伊妹儿共享部门工作日历

某公司网络部分散独立作业的员工比较多，个人与部门的工作日程“两张皮”、“各自为政”的情况比较普遍。新任王经理得知Outlook 2007新增了日历共享功能，使用普通电子邮件就可以发送工作日历，在减少会议的同时增强了计划性，于是指示部门员工全部改用Outlook 2007。

井井有条排计划

以往网络部将工作日历放在公司内部网上，不仅在外出差的员工看不到，在家的员工也是“看不看凭自觉”。自打王经理编写并发送工作日历共享邮件之后，大家再也不好意思找托词了。

周末，王经理打开Outlook 2007，选中“导航窗格”中的“日历”（见图1）。

图1

图2

选中日历中的9∶30至10∶00区域，双击打开图2所示窗口。接着在“主题”框中输入工作内容，在“地点”框中输入工作地点。必要时在窗口下方输入注意事项。如果升旗仪式的结束时间不是10∶00，可以选中图2“结束时间”右边的时间，按照10∶00的格式输入新的时间（如“9∶50”）；可以为当前工作设置颜色类别。单击图2中的“分类”按钮，选择一种颜色类别，图2“主题”上方即可显示选择的颜色；还可以在如图2中设置“提醒”，单击“提醒”下拉按钮选择时间。此外，单击菜单中的“声音”，可在“提醒声音”对话框选择声音文件。

完成一系列操作后，单击“保存并关闭”按钮，把升旗仪式这项工作添加到日历中。接下来重复上面的操作，把一周内的其他工作逐个添加进来。

电子邮件发计划

安排好一周工作日历，王经理就可以像普通电子邮件那样发送了。

图3

单击“导航窗格”中的“通过电子邮件发送日历”，在“日期范围”下拉列表中选择“指定日期”，然后在图3中设置日历的“开始时间”和“结束时间”。接下来选择工作日历中包含哪些信息，单击如图4中的“详细信息”下拉按钮打开列表，根据需要选择“仅可行性”、“有限详细信息”或“完整详细信息”。必要时可以单击“高级”右边的“显示”按钮，展开对话框以后选择下方的复选项。最后确定，Outlook 2007显示名为“xx日历―邮件（HTML）”的新邮件。按常规方法在“收件人”框内填入电子邮件地址，单击“发送”按钮就可以将其发送给部门全体员工。设置“已读”和“送达”回执，王经理对邮件收看情况“一目了然”。

打开邮件看计划

网络部员工有每天接收邮件的习惯，打开Outlook 2007按F9就能接收所有邮箱的邮件。选中“导航窗格”中的“邮件”，再选中“收藏夹”或“邮件文件夹”下的“收件箱”，选中“收件箱”中的日历邮件，就可以在“阅读窗格”中看到图4所示的内容。

图4

在邮件中查看日历∶将鼠标放入如图4滚动条所在的区域，可以上下滚动查看日历和每天的计划。邮件中的日历用蓝色字体显示了当前工作日，单击某一工作日可以直接跳转并显示当日的计划。每日计划中用蓝色字体显示的是工作内容，单击即可显示时间、主题、地点、提醒以及忙闲状态。

图5

Outlook 2007中查看日历∶单击如图4所示邮件左上方的“打开该日历”，单击“替换日历”或“作为新日历打开”（见图5）。再单击如图1中的“后退”或“前进”按钮，使窗格中显示对应工作日历的日期，就会并排显示员工个人和王经理编写的两个日历。两者可以并排同时滚动。部门工作日历中的项目可以添加到员工个人日历中，“公私兼顾”起来更加方便：单击选中工作日历中的某一项目，按下Ctrl键将选中的项目拖到个人日历中的合适位置。如果一个Outlook 2007用户收到了多个日历邮件，打开后选中“导航窗格”中的“日历”，再选中“所有日历项目”下的用户名称，就可以在窗口中看到这个人的日历了。

Outlook仅仅是用来收发邮件的吗？不。除了在本地保存、自定义分类处理邮件，我们还可以借助它实现强大的提醒、任务、会议、日程管理、备忘录等功能。曾有一个Outlook在我身边，我没有珍惜，等到顿悟之后才后悔莫及，如果给我一个好好研究的时间，那就是――现在。（注：本文介绍的方法CFan编辑部已经开始使用，效果不错！）

小提示

除了使用电子邮件发送工作日历以外，还可以把日历放到Office Online或支持WebDAV协议的网站。右击要发送的日历标签，选择“到Internet”子菜单下的“到Office Online”或“到WebDAV服务器”。