高校实物档案管理体系制度化建设

时间:2022-09-09 09:37:53

高校实物档案管理体系制度化建设

随着高等教育的发展,高校在办学过程中积累了大量内容丰富、形式多样的实物档案。实物档案是指以物质实体为载体,能够反映高校职能活动和历史真实面貌,且具有保存价值的特定有形物品。实物档案是高校档案的重要组成部分,是学校历史的精华,是办学历史的见证和结晶,更是学校文化精神的延续和传承,具有唯一性和不可再生性。因此,实物档案越来越受到各高校的重视,而实物档案管理体系制度化建设,是做好实物档案管理工作的重要保证。

一、高校实物档案管理存在的问题

高校实物档案是以物质实体为载体的一种特殊门类的档案,可由纸质、木质、陶制、石膏、水晶、玻璃、金属、布料、塑料等多种材质构成,具有载体特殊、形式复杂多样,形状、体积、规格、大小各有差异,占用存放空间,备份难度大,易受损坏,以及超大超重、非一人能搬运等特点。因此,目前高校实物档案管理存在以下诸多问题:

1.收集困难,散失较多。人们在思想意识上不重视实物类档案,认为只有纸质档案才重要,实物档案可有可无,想归就归,不想归就不归,工作中即使产生了一些有价值的、珍贵的实物档案也不及时归档,随便找一仓库堆放,无人管理,时间久了,散失较多。

2.管理方法落后。很多高校的实物档案收集归档后,只是简单地贴上标签,找一空闲房间一堆,再无人问津。

3.利用率极低。大部分实物档案收集后,存入库房,很少利用,从而失去了其价值。

二、高校实物档案管理体系制度化建设的必要性及其目标

高校实物档案管理之所以存在上述问题,其根源在于高校实物档案管理体系缺乏制度化。随着高等教育事业的不断发展,高校实物档案的内容越来越多,但却缺乏配套的相关管理制度,需要改变落后的、传统的管理方法。因此,高校实物档案管理体系制度化建设是极其必要的,制度建设是做好高校实物档案管理的重要保障。高校实物档案管理制度要依据国家和地方各项法律法规和规章制度,并结合本单位的实际情况制定才具有可执行性。开展制度建设的目标主要有以下几个方面:1.实物档案管理制度的建立。要按照国家法律法规及国家高等教育档案归档的要求,结合本单位实际情况制定实物档案管理办法或规章制度,不仅要明确高校实物档案管理体制和任务,更要对实物档案从形成到利用等各环节做出详细的说明。实物档案管理制度是高校实物档案管理工作的依据,能够完善实物档案工作体制机制,明确相关部门及相关人员的工作职责。对于实物档案管理者来说,实物档案管理制度能够保障实物档案工作按照规定顺利完成;对于高校实物档案工作的发展来说,实物档案管理制度能够进一步规范高校实物档案工作,提高实物档案管理水平,有效地保护和利用实物档案。

2.实物档案工作中各环节制度的建立。实行统一的实物档案管理制度,可以使实物档案管理工作更加具有规范性,可以完善实物档案管理手段,使各项工作程序更加规范化、科学化,使得实物档案工作按照标准化要求进行。对于高校实物档案工作来说,有了合理而规范的规章制度,从归档、立卷到利用不仅能节省时间,而且能提高效率。3.实物档案利用制度的建立。可根据利用者的各种需求,建立符合现状的服务机制,简化、明确各项利用制度,更加体现便捷性、灵活性。例如,学校团委在参加校级以上的活动中获得的一些奖状、奖杯等,如需要摆放在本部门,只需部门到档案馆递交归档清单,档案馆给实物档案编号标签,登记入账,实物就可以存放在该部门。有的部门办展览,需大批、长期借出相关实物档案,只要进行登记即可。这样,既提高了实物档案的利用率,也提高了利用者的满意度。

三、高校实物档案管理体系制度化建设的具体措施

高校实物档案由于载体特殊,形式多样,内容丰富,所以,在实际管理工作中存在许多难点,具体体现在高校实物档案的收集、立卷和利用环节上,因此,高校实物档案管理体系制度化建设应从以下环节入手:

(一)高校实物档案收集制度的制定

1.实物档案归档范围的规定。归档范围包括以下内容:题词、题字、画册、签名簿、信函、明信片、录取通知书;奖状、证书(校级以上);奖牌、牌匾、奖杯、锦旗(校级以上);本校作废印章;校庆纪念品;学校互访礼品、纪念品;建筑物设计模型、展板;教具、科研样品;学校及各单位成立以来使用过的牌、匾,各时期的工作证、学生证、校徽等样品;个人捐赠的个人物品。

2.实物档案收集方式的规定。收集可以采取多种形式:(1)严格按照实物档案归档范围的规定,定期向产生实物档案比较多的部门如校办、宣传部、外事处、各实验室等收集实物档案。(2)对于存放在学校各有关场所的其他实物档案,档案部门要做好随时收集的准备。(3)学校发生的一些重大活动所形成的实物档案,如上级领导、社会名人、校友等来学校视察所产生的字画、礼品等,档案部门应安排专人及时跟踪,尽快组织人力收集,以保证实物档案齐全、完整。在收集过程中,要注重特色,要把收集的重点放在对本校发展有重大历史意义、有利于提高学校社会地位、具有查考利用价值的实物档案上,如学校知名教授或学者的手稿、工作日记、信函、毕业证书以及教学、科研方面的获奖材料,进而形成实物档案的收藏特色。

(二)高校实物档案管理制度的制定

1.实物档案分类的规定。收集的目的是为了今后的利用,如何使实物档案更便于利用,制定科学的分类模式及分类细则非常重要。我们的做法是把实物档案分为十大类,取“实物”的汉语拼音的首字母“SW”为实物档案类别代号。根据实物档案制成材料及用途大体可分为:SW11类,题词、题字、画册等;SW12类,奖状、证书;SW13类,奖牌、牌匾、奖杯等;SW14类,本校作废印章;SW15类,校庆纪念品;SW16类,学校互访礼品、纪念品;SW17类,建筑物设计模型、展板;SW18类,教具、科研样品;SW19类,学校及各单位成立以来使用过的牌、匾,各时期的工作证、学生证、校徽等样品;SW21类,个人捐赠的物品。实物档案的档号统一采用“年度号+分类号+件号”来表示,一个具体实物作为一个保管单位。如:收集一幅2015年的书法题词,编号为2015.SW11.1,第二幅就是2015.SW11.2,等等,按顺序号排下去。

2.实物档案登记的规定。实物档案在登记的同时要编制文字说明。虽然实物档案感染力强,但其价值和内容实质都需要一定的文字来表达和进行补充说明。因此,编制文字说明是开展实物档案利用工作必不可少的重要环节。通常情况下,文字说明包括产生的时间、经手人、事由、实物名称、特征、来源及表明实质内容的文字材料,要与实物档案的检索目录内容相印证,才能方便利用。3.实物档案保管期限的规定。保管期限分为永久和30年。SW15类、SW16类、SW19类保管期限为30年,其他类保管期限为永久。

(三)高校实物档案利用及服务制度的制定

要建立实物档案借阅制度,设立实物档案借阅登记薄,内容包括:查档部门、查档人、查档目的、序号、档案号、查阅时间、归还时间、接待人和查档主要内容及利用效果。同时,要积极开展实物档案多种形式服务,实物档案具有很强的研究价值和利用价值,多角度、多渠道地为利用者提供服务,不仅可以实现实物档案的价值,还能增强利用者对实物档案的了解。如:为学校撰写党史校史、年鉴、大事记等提供重要的参考和凭证;建立学生教育基地,弘扬学校优秀的文化传统和杰出的教学成就;在校园网、党史校史数字博物馆、档案馆网站中,加强实物档案的宣传和展示,促进和激励实物档案归档的积极性,丰富实物档案馆藏。

作者:刘宇洁 单位:哈尔滨工程大学档案馆

参考文献:

[1]刘耿生.档案开发与利用教程[M].北京:中国人民大学出版社,2010

[2]李娟.论高校实物档案管理体系规范化建设[J].兰台世界,2012(9)

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