高校学籍档案管理走向说略

摘要：本文从高校档案管理的角度阐述了目前高校学籍档案管理现存的问题及今后的走向，为提高学籍管理的科学性和档案管理现代化提供了参考。

关键词：高校　学籍档案　管理　策略

高校学籍档案是学生在校学习期间逐步形成的记载学生学习经历的原始材料。一份完整的学籍档案，能真实地反映学生在校所学全部课程的成绩，升学、留级、休学、复学、转学、转专业及综合表现等情况。从高校学籍档案的形成过程看，它是大学生在校学习期间留下来的未经任何改动的原始材料。具有很强的可信度和真实性。因此，正确处理目前高校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理模式十分重要。

一、高校学籍档案管理状况

在高校学籍档案管理工作中，多数高校在宏观上对学籍档案管理工作比较重视，但仍有少数高校对学籍档案工作重视不够，意识淡薄，在学籍档案的规范化管理及具体工作上还存在诸多问题，面临很多实际困难。

1　案卷质量不高。纸张破损。各教学系一般在学生毕业后才将学籍档案移交到学校档案室，由于这些部门没有符合档案保管条件的库房和设备，也没有专职人员从事保管工作，学籍档案得不到科学的管理，一定程度上造成纸张发潮变霉、变黄破损，不利于学籍档案的永久保存。

2　时间编目混乱。有的学籍档案年度分不清，尤其是预科生、插班生和延长学制的学籍档案，有的归到插班前的年度，有的又归到插班后的年度，时间混乱，难以查找。

3　标准不统一。由于部分高校在学籍管理方面没有制定一个规范的标准，学籍档案的编目，检索工作一般都是有档案室负责，但在各系移交的标准不一、规范程度不同的学生学籍档案基础上进行编目、检索工作，显然难以卓有成效。

4　检索方式陈旧。部分高校提供学籍档案利用的方式，是到校档案室进行手工检索。这样，提供利用的效率不高。加上以前的学籍档案管理不够规范，没有统一标准，档案资料杂乱无序，查找时相当困难。因此，学籍档案的检索手段有待进一步改进，

5　培养模式复杂。很多高校并不是单一的本科教学模式，还有短期培训、成人教育、大专教育、专升本教育、远程教育、函授教育、高师卫电教育、研究生教育等，造成学籍档案的多样性和复杂性。这样就增加了学籍档案收集工作的复杂性，给收集学籍档案齐全、完整带来困难。

6　学籍档案内容不完整。部分高校对学籍材料管理往往是教务处负责学生的学习成绩和学籍变动的记载，学生处负责学生的奖惩情况，而学生每学期参与重大事件、活动后的鉴定材料则由各系辅导员负责完成，形成多头管理，给档案材料的收集造成了许多麻烦。如果部门之间互相沟通不够，容易使学生在校期间一些重要情况不能集中反映到学籍档案中。使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。

二、高校学籍档案管理走向

1　完善管理制度，实现规范化管理。建立一套完善的、科学的规章制度，建立明确的办事理念，严格执行各项制度是高等学校学籍档案管理工作的基础。在此基础上，在实践工作中不断总结经验。进一步创新，改进方式，努力实现学籍档案工作的系统化、规范化、制度化。各高校应当根据相关文件精神，制定适合校情的学籍档案管理制度。各个环节必须要有专人负责，建立校、系两级管理岗位责任制，减少随意性。避免人为因素的干扰，确保工作万无一失。

2　增强高校学籍档案管理意识。树立档案意识是做好学籍档案管理工作的重要内容。高校档案部门和档案工作者要增强档案意识。必须认识到档案管理工作特别是学生学籍档案管理，对高校教学评估以及高校教育长远发展的重要作用。有关人员必须认真学习《档案法》以及党和国家在档案方面的有关政策和相关法律。真正地从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，它可直接影响到整个学校的档案工作，影响到用人单位对毕业生的全面了解，影响到高校毕业生的就业和高校的长远发展。

3　制定周密的收集方案。学籍档案是对学生入学到毕业的整个过程进行的一系列管理工作，是对教学活动的原始记录。因此。学籍档案的建立，必须伴随整个教学活动过程，按其自身的特点和原则进行。一份健全、完善的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤、学习成绩、思想品德、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业、毕业去向等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学生处及各院系等部门。因此。需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采取多种形式的搜集，在搜集学籍档案以前就要主动搜集相关基础资料，并能主动加强与相关部门的联系，及时收集到位。由于数据来源不同部门，质量和格式难免参差不齐。因此，在收集时务必检查，必须坚持随时收集，随时登记，发现问题及时纠正，提供材料的原始数据要准确无误、真实可靠，确保归档材料的准确性和真实性。

4　充分利用现代信息技术，提高办公自动化水平。高校应为学籍档案管理的现代化提供一定的资金支持，配备档案现代化办公设备。如各个系的教学秘书应配备电脑、打印机、复印件、扫描仪等。这是实现学籍档案现代化管理的必要的硬件条件。利用技术和设备，实现学籍档案的现代化和自动化，对于改革档案管理手段、改善档案管理条件、有效提供利用具有重要意义。

5　遵循学籍档案的建档原则。学籍档案产生于教学活动中。是人才培养过程的原始记录。因此。学籍档案管理人员要严格执行教育部及地方教育行政主管部门的有关规定，对学生从入学到毕业的学习成绩、思想品德、考核记载、转专业、留级、休学、复学、转学、毕业等方面作完整的记载，并按规章制度妥善保存，从而形成完整的学籍档案。在平时的学籍档案管理中。要按档案规范化原则及时进行整理。不仅要做好平时的立卷工作，还要及时归档，避免材料失散，确保档案的完整。对学籍管理的内容必须实事求是客观的记载。不得弄虚作假，对含糊不清的问题必须及时调查核实。只有这样，才能做到事事记载真实，件件查之有据，真正体现学籍档案的真实性和完整性。

6　做好学籍档案信息资源的开发工作。随着教学改革的不断深入，学籍档案管理必须采取有效手段适应和满足现代化教育的需要。学籍档案包含丰富的信息。内容繁多，提高查准率和查全率。必须运用现代信息技术管理学籍档案。首先，要做好基础材料的录用工作。其次。高校学籍管理部门应与全国高校学历电子注册联网，建立一个完整的学生学籍管理信息系统。从新生的录取开始。加入学生在校期间的信息管理，直到学生毕业的全部材料。贯穿学生在校期间的整个学习过程，形成一个完整的学生学籍档案。学籍档案记载了学生自入学到毕业整个学习生活的历程。是学生在校期间的最真实，最可靠，最具备参考价值的资料，同时能为用人单位全面了解毕业生提供重要的凭证。具有较高的参考价值。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性，更重要的是会影响到对一个人的全面了解和对人才的合理使用程度。因此，收集和利用好高校档案，是高校档案管理工作的重要任务，我们必须采取有效措施加快高校学籍档案建设步伐。

总之，学籍档案管理工作是一项细致具体又繁忙复杂的业务工作，从事这项工作所付出的不仅是艰辛的劳动，还包括极大的耐心和责任心。档案工作者要努力学习，与时俱进，以高度的敬业精神，在实践中不断探索，不断总结经验，认真做好学籍档案管理工作。为稳定学校的正常教学秩序，提高教育质量提供重要的保证。让档案信息资源及时有效地为社会提供服务，使档案开发工作走上规范化、制度化、科学化、现代化的道路。

杨红岩：河南周口师范学院中文系。