性，学校主管领导可不定期召开档案工作会议，加强档案工作人员对学生档案管理及利用重要性的认识，努力培养其爱岗敬业的精神，增强其责任感。同时，创造条件，增加档案工作人员在职培训、进修和与其他高校交流的机会，一则提高其竞争意识和档案利用服务意识，二则提高其业务素质、工作能力，尤其是现代化管理知识和技能。总之，档案工作人员要在理论学习和实际操作中，不断发现新问题、探索新方法，变被动服务为主动服务，扩大学生档案服务范围，深化学生档案服务内容，切实提高学生档案利用的数量和质量，充分发挥学生档案在其生活、就业等方面的作用。

扩大学生档案宣传面，加强学生档案宣传力度。档案机构可结合本校实际情况，开展形式多样、内容丰富的档案利用宣传活动，注意传统方式与现代方式的有效结合，并注重实际效果。传统宣传方式一般是通过条幅、宣传窗等校内媒体进行档案相关法律法规、学校档案利用的相关规定的宣传。网络信息时代，在做好传统宣传的基础上，还要注重现代方式，在调查中，有64%的同学希望通过网络及其他电子信息来了解档案馆（室）及相关信息，可见利用网络手段进行宣传备受欢迎。

1充分利用学生访问较多的网站。将有关学生档案的新闻和通知挂到学生处、校团委网页上，而不仅仅公布在档案馆（室）主页上。也可在这些网站上添加有效链接，以满足用户对档案馆（室）网站的访问需求，尤其是校外用户。另外，尚未建立独立档案馆（室）网的高校可以在当前热门的网站，如人人网、腾讯网等开通档案相关页面。用户与之成为好友后便可随时了解并获取学生档案利用的最新动态。

2尝试高校通和QQ等新的交流工具。学校档案部门工作人员可将院系档案工作人员导入高校通和QQ好友中，院系档案工作人员可将所在院系的学生导入好友中，形成学校-院系-学生三级沟通链，便可将最新档案消息直接发送给学生，也能在用户利用档案遇到疑问之际进行实时在线咨询。如此，既有利于在校生档案意识的培养，也有利于历届毕业生对学生档案信息的及时获取。

加强学生档案教育工作，培养和提高学生档案意识。做好学生档案教育工作是培养和提高学生档案意识的重要途径，但并不是通常意义上的档案专业教育，而是指做好非档案专业学生的通识教育，使学生能够系统、全面地学习档案知识，接受档案教育，并基本掌握运用档案信息的方法，[3]以此增强档案利用意识。调查显示，高达79%的学生有接受档案教育的意愿，这表明多数学生认为档案教育具有一定意义。如何开展学生档案教育工作，可从多方面采取措施。

1要选择理论基础扎实、实践经验丰富的老师作为档案通识教育的引导者。因为学生档案工作相对比较枯燥，涉及内容比较单一，日常学习生活所牵涉的又比较少，所以要培养学生对该课程的兴趣，必须选择一位合适的老师。

2要注重讲授的内容和方法。档案教育不仅要传授一定的理论知识，包括相关的法律法规、学校的有关规定、学生档案包括的内容与重要作用，而且要注重实际操作能力的培养，尤其是学生档案检索的方法和技能的传授。老师可在课堂上模拟档案检索的过程，并让学生参与其中。形式多样的教育方式既可提高学生上课的积极性，又能增强学生实际操作的能力，为今后的档案利用打下良好基础。

3要分阶段进行档案教育。根据学生所处的阶段特点分别开展内容、形式不同的教育，包括入学教育、常规教育、强化教育三个阶段。入学教育是为了初步树立学生的档案意识；常规教育目的在于巩固和深化档案知识，增强档案意识；强化教育则是在学生离校前将今后可能涉及的档案问题进行分析，如档案的传递、保管形式、在校的最长保管期限以及期满后的去向等，帮助学生了解档案的实际用处。[4]

本文作者：毛灵芳杨永钢郭静作者单位：郑州大学信息管理系