论信息管理在工程招标中的具体运用

摘要:本文就工程招标中前、中、后期的信息需求进行研究,全面解读工程招标中所需的采集信息、价格信息和反馈信息,阐释信息使用的环境、目的、频率和质量要求,以确定信息管理在实际工作流程中的具体应用,从而突出说明有效掌握与沟通信息资源的重要作用。

Abstract: In this paper,the early,middle and late period of information needs in the bidding agent are researched,the required collect information,price information and feedback information in the bidding agent are given a comprehensive interpretation,interpretation includes information use environment,purpose,frequency and quality requirements to determine the specific application of information management in practice work,and explain the important role of effectively control and communication information resources.

关键词:信息需求;信息管理;招标

Key words: information needs;information management;tender agent

中图分类号:G20 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)30-0048-01

1工程招标的信息需求

工程招标业务流程:采集需要招标的工程信息获取项目签订委托合同招标公告资格预审编写招标文件编制最高限价踏勘现场投标答疑受理投标开标评标定标发中标通知书合同谈判与签订合同履约阶段的管理。在这个业务流程当中,信息的需求在每一个环节都无处不在,根据业务流程发展阶段,可以把信息划分三个阶段。

1.1 前期:采集招标的工程项目信息工程项目是建筑市场的客体,是市场主体的“标底”,是建筑市场信息体系中重要的内容之一。

1.2 中期:价格信息招标机构在获得项目后,应当在招标人委托的范围内承担招标事宜。机构的信息需求主要集中在有关资格预审的信息,编制招标文件所需的信息等;工程造价信息,包括概预算定额、市场价格信息、市场供求关系等;编制标底需掌握的信息,国家、行业、地方有关技术标准、工程量计算规则、相关定额标准和信息、市场价格信息、现场地质、水文及施工条件和环境等。

1.3 后期:反馈信息工程招标机构掌握着非常详细、准确和全面的工程项目信息。工程招标机构可以采取适合的方式将这些信息提供使用。同时,招标机构也可以得到这些企业的大量反馈信息,不断补充、更新、完善已有的数据资源,提高信息的使用质量和水平。

2工程招标信息管理的具体应用

2.1 工作流程和基本要求属于核心模块,主要功能包括招标项目策划、公告、编制文件、文件审查、网上预订开标厅、标书下载、澄清质疑回复、资料归档。招标全过程信息跟踪,做到即点即出的实时跟踪报表,按部门、按委托人、按项目的多条件选择,公司相关人员能够根据权限,查询到具体项目运行过程,公司领导能够实时掌握所有招标项目实际情况,总工办标书审查能够做到协同工作。

2.2 业务数据库主要有行业信息库、工程项目信息数据库、投标人信息数据库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络,动态掌握招标的内部信息、外部信息,做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。

2.3 业务辅助系统依据公司的招标文件范本模板,自动生成相应招标文件;在线查询登记开标厅和评标室;开标文件、评标表格、初步审查、电子清标、报价对比等辅助生成。

依据公司的评标报告模板,自动生成相应评标报告文本;依据公司的模板,自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书,投标保证金收取退还记录查询。

2.4 招标资料档案管理满足招标资料归档要求,针对业务实际情况,可实现全部资料归档、部分资料归档、欠缺资料动态催交、项目资料查询调用等管理要求。

2.5 业务数据汇总统计分析查询模块应具备分类汇总统计、按条件查询不同业务数据功能,满足公司业务协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要,数据应做到准确、统一。

2.6 工程造价模块主要包括定额及其配套文件信、人工、材料及设备、机械台班等各种要素价格信息和各类工程造价指数。定额主要是现行的消耗量定额及其补充定额、定额解释等;配套文件主要是一些国家、地方的规费、税金等的调整文件。人工价格含各类工种、不同技术等级的劳动力市场价格信息;建材信息包含了建材及设备价格、市场行情、价格涨跌趋势、物价指数等,其价格可以分为出厂价、供应价、工地价、零售价、批发价等形式;机械台班价格主要是各类机械型号租赁的市场价格。

3信息资源有效掌握与沟通的重要性

3.1 信息是做好各项招标工作的保证招标机构所应掌握的信息主要包括招标单位、投标单位、评标专家、招标管理机构等多方面的信息。招标机构不仅要充分了解招标人的意图,如招标人对工程的造价、工期、质量等要求,以及招标人资金安排的想法等,还应充分了解投标人的情况,如造价、质量、工期、技术和财务状况等,同时对于评标专家、招标管理机构的最新动态也应及时关注。招标机构也承担着与传达信息的任务。一方面,招标机构在承接招标任务后,应利用各种有效途径标讯,的标讯为越多的潜在投标人所了解,招标的选择性就越大;另一方面,招标机构应及时做好招标各方面的信息传递工作,在招标单位、投标评标专家、招标管理机构四方面之间架起单位、信息沟通的桥梁,努力协调各方面的关系。

3.2 建立招标机构统计制度是培育和发展招标机构的重要内容认定和监管招标机构资格,是法律和国务院赋予建设行政主管部门的职责。建立招标机构统计制度,掌握招标机构完整、充分的市场信息,加强招标机构管理,是依法实施监管的重要基础。建立招标机构统计制度,有利于形成良好的信息反馈机制,使政府及时了解企业和市场运行情况、发展规律,科学把握其发展态势,有针对性地加强监管和服务;有利于引导企业健康快速发展,更好地把握商机和规避风险。招标机构统计制度通过网络建立了统一的数据报送平台,利用信息化技术的优势,实现了部、省(市)两级审核的上报程序,减少了统计人员的来回奔波和人工统计繁琐的工作过程。

参考文献:

[1]高怀远.浅谈建筑工程招标[J].科技信息,2010.

[2]沈中友.信息化在工程招标中的应用研究[J].招投标研究,2009(12).

[3]黎林峰.信息化助力政府监管[J].热点,2009(17).