关于示范性中等职业学校后勤档案管理的思考与实践

摘 要： 后勤档案是示范性中等职业学校档案的重要组成部分，做好后勤档案管理工作对推动示范性中等职业学校可持续发展具有十分重要的意义。示范性中等职业学校后勤档案管理的现状仍不容乐观，加强示范性中等职业学校后勤档案管理仍需不断思考与实践。

关键词： 示范性中等职业学校 后勤档案管理 加强措施

随着教育事业的发展，越来越多的中职学校被评为示范性中等职业学校，我校被评为广西示范性中等职业学校之一。随着规模的不断扩大，学校的示范引领作用越来越明显，学校档案也越来越显现出它的重要性。示范性中等职业学校后勤档案建设水平的提高对教学、科研及师生生活乃至学校教育事业的发展都有着重要的促进作用。因此思考和探讨示范性中等职业学校的后勤档案管理，不论从理论层面还是实践层面，都具有深远意义。

1.示范性中等职业学校后勤档案的内容及范围

根据示范性中等职业学校评估和建设的要求及我校后勤档案管理的实际，在我校的后勤档案管理实践中，我们把学校后勤档案的内容及范围基本定为以下几类。

1.1文件类档案。它包括上级主管部门下发的政策条例文件；上级领导对机构设置、人员配备及任免、土地规划使用、基本建设、经费划拨、固定资产投资配备使用、水电建设要求及收费标准等方面的指示、批示、规定等文件；后勤部门向上级呈报的请示、报告、报表，等等。

1.2行政文书类档案。它是指后勤部门在日常管理中形成的文书材料，如各类工作计划、年度总结、职工年度考核、后勤管理规章制度、岗位职责、会议记录等。这些都是学校历史的真实记录。通过档案可以了解学校在示范性项目建设中的决策和管理、实施情况、财务状况等。

1.3基建类档案。后勤工作包括校舍、食堂和运动场所的维修改造和建设等基建工程，以及给排水、电缆安装、食堂锅炉安装等工程，这些基建工程在实拖过程中会产生一些文件资料，如招标文件、图纸、投标文件、招标会议记录、合同、工程图纸、设备设施技术装配图、说明书、规划图、校园版图、规划建设图、地下管网图、供电系统电网图、地图、测绘图、技术检测数据、各类机械和设施大修改造记录等。

1.4设备类档案。设备档案是后勤设备在购买和运行过程中形成的档案，包括合同、协议、验收报告、操作规程、全套技术资料及设备运行过程中形成的使用情况记录、维修保养记录等。后勤处拥有很多重要设备，如配电设备、食堂的锅炉等，这部分档案资料一旦流失，就有可能出现违规操作、保养不当等问题。当设备出现故障时，如对购买的时间、保质期、厂家的联系方式、维修记录等不了解，就不能很快和商家或厂家取得联系并及时维修，延误维修时间，就可能对教学、科研、学生生活造成影响，因此一定要将这部分档案收集齐全，归档，以备查找，使其更好地发挥作用。

1.5房地产业务类档案。学校房产档案包括学校各类房地产的综合情况。如相关的国家政策法规和学校房地产管理规定、房产面积资料、房源使用情况、教师住房分配情况、房屋产权登记资料、出租房管理等档案，这些档案为学校房地产管理提供了相关依据。

1.6账表类档案。包括后勤年度开支计划、报表、付款计划表、账表等。

2.后勤档案在示范性中等职业学校管理中的作用

2.1.对推动示范性中等职业学校可持续发展具有十分重要的意义。后勤档案真实记录着示范性中等职业学校后勤工作、活动的全过程，因此后勤档案信息不仅能提供记录，见证学校的发展，而且能为管理者提供正确决策、科学管理的依据，有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量，增强工作效率，对深入开展后勤工作具有重要的参考价值，为决策者起到参谋和助手的作用，使后勤管理服务水平不断提高，逐步向科学化管理迈进。如基建档案，它是记载学校建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录，基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。由于示范性中等职业学校基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是示范性中等职业学校工程建设的真实记录，又是整个示范性中等职业学校档案的重要组成部分；它既为示范性中等职业学校的建设、维修、管理、改扩建服务，又为示范性中等职业学校的经济建设和教育事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动示范性中等职业学校可持续发展具有十分重要的意义。

2.2为示范性中等职业学校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据。后勤档案是学校设备、设施管理和维修的重要依据，它能使后勤部门在日常工作中扬长避短、提高工作效率。比如一些埋藏在地下的管道、电缆，从表面看不见它的内部结构和位置，如果没有技术档案及施工图纸，要进行维护、维修是十分困难的，出现故障时不知道具置，就只能凭知情人的印象来估测位置并挖地三尺查找问题管道、电缆，这样既费力、费财、费时，又有一定的危险性，同时影响教学工作及师生的正常生活，影响校园环境的美观，对开展工作极为不利。缺少后勤档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了学校建设的变化和发展，为学校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，而且对学校发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；它不仅服务于今天，而且有利于未来，所以越来越受到示范性中等职业学校管理者的重视。

2.3后勤档案是示范性中等职业学校一种特殊的、不可再生的宝贵信息资源，是学校的宝贵财富。我校始建于1931年，是一所拥有80多年历史的老牌中职学校。近年来，随着学校总体规划的逐步进行，我校的基本建设接连不断，需要办理和查阅许多相关资料。随着示范性中等职业学校档案管理越来越规范，后勤部门的档案管理意识也应该逐渐增强。

3.示范性中等职业学校后勤档案管理的现状思考

3.1档案意识淡薄，资料收集不全。由于中职学校后勤队伍流动性大，人员不稳定，档案资料管理工作容易脱节，档案资料流向不清，档案管理职责没有落实到具体人员。