漫谈档案信息网络化

档案信息网络化就是在加强档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。

档案信息网络化是档案管理发展趋势

档案信息网络化是采用现代化的管理手段提高工作效率，由于计算机网络能与各处相连，且分布面广，同时具有双向传输功能，不仅能提供档案信息，还能获取与档案相关的信息，是传统手工操作及现在档案部门内部的计算管理系统无法比拟的。

1．可以实现资源共享。档案馆计算机系统通过网络化之后，各地的任何一个终端就可以使用网络中任何一个计算机系统存储的档案数据。在网络环境下。档案信息将走出档案馆，面向社会，面向大众，在更广泛的领域里为更多的利用者服务。这对于开发和利用档案资源，更好地发挥档案的作用都有着重要意义。

2．可以节约大量资金。计算机网络化后，相对增加了计算机存储容量，提高了计算机使用效率，可以避免软件研制方面的重复劳动，在使用其他软件时只要送去必要的数据，即可获得需要的结果，使硬件和软件得到充分利用，为国家节约大量资金。

3．可以增强信息开发能力。档案在网上利用的开展，可以解决档案人员力量薄弱，信息交流渠道不畅的实际问题，从而大大提高开发和传递档案信息的强度和力度，使档案工作进入良好的循环之中，以往档案人员为开发档案资源、档案利用而进行许多文献汇编，数字汇编、专题汇编等编研工作，运用档案网络化只需少量人力用在必要的档案原件查阅工作上，档案管理人员将有更多时间用于档案数据整理工作上。

档案信息网络化需要解决几方面问题

1．借水行舟解决网络财力。档案信息网络化是将档案信息通过网络输送到利用者手上，使档案信息资源达到社会共享。因此建设档案信息化必须有一定的财力支持，在一些地方，档案部门单独建立网络就财力而言是不可能的。为了既节约资金，又能实现档案信息网络化，必须在政府建立网站同时借助于政府力量在政府网站上占有一席之地，即把档案网站与政府网站衔接，也就是使用政府网站的服务器，档案网站只配备交换机和操作平台，这样既省钱、省力又见效快。

2．内外网相结合。档案馆在建立档案信息网络是要做到一套机器两套网络，即一套内网、一套外网，内网在局域网内运行，外网可直接加入国际互联网。这样做其一可以加速档案信息化的进行，档案馆可以集中力量搞好档案数据库的建设，对依法开放的档案直接录入互联网数据库，对未开放档案入局域网的数据库，一旦条件成熟就可以从内网数据库转入外网数据库进入互联网。其二可使数据库常年进行建设，不断充实数据含量。其三有利于正确处理档案保密与开放的关系。

3．数据库建设问题。档案信息数据库建设是实现档案信息化、网络化的核心，各级档案馆应当集中精力搞好档案数据库建设，在数据库建设要做到：(1)先建立文件级开放目录中心；(2)后建立未开放档案文件级目录中心；(3)对现行机关的档案要抓好文档一体化建设。在接收到期机关档案的同时，接收同期的文件数据库磁盘，然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录发送到互联网上。

4．档案上网范围。各级档案馆保存档案的来源十分广泛，有上下机关形成的，有下级机关形成的，有本身机关形成的，也有不相隶属机关形成的，还有民间及个人形成的。如果每个档案馆都将本馆保存的档案输入数据库，必将造成大量文件重复，其数据库的容量可想而知。因此，各级档案馆在数据库建设中应当以本辖区党政机关形成的档案为主，以本地特色档案为主。这样就可以大量减少档案信息的重复，使数据库更加精练、实用。

5．原数据库与网络数据库的衔接。在上网之前，有些档案馆已建立了数据库，但是山于上网时使用的软件不同，两个数据库的转换，有时很难实现。因此搞好两个数据库的衔接十分重要，在这方面档案部门对软件的使用要有选择，对一些技术含量低，不符合国家标准的软件要下决心淘汰，国家档案局要对档案软件市场进行清理，保证各类档案软件能与上网软件统一接口，只有这样档案信息网络化才能有希望实现。

(作者单位：哈尔滨市黑龙江省医院　150036)