对于公路工程档案管理特点的探讨

摘要:公路科技档案是公路工程建设规划、设计、施工等活动的真实记录,科学地利用公路科技档案,是公路发展、建设、维护和公路正常运行的基本保证。科技档案是一种有限的,宝贵的信息资源,如何强化其管理的策略,是摆在每个公路档案人员面前需要认真研究的重要课题。 中国关键词:公路工程；档案管理 ；特点

Abstract: Highway science and technology archives is a real record of the highway engineering construction planning, design, construction and other activities, scientific utilization of highway science and technology archives, is the basic guarantee of highway development, construction, maintenance and operation of the highway. Science and technology archives is a kind of limited, valuable information resource, how to strengthen its management strategy, it is placed in front of each road archives personnel major issue.

Key words: China highway engineering; archives management; characteristics

中图分类号:U415 文献标识码文章编号

一、公路工程科技档案资料的内容 1.综合性文件资料 主要包括上级批准文件；计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料;工程有关的照片、录像、录音、光盘等。 2.公路工程及水、电、设备安装工程施工文件资料 主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料抽检记录及各项试验资料;隐蔽工程验收记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。

二、公路工程科技档案的特点分析 1.单一独立性。即一个单项工程竣工档案的整体性。这是工程档案最突出、最重要的特点。 2.真实性。工程科技档案是该项工程实体的一面镜子似的真实写照,是公路工程质量监督部门进行竣工验收的重要依据。 3.实用性。工程科技档案是该工程最原始的记录,通过档案,可以全面考核工程建设工作，检查工程是否符合设计要求。

三、公路工程科技档案管理需要解决的问题 1.档案材料不完整。档案材料不完整是公路工程档案存在的主要问题。 2.缺乏统一的管理模式。从科技档案管理机构上看，有的单位成立了专门的档案室，工程科技档案管理较好。有的单位则不然，工程档案由其他业务部门代管或由文书档案员兼管，形成的档案材料五花八门。 3.缺乏复合型档案管理人员。基层单位的档案管理人员专业素质较差，既缺乏档案管理业务知识，又缺乏相关的业务知识，难以适应工作需要。

四、严格公路科技档案管理制度 1.思想上要重视工程档案管理工作 工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，施工单位对公路工程科技档案在思想上重视程度不够。 2.建立健全科技档案管理制度 是做好公路工程科技档案管理的基础。为了加强对公路工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定，结合公路戒备实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。 3.严格把好竣工验收档案资料质量关 工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

五、加强公路科技档案收集力度 工程施工文件一般都是按阶段形成的。科技管理人员应围绕各个施工阶段的工作特点开展收集工作。 1.按施工阶段分期分批收集归档，对一些中小型工程，可在工程结束后一次收集归档;大型工程可按施工阶段分期分批进行收集归档。公路工程的施工一般要经过前期准备，设计施工和竣工验收等几个阶段。最关键的是科技档案部门要了解施工项目，完成时间，计划安排，工作进度以及科技文件材料的形成、积累情况等，以便有计划、有步骤地开展收集工作。 2.跟踪进行收集。为保证科技档案收集的完整性，档案管理人员要与各业务科室紧密配合，掌握各业务科室的任务。在一项科技项目结束或告一段落时，要及时催促该项目负责人和负责移交的科技人员进行交接工作。移交部门要根据规定，造册逐项登记，并由项目负责人检查是否遗漏，防止有些资料和数据留在个人手中，占为己有或认为无保留价值而随意弃之。

六、加强业务指导，强化公路科技档案的利用方式 1.业务指导要到位。首先可以从提高基层信息员的认识入手，站在时代的高度，增强信息员的历史责任感，培养信息员对历史责任的工作作风。其次，通过业务培训、专题讲座、传、帮、带等形式提高信息员的业务素质。以解决信息员能力偏低的问题。此外，还可以通过典型示范，检查评比等方法，激发科技档案信息员不断提高业务素质和工作能力的主动性和积极性。 2.提供阅览，便于科技档案的周转。科技档案部门在指定的场所接待用户阅览档案，阅后立即归还。阅览的方式对于科技档案室来说，可以分为本单位用户阅览和外单位用户阅览两种;有条件时，阅览室也应当分设。阅览的方式有利于保护科技档案的安全和提高。科技档案的利用率，便于科技档案的周转，利用者调卷数量不受限制。在阅览室为利用者提供利用，是科技档案利用的最常见的方式;既安全、经济又划算，为建设公路维护、扩建、改建等提供有力的支持。 3.利用科技档案为公路建设提供依据。高速公路建设飞跃发展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基础上，维护、扩建、拓展、建设施工，而原始的数据、图纸、底图和隐蔽部位的详细记录就是重要的依据和基础。这种依据是真实的、可靠的、实用的、准确的，是其他因素无法代替的。

七、强化公路科技档案信息化进程 1.为了保证科技档案工作的质量，一是要切实加强科技档案队伍政治思想建设，建设一支政治思想过硬、政策水平强、业务素质高的科技档案工作队伍是非常必要的。二是要对档案管理人员的角色重新定位。科技档案管理人员是信息资源的管理者，不但要具备科技档案管理专业知识，还要具备计算机信息技能，以应对数字时代信息量巨增的局面，更要掌握市场经济，法律，电子档案管理知识，从而适应社会对科技档案工作越来越高的要求。三是要加强对科技档案工作人员的爱岗敬业教育，开展科技档案管理人员定向培训。不断提升科技档案的管理水平和服务水平，使档案管理人员有针对性地更新自己的知识结构。为公路科技档案管理注入新的活力，为和谐社会建设做出新的更大的贡献。 2.强化科技档案管理的信息化进程。一是加大科技档案信息化建设的投入力度，加强对科技档案管理人员的计算机知识培训，为全面推进公路科技档案管理信息化管理创造条件。二是充分运用现代化管理手段积极开展公路科技专项档案信息化管理系统，建立科技档案信息库，把科技档案资料全部纳入信息化管理范畴，特别是对现场施工记录和后续维修记录，尽量做到直接录入计算机，对公路科技档案资料进行数字化加工，为全面实现科技档案管理数字化、信息化奠定基础。加快实现科技档案资料的计算机存储和网格查询检索。三是建立健全公路档案资料数据库，充分利用现代化管理手段，不断提高科技档案资料的开发利用效率和水平。

八、结束语 档案工作者无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到不断创新，努力做到人无我有，人有我优，人有我新，这样档案工作才能有高度、有特色，才具有生机和活力，从而实现档案工作的持续快速发展。

参考文献 ：

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