从全程管理的视角看档案展览过程中的档案保护

摘要:本文在传统档案保护的基础上,提出了档案展览过程中的全程保护构想,即从全程管理的角度来分析档案在展览过程中可能会遭到的破坏,从而提出可施行的保护措施,进而建立一个系统而完善的保障体系。

关键词:全程管理 档案展览 全程保护

档案展览作为传统的档案利用服务方式,以其独特的优势——易于操作,受众面广,方式新颖,社会效应好——赢得了档案部门的青睐。特别是在全国各档案馆争建“五位一体”档案馆——融档案保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心“五位一体”的档案馆——的今天,档案展览已成为各档案馆提供利用服务的主流方式之一。然而,在档案展览过程中,由于保护意思淡薄、管理不当、条件设备落后等原因而造成的档案损坏、丢失、寿命缩短等情况仍然大量存在。档案作为原始的信息记录和珍贵的历史记忆,是国家和社会的宝贵财富,档案部门作为档案的管理机构,理应做好档案的保护工作,捍卫国家的利益。

档案展览是一项长期而系统的工作,包含着若干个环节,而且各环节相互影响、相互制约,具有密切的联系。以往我们在展览过程中考虑档案的保护问题,往往只注重了其中的几个环节,如档案运输、展览中的保护,或其中几项重要的工作,如防光、防潮、防盗、防有害气体等,而缺乏通盘考虑,将保护工作看成一个系统性的活动,将之贯穿于展览过程的始终。所以,笔者提出在档案的展览过程中要融入全程管理的思想,实行全程保护。要从展览工作的全局考虑,将展览工作看成一个动态性的过程,注重过程中的各个环节及其各环节间的衔结,系统而全面地把握整个展览过程,建立一个完善的保护体系,即展览前做到统筹规划、防范未然;展览时做到实时保护、全程监控;展览后做到检测修复、及时补救。

一、展览前——统筹规划、防范未然

从全程保护的角度出发,首先,在展览前,要统筹规划,做到防范于未然。从以往的情况来看,人们往往只注重展览过程中的保护措施,而在展览前却缺乏保护意识和统筹规划。其实,保护工作在档案展览的前期就要意识到,并有序地展开,这样才能做到防范于未然。总体来讲,展览前主要有如下几点值得考虑:

第一,有必要在展览的前期规划中设立一个单独的档案保护模块,将展览过程中可能会出现的、导致档案损坏的因素罗列出来,并通过合理分析和借鉴前人经验,拟出合理的解决方案,以备不时之需。这样的档案保护模块应包括展品的选用,展品的进、出馆管理,展品的安全检测以及展区的布置等各方面的规划,以为档案展览提供全方位的保护。它对于整个展览过程中的保护工作而言具有极其重要的指导意义,是以后档案保护工作开展的依据。

第二,档案馆要对档案展品自身状况做好检验,要对展出品的现状有一个清晰而全面的认识,对那些易损、脆弱的档案实施重点防护,提前拟好保护方案,要确保展品在展出前就处于良好的状态,无损坏、遗失,并及时做好登记,以备查考。同时,要提前对展区的环境进行考察,了解展区的环境情况,并根据展品的具体情况提前对展区进行调整、布置,必要的时候对其进行改装,以满足保护档案展品的需要。

第三,档案馆要对展出档案进行价值评估,并根据评估结果对不同的档案进行分级保护。将那些珍贵、稀有的孤本档案作为重点,采取最高级的保护,尽可能地使用复制品或是仿真品而不使用原件。如不能使用复制品,在展出过程中就要对其进行重点保护,并单独拟好防护方案,在有条件的情况下,可采取一些特殊方式对其进行保护,如对珍品档案进行投保,借助商业手段对珍品档案进行保护,这种方式,不仅能够集合社会上广泛的资源,而且能够引进商业合作,促进档案和社会的更多接触,扩大档案的影响力。①同时,对于那些次重要的档案展品,可以采取较低等级的保护措施。采取这种评估再分级的保护模式,不仅可以利用档案馆有限的资源更大程度地保护展品,而且可以在分级的过程中对档案展品进行再认识,为其他的展览工作——如展馆的布置、展品主题的选定等做好铺垫,使整个展览做到有重点、有层次,突显专业特色。

第四,要对相关展览作好制度上的规范,在制度上保障档案展品的安全。所谓制度的规范,是指对档案在展览过程中的各种保护条款进行明确化、制度化,以规范展览过程中的保护工作。这些保护条款包括档案展品的直接负责制、档案损毁的处罚制度、展览馆的安全细则、参观者的行为规范制度等。此外,除了这些对档案本身或是档案馆实体进行保护的制度规范外,还需要对档案展品内容进行保护,以真正做到制度保障。这些制度包括展区拍照许可相关规定、展品内容利用细则等,其中最重要的是关于档案内容知识产权所属问题的相关制度规定,要注意对档案展品内容进行保护,以杜绝他人在未经许可的情况下擅自剽窃档案内容从事谋利甚至不法行为。

二、展览时——实时保护、全程监控

档案展览最关键也是最重要的环节在于展览之时,这个阶段是外界与档案展品接触最广泛,也可能是事态变化最急速,造成损失最大的时候,所以,此阶段档案展品的保护工作一直受到人们的关注,引起了人们的重视。同样,从全程保护的角度来看,此时的保护工作也是至关重要的。笔者认为,应该做到实时保护、全程监控,以达到档案保护的目的。所谓实时保护、全程监控,就是指在展览的过程中要注重展品的动态变化,密切关注其在展览过程中的状况,并根据其自身状况对其进行无间断保护,以控制其健康状况,达到保护的最终目的。具体来说,在展览之时,应重点注意以下几方面的保护工作:

第一,要特别注意做好展览过程中的防光工作。从传统的档案保护技术学的角度来看,光照是对档案造成损坏最大的因素之一,而在档案展览过程中,由于展览的需要,往往需要一些特殊的照明支持,才能达到展览的效果,所以,光照几乎不可避免。这就形成了一大矛盾。因此我们应采取一些相应的措施来弱化光照对档案展品的破坏。首先,在光源的选择上,我们可以对展区的照明设备做特殊处理,尽量采用那些不含或少含紫外线的、对档案损坏较小的光源,或是在灯具上涂上特殊的防护性材料,以减少光照损坏的影响;其次,在光照强度的控制上,我们可以采用一些相应的措施,对其进行弱化,如采用感应灯具,当有游客参观时就亮灯,其余时间闭灯,这样会减少光照强度,减轻光照对档案的破坏。最后是光的照射角度,相对而言,直射光比折射或反射光对档案有更大的杀伤力,所以,在照明设备的布局上要多加考虑,尽量避免光照直射展品,以减弱光照的破坏。

第二,要注意在展览过程中的温、湿度变化,做好温、湿度的调节工作。众所周知,温、湿度对于档案载体的健康寿命有着重大的影响,不适宜的温、湿度环境不仅能够单独作用于档案本身,引起档案载体的损坏,而且还可能与其他因素相结合,加速档案载体的老化、损坏。但是展区的温、湿度变化受到展区所处地理位置、展区的物理构造、展览所处的季节、观展者的人数等各方面因素的影响。所以,相比于其他因素而言,温、湿度是变化最快、调节难度系数最大、可控性最差的因素之一。因此,做好温、湿度的调度工作显得尤为重要,特别是要做到实时保护。所以,要对展区的温、湿度状况进行实时监控,将之控制在适宜的范围之内,一旦出现异常状况,要及时采取措施进行调节。

第三,要做好展览过程中对有害气体的防治工作。一般来说,有害气体主要是指空气中的微生物、粉尘以及含量较多的二氧化硫、硫化氢、臭氧、氮氧化物等, 它们都是严重威胁档案安全的不利因素。特别是一些酸性气体,它们能够导致纸制档案的酸度增大,从而加速其损坏。②因此,做好有害气体的防治工作至关重要。从这一点出发,首先,在展区选址时,我们就要考虑到,尽量选择那些远离高污染的地区,避免空气中的有害气体对档案本身造成损坏。其次,在展览的过程中,我们应该注意做好展柜的密闭工作,以防止有害气体的侵入。同时,我们也要做好对展区环境的监测,特别是对展区空气质量的监测,当展区空气质量不达标时,应该及时采取措施,如开启展区空调设备、添加空气清新剂等,做好展区的空气流通工作,以保证展区空气质量。

最后,要加强展览过程中的安保工作。展览是面向公众开放的,面临的人群混乱而复杂。由于个人素质的差异,可能会出现参观者有意或无意中对展品档案的损害,甚至是窃取。因此,要加强展览过程中的安保工作。而在安保工作中,首先要注重制度保障,要有明确成文的规章制度加以规定;其次,要在展区设置足够的安保人员和安保设备;最后要做好定期检查工作,时刻关注展品的状况,确保展品的安全。③

三、展览后——检测修复、及时补救

展览的结束并不意味着保护工作的结束,相反,由于其容易被档案管理人员忽视,这时的保护工作就显得更为重要。一般而言,经过一次展览之后,展品由于从库房的适宜环境转移到一个相对不适宜的环境,或多或少都会受到一些不同程度上的损坏,而这种损伤有些是显而易见的,而有些却是隐性的,是不容易被注意到的。因此,用全程保护的思想来看,这时候的档案保护工作的重点在于对展品档案进行全面检测,并对有所损坏的档案采取及时的修复,以及时抢救档案财富。

首先,对于展览结束后的展品,应对其进行全面检测,并对照展览前所作的检测登记中的各项指标,找出损伤较为严重的档案,并随之做好展览后的检测登记。

其次,应对损伤的档案进行修复,尽可能地使其恢复到展出前的状态,并撰写修复档案以记录损伤档案的修复情况。对于那些实在不能修复的档案或是丢失的档案,要做好登记,并根据之前制定的责任制度追究个人及单位的责任,并作出相应处罚。

最后,要对此次展览的保护工作进行总结,找出工作中的经验与教训,为以后的展览提供借鉴。

展览后的检测修复是保护工作的最后一环,但也是下一次展览保护工作的起点,起到承前启后的作用。我们应该把展览工作看成一个系统性的工作,而不是孤立地看作单一的一次性活动。因此,展览后的检测工作,不是档案保护工作的终结,而是新一轮保护工作的开始。将全程保护的思想运用于展览中,最重要的一点是不仅要注重展览中各环节及其环节间的衔结,而且还要注重各展览之间的联系,将整个展览活动看成一个动态的、联系的、相互影响的过程,然后融入系统论的思想,全盘考虑,综合布署,切实做好展览过程中的安保工作。

随着档案展览过程中的保护工作日益受到业界的关注,业界人士也开始着手解决这一问题。但是研究大多集中在档案保护技术方面,而没有从理念上做出相应的研究。笔者用文件与档案管理中的全程管理思想来思考档案保护问题,也是一种新的尝试。展览过程中的档案全程保护思想,旨在用全程保护的理念去指导展览过程中的保护工作,以系统、动态、全面的观点去看待展览中的档案保护,以建立相对完整的保护体系,以求达到标本兼治,切实保护档案的目的。

注 释:

①王贞.档案展览交流应注意的问题.北京档案,2009(9).

②江涛.如何做好档案展览中的保护工作.上海档案,2007(6).

③马长林.档案展览中原件的安全保护.中国档案,1995(1).