提升档案服务水平 促进民企“二次创业”

时间:2022-08-31 09:28:21

提升档案服务水平 促进民企“二次创业”

萧山民营经济较为发达。2003年,浙江省民企销售产值超亿元的1367家企业中,萧山就有157家,占11.49%;销售产值超10亿元的78家中,萧山有15家,占19.23%。怎样适应民营企业“二次创业”的需要,抢抓机遇,主动接轨,提升档案服务水平,是摆在我们面前的一项艰巨任务和新的课题。近年来,尤其是2003年浙江省档案局、工商联发出《关于加强民营企业档案工作的通知》以来,萧山区档案局结合萧山实际,积极贯彻落实上级档案部门新的工作要求,进一步加大了破解这一难题的力度,通过依法监督、积极引导、热心帮助和诚心服务,全区民企档案工作的局面正在逐步打开,不仅亿元产值以上民企建档率又有新的提高,而且一批重点民企的档案工作正在走上协调发展的新路子。

一、积极引导,激发民企开展档案工作的内在动力

萧山区大量的民企已经走过初创时期,进入“二次创业”、素质提升的新阶段。正如萧山一位著名民营企业家所说,如果企业做一天算一天,就无所谓档案管理,而企业要持续稳定发展,做大做强,档案工作就很重要,不可缺少。企业发展之后,对档案工作有需求,我们档案部门就要因势利导,千方百计促使企业把潜在的需求和做好档案工作的内在动力释放出来,内外结合,形成合力,推动民企档案工作向前发展。一是抓当前。2004年初,我们对10家重点民企档案工作进行了调查、走访,大致摸清了基本情况。之后不久,我们又召开了民营企业档案工作座谈会,邀请26家产值亿元以上企业的分管领导和档案员参加,围绕“怎样做好‘二次创业’中的民企档案工作”开展研讨,倾听企业的意见,了解实际需求。我们还筹建了萧山区民企档案工作协作组,并组织了外出参观取经的活动。二是树典型。我们注重总结企业档案工作先进经验,并通过各种渠道,宣传万向、传化、航民、红山这些先进集团型企业的实例和做法,起到了很好的示范作用。三是谋长远。当今民营经济的发展壮大适逢其时。但企业面临的困难也很多。因此我们在开展民企档案工作时,应该多一分关心与理解,多一点亲和与主动,多开展一些直接面向企业的服务,增添一点档案服务人性化的魅力。同时,由于民营企业面广量大,需求不一,档案部门现有业务指导力量不足,要搞好服务,还必须另辟蹊径――组织社会力量,整合现有资源,开展横向、纵向联合,走社会化服务之路。我们准备根据企业的需求,一方面抓紧筹建档案中介服务组织,力争早日发挥其应有的作用。另一方面要更加扎实地做好业务指导工作,努力实现由微观管理向宏观管理的转变,增强档案服务工作的针对性、有效性。

二、诚心服务,积极为民企开展档案工作排忧解难

一是上门服务解难题。当企业档案工作碰到了难题的时候,我们档案部门即使人手再少、工作再忙,也要克服困难,搞好服务。如2004年年初,一家民营企业因要规范建档向我们求援。我局的分管副局长多次赶到现场指导,业务科的同志更是有叫必应,具体指导,并帮助物色合适的人手整理档案。在短短两个多月时间里,已为企业规范建档500多卷,帮助企业解了燃眉之急。二是加强培训。高素质的档案人才队伍,是做好企业档案工作的基础。但市场经济中的企业无不追求效益最大化。在民营企业中,机构的设置、人员的配备力求精干、高效,档案管理人员往往身兼多职。有些企业的档案管理人员不够稳定,造成档案工作徘徊不前。近年来,我们根据企业的意愿和要求,每年都举办档案业务培训和档案信息化知识培训,不断提高企业档案管理人员的专业知识水平和信息化操作能力,造就了一支年轻、精干、业务比较精通的基本队伍,为进一步开展全区民营企业档案工作创造了条件。2004年5月我们又举办了一期培训,参加人数达60人,大部分是企业人员。经过几年的学习、实践,一些民企档案管理人员不仅能用计算机辅助管理档案,而且能对档案进行一定程度的深加工,编制检索工具,编写各种专题资料,为企业发展服务,得到企业高层的肯定。

三、统筹兼顾,形成民企档案工作协调发展的新态势

萧山民营经济的比重已占了98%,全区民企达到12000多家。但从总体上来说,目前萧山区民企档案工作的发展还不够平衡。一是一些知名企业档案工作已具相当规范,处于档案管理的提高阶段。万向集团、传化集团等一批企业都是全国著名的民营企业。万向集团1991年档案管理就通过了国家一级认定,传化集团也早在几年前就达到国二级。这类民营企业不仅领导对档案工作都非常重视,而且档案管理体系比较完备、档案工作队伍素质较高,档案工作在硬件方面也具备较高水平,并且引进计算机管理技术,开展档案编研,能为民企发展提供全方位、全过程的服务。二是占民企大多数的中小企业档案工作参差不齐,部分企业存在较大的问题。在近年来快速成长的民企中,建档不规范或没有建档的仍占较大比重。开展规范建档任务很重。如果我们不加区别地加以推动,不仅力量不够,结果也必然是事倍功半。为此,我们确定了“因势利导,突出重点,统一筹划,分类指导,分步实施,全面推进民企档案工作协调发展”的总体要求。在具体操作上,①对于已规范建档的部分知名企业,我们组织它们的分管领导和档案管理人员参观民企档案馆――江苏波司登集团档案馆,并以此为基础,组建“萧山区民营企业档案协作组”,今后再发展成民企档案协会,交流信息,明确方向,促进企业档案工作水平的再提高。②对157家民企中档案管理基础较好的一些企业,要以增强档案工作的有效性、进一步发挥企业档案的作用为目标,积极推进档案与电子信息、情报资料的“一体化”管理模式,引导它们巩固提高企业档案管理水平。③对于档案工作基础较为薄弱的众多中小民企,要以“消除空白点,扩大覆盖面”为目标,提出基本要求,重点抓好建档。特别要指导企业收集好、整理好、保管好、利用好事关企业生存发展大计的经营、科研、财务、基建、人事、信用、质量等方面的档案,维护企业权益,促进企业发展。在这一方面,我们在杭萧钢构、众安房产、恒逸集团等企业的升级达标、业务指导中已经取得了一定经验。

四、依法监督,把民企档案工作逐步纳入法制化轨道

民企档案工作要持续健康发展,必须坚持依法治档。依法治档既是对内的,又是对外的。首先是提高自身认识。我们通过学习、讨论,使局(馆)班子和全体干部明确:作为档案行政管理部门,我们必须适应政府职能转变的大趋势,自觉规范自己的行政行为,既要走出凡事依赖行政手段的误区,又要克服无所作为的想法,承担起依法行政的职责,积极主动地为民企发展服务。其次是宣传导向。根据《档案法》规定,民营企业档案同样需要依法管理,同样要受到法律法规的约束。对此,我们通过多种形式的宣传和引导,使企业在实践中真正认识到,做好民营企业档案工作不仅是法律所规定的,而且是企业自身发展的需要,是长期受益之事,并非权宜之计,增强民营企业开展档案工作的主动性和自觉性。除了常规档案法制宣传外,我们还在区“两会”召开期间,尽可能多接触企业界的代表、委员,争取他们对档案工作的支持,了解企业对档案服务的需求。每年的“两会”,都通过提交议案、提案,要求政府和有关部门重视和加强民企档案工作,创造工作条件。第三是开展执法检查。每年都开展有重点的档案执法检查活动。2003年的检点是房地产企业,2004年检点建设工程的档案情况?熏我们与区人大、有关工委联合进行。我们感到,执法检查如果组织得好,是促进民企档案工作的有效途径。

(作者单位:杭州市萧山区档案局311200)

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