办公室行政管理的科学化

一、办公室管理的科学化,直接关系到上层领导的决策水平。决策是上层领导的主要职责,决策的正确与否直接关系到管理的成败。而正确的决策离不开对机关各方面情况的调查研究和对调查资料的正确判断,离不开获取和掌握大量的准确的信息。在这方面,办公室作为辅助领导决策的主要部门,承担着为领导收集信息、传递信息和提供咨询意见的重要任务。

二、办公室管理的科学化。关系到管理系统的协调运转。任何管理系统都是一个复杂的联系网络。在这个网络中,办公室处于中枢的地位,它不仅是领导的综合办事机构、信息参谋部门,而且是沟通、联系和协调领导与部门之间、部门与部门之间、机关与基层之间的桥梁和纽带。全局工作能否顺利进行、各方面的沟通和联系是否顺畅,取决于办公室这个“枢纽”作用的发挥程度。因此,办公室管理的科学化,将会更好地发挥办公室的枢纽作用,理顺各方面的关系,沟通领导与部门之间、部门与部门之间的联系,促进整个管理系统的协调运转。

办公室管理科学化的主要内容

办公室管理的科学化蕴涵着丰富的内涵。就当前实际情况看,主要包括办公室管理的制度化、程序化和自动化。

一、制度化。

办公室管理的制度化,是指办公室的管理有一套健全而又切实可行的规章制度,将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来,把办公室人员的行为纳入管理规范之中,使办公室的工作有章可循,有法可依。目前,应着重抓好如下几项制度:

第一,岗位责任制。岗位责任制是机关工作的一项根本制度,其实质是在明确办公室以及办公室各个科室的职责权限的基础上,划分每个岗位的权责,使办公室每一个人都各司其职,各尽其能,高质量、高效率地完成各自承担的任务,从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉等现象。在制定岗位责任制时,必须坚持以事定岗、以岗定人和精干效能的原则,从办公室的工作需要出发,凡工作任务重复的科室,该并则并;凡一个人能干的工作,就不分给两个人。同时,坚持职权责一致的原则,每个岗位都有相应的权力和责任,每个岗位的权力、责任都要规定得全面、明确、具体,能量化的尽可能量化,以便考核。

第二,会议制度。会议是传达指示、研究问题、形成决策、部署工作、总结经验的一种重要形式和管理手段。研究会议管理规律、提高会议效率已成为当今一门新兴的专门学问,是办公室管理科学化的重要内容。搞好会议管理必须着重解决如下两个问题:一是严格控制会议数量。如果无论大小事情都要通过开会决定,会议将会泛滥成灾,领导者的许多精力和时间也将消磨在茫茫“会海”之中。因此,必须按照中央要求切实精简会议,建立严格的会议审批制度,可开可不开的会议一律不要开;能小会解决问题的就不要开大会;能短会解决问题的就不要开长会。二是提高会议质量和效率。必须开的会,会前一定要有充分准备。注意开短会,开高质量的会。同时,严格会议纪律,杜绝迟到早退现象。做到议而有决,决而有行,防止拖泥带水、会议结论模糊不清。

第三,公文处理的制度。公文的处理是一项政策性强且细致复杂的工作,如没有一定的章法很容易出差错或造成公文旅行、公文积压,导致效率低下。为此,必须建立健全公文制度,提高办文质量,加速公文运转。具体来说,必须做好如下几点:一是规范公文种类。根据国务院1993年修订的《国家行政机关公文处理暂行办法》,目前我国行政机关的公文种类主要有命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、调查报告、请示、批复、函、会议纪要等十四种。这些不同的公文种类,各有一定的含义和应用范围,体现了发文机关的一定身份和机关之间的相互关系,注意不能乱用、混用。二是统一公文格式和固定行文关系。对公文的标题、主送机关、正文、附件、机关印章、发文日期、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度等一定要有明确的规定。同时,按照各自的隶属关系和职权范围、固定的行文关系行文,一般情况下不得越级行文请示。三是准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序,保证和提高公文运转的效率。

第四,安全保密制度。印章管理和保密工作关系到机关和企业的安全和各方面工作的顺利开展。因此,必须制定严格的印章管理制度、文件保密制度等有关的安全保密制度,并指定专人负责和定期检查。

二、程序化。

程序是办事的先后次序。程序化的管理可使各项管理活动按照一定的秩序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行,促进和实现办公室管理的正常化。它主要包括公文处理程序、会议安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。

实现办公室管理程序化的关键在于程序的优化。为此,制订程序时必须注意程序的可行性、有序

转贴于论文联盟 性、系统性和简捷性。可行性即程序 必须具体明确,必须以实际上能做到为前提。否则,再好的程序也是毫无意义的。系统性即程序本身就是一个有机系统,它必须考虑到各方面的因素和主客观条件,尽量预见到可能发生的情况,力求全面周到,统筹兼顾,不能顾此失彼。有序性即程序的各环节、各步骤之间必须按一定的次序前后衔接,不可颠倒、重复或错乱。简捷性即程序必须尽量简化,可有可无的程序一概删除。因为多一道程序就意味着多一道麻烦,就要多花人力、物力、财力和时间。因此,程论文联盟序设计时越少越好,要确定关键路线,减少重复的手续。当然,必要的程序不能借口简化而省去。

三、自动化。

随着科技的进步和社会的发展,以应用电子计算机为主要标志的办公自动化已应运而生。办公自动化为办公室信息的收集和传递,公文的处理以及其他管理工作创造了良好的条件,大大地提高了办事效率,促使办公室管理由传统的、经验的管理转向现代的、科学的管理。这是办公室管理的重大的变革。因此,办公室人员必须高度重视办公自动化在实现办公室管理科学化中的重要地位和作用,努力创造条件,积极地促进办公室自动化的进程。

办公室管理科学化的基本要求

办公室管理的科学化有多方面的要求。就最基本的要求看,主要是办公室自身的队伍建设和领导的重视和支持。

合理配置办公室内部机构。

合理配置办公室内部机构是实现办公室管理科学化的重要前提和基础。如前所述,办公室处于行政管理的中枢地位,它不仅是综合办事机构,而且是领导的参谋部,具有办事、咨询、信息、服务等基本职能,工作任务十分繁重。如果办公室内部机构不健全,人员配备不齐全、不合理或者素质低下,势必影响办公室管理功能的发挥。因此,为了实现办公室管理的科学化,首先必须合理地设置办公室的内部机构和配备工作人员,使办公室有一支较高理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力的精干队伍,以确保办公室各项工作的顺利开展。

二、要切实加强办公室队伍的思想作风建设。

办公室不应是“叽叽喳喳、婆婆妈妈”的场所,办公室人员应该具有较好的思想素养。为此,办公室必须抓好队伍的思想作风建设。第一,办公室人员必须注重学习党的路线、方针和政策,自觉地在思想上、政治上同党中央保持一致。在向上报告、对下发文、协调工作、答复问题时都要以党的政策为准绳,做贯彻执行党的路线方针政策的模范。第二,要有克己奉公、富于奉献的精神,不图名、不为利,甘当“铺路石”。要主动为领导服务,为基层服务,为职工、群众服务。第三,发扬实事求是精神,深入调查研究。要尽可能走出办公室,深入到实际中去,了解实际情况,掌握最新动态,向领导提供全面、准确、及时的信息。同时,主动做好查办督办等工作。第四,谦虚谨慎、热情待人,从根本上杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生。无论是日常工作的处理还是内外来访的接待,都要热情周到、文明礼貌,切忌态度冷淡、盛气凌人。

三、要注重业务素质的提高,使办公室人员具有较宽的知识面和较强的工作能力。

办公室的工作头绪多、内容杂、联系广、综合性强,这必然要求办公室人员具有较宽的知识面,能够了解马克思主义的基本原理以及管理学、法律学、高等教育学、逻辑学等学科的基础知识,掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术,努力做学识渊博、视野开阔的“通才”。

发挥办公室处理事务、搞好服务的作用,其次,对于办公室管理的制度化、程序化、自动化建设及办公室队伍的建设给予具体的支持和领导,切实加强对办公室人员的教育和培养。最后,提高办公室人员的待遇,解决有关人员的职称、职务等问题,以调动办公室队伍的积极性和主动性,开创办公室管理的新局面。