论城建档案收集工作建议

2019-08-28 版权声明 举报文章

【摘 要】城建档案收集工作是城市建设的基础,没有档案收集工作,城建档案部门的工作也就没有了物质对象,城建档案部门也就无法为城市建设提供基本的信息。城建档案的收集工作对于城市建设有着至关重要的意义,档案的收集首先是由各基层档案室进行收集,然后再由基层档案室反馈到城建档案馆进行收藏,每一个工作环节都十分重要,本文就结合目前城建档案收集中存在的问题提出相关的档案收集工作建议。

【关键词】城建档案;收集;问题;建议

随着经济的飞速发展,我国城市建设行业也在迅猛的前进中,由此也就产生了大量的城建档案,这些城建档案是城市建设、人文发展的重要记录,它所涵盖的信息不仅能够后期的城市建设提供依据,也能够为社会提供许多参考价值。城建档案收集工作需要大力加强,使其能够最大限度的为社会提供经济效益与社会效益。根据相关数据显示,各城市馆藏资料的收集与利用正在逐年递增,就以温州市为例:温州市城建档案馆在2005年接收的资料有9466卷,被利用的有1878卷;2006年接收的有12000卷,被利用的有2000卷;2007年接收的资料有12268卷,被利用的有2200卷;2008年接收的资料有12464卷,被利用的有2522卷;2009年接受的资料有32551卷,被利用的有3326卷。随着工作量的增加,档案收集工作中存在的诸多问题也就暴露出来了。

1 城建档案收集工作中存在的问题

1.1 城建档案进管一味追求馆藏量

当前城建档案馆在收集城建档案时一味追求馆藏数量,完全忽视档案接收单位的划分。其中最为主要的是对工程项目重要性的区分工作没有很好的开展,大量小项目、次要项目重复接收,就如工业建筑配套用房这一项,其中的档案资料包括有配电室、工具室等,就连更衣室、门卫室这些细小的建设项目都接收入馆;一个小区中许多施工单位都是同一个公司的,房屋的设计也基本一致,但接收档案时却是每一栋都接受。这样一位的准求馆藏量,而不注意对资料进行过滤和分类,不仅增加了档案接收工作人员的工作量,也使档案馆中的资料过于繁复,不利于档案的整理、查阅,而且在后期工作人员也没有及时对这些资料进行鉴定与销毁,馆藏资料只进不出,容易造成人手不够、库房不够存储等一系列的问题,档案无法充分发挥其使用价值。

1.2 城建档案收集较为被动

自从推行档案保证金制度和建设工程备案制度后,城建档案收集工作尤其是工程档案的收集都十分顺利,但这种单一的收集方式在很大程度上为档案收集工作增添了困难。不少档案收集工作人员对城建档案收集工作的重要性认识不清,最为明显的就是在停手档案保证金与项目真正完成施工这个时间段内,大量城建档案没有及时收集入馆,这也就证明了目前城建档案的收集工作较为被动。城建档案收集工作的被动性,容易使城建工程以外的诸如城市规划、城市建设管理等档案的接受相对延迟,更不用说是交通、电力、水利等跨越城建系统的档案的收集,有时还会出现资料空白。城建档案管理部门欠缺对工作人员的管理相对欠缺,尤其是在当前工程项目繁多,业务指导人员匮乏的情况下,不少城建档案部门出现等待建设单位上门咨询的情况,这种被动式的服务方式使城建档案收集工作失去了其原有的意义。

2 优化城建档案收集工作的建议

2.1 提高业务水平

提高档案收集工作人员的业务水平是搞好城市档案收集工作的基础,各档案管理单位应当适时开展“请进来,走出去”的学习模式,加强对工作人员的业务指导工作。根据工程在建单位的建设需要,不定期的对档案收集人员进行培训,使其能够深入了解工程内容,每次业务指导结束后,可以请建设单位填写业务指导反馈表,便于档案收集指导人员根据建设单位的反馈表对只当思想和方针做出及时调整与改进。业务指导人员可以到城镇街道、开发区、工业园区、居民区等地进行现场指导,更好的提高工作人员的业务水平。定期举办城建档案管理培训班也是很重要的,以辅导新开工的建设单位、建立单位等能够深入了解城建档案收集工作各环节的要求,提供有效的城建资料,这能够有效的解决部分档案管理工作人员专业知识不熟悉,业务水平不高的问题。

2.2 加大执法力度

加大城建档案收集的执法力度,是做好城建档案收集工作的保障。现行的城建档案法规主要有《中华人民共和国档案法》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线管理办法》,城建档案管理部门应当严格按照这些规章条例来收集资料,对于属于城建档案收集范围的资料,在建设单位施工前需与其签订《建设工程竣工档案移交承诺书》,并且需在工程建设中进行及时监控,保证档案能够及时收集入库。接收档案时需注意对档案进行分类,避免档案的重复接收,对于城镇建设工程档案、建设单位的业务管理技术档案、涉及到城市规划政策法规的档案要重点收集。在档案收集过程中如果出现建设单位不愿移交、拖延移交的情况,档案管理部门在做好宣传工作的同时,需要严格按照法律规章办事,理直气壮地收集档案,保障真实有效的城建记录能够及时入库。

3 总结

城建档案的收集工作是城市应急系统的重要组成部分,它也是公众参与城市建设并接受监督的重要途径,特点是在市场经济飞速发展的当下,城建档案的接收就显得尤为重要。目前城建档案的收集工作还存在许多困难,导致真实有效的城建信息无法及时收集入库,这些问题主要表现在业务水平的低下,档案管理部门服务的被动上面,致使城建档案无法充分发挥其经济效益。针对城建档案收集工作中的诸多问题,相关部门需进行及时的改进,首先就需要充分认识到城建档案收集工作的重要性,然后才能对工作人员进行业务指导,加强执法力度,为和谐城市的建设提供服务。

参考文献:

[1]屠慧婴.城建档案收集工作的问题及对策[J].兰台文摘.2010、3、7

[2]张婉萍、鞠卉君、晋军.谈加强城建档案收集工作[J].兰台世界.2006(12)

[3]屈红军.新时期城建档案收集管理工作之我见[J].城建档案.2011(5)

[4]王国胜、王立学、蔡善保.浅谈加强城建档案收集工作[J].档案天地.2000(3)

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