施行ERP体统全面革新企业管理

ERP是针对物质资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）的一体化企业管理软件。ERP系统除了已有的功能，还有如过程运作管理及调整报告等特殊功能。作为我国文化产业的重要组成部分，印刷业同样需要先进的管理技术。印刷企业要想在市场中立于不败之地，就必须有一套适合企业发展的管理系统作支撑，优化企业管理结构，提供生产效率，从而为企业创造更多的利润。ERP系统是企业现代化管理的工具之一，具有卓越的管理优势，是印刷企业提高管理水平的重要途径。

1 实施ERP系统对印刷企业的意义

1.1 节省印刷工价的计算时间

众所周知，印刷业是一个特殊行业。不同产品的用料和工艺往往不同，所有客户的订单也几乎都不同。如果采用传统的报价方式，企业报价值工人员就要根据客户的要求依次计算出印张、理论用纸量、实际用纸量、拼版费和晒版费、印刷费、印后加工费、产品运输费等。为了提高报价准确性，报价人员有时还要通过多次运算才能确定最终的印刷工价。可见，传统报价费时费力，也不能完全保证报价的准确性。印刷ERP系统针对行业特点，将工价计算模块分为按系统估价和按成本报价两部分。该模块将材料成本、印刷成本、包装运输费用和管理费用同时编入工价计算模块，报价人员只要根据客户的需求，输入印张数，然后选择客户要求的印刷材料就可以简单预测工艺顺序，向客户提供大致的估价，还能计算出该批业务的成本。这种方式大大缩短了报价人员的计算时间，同时又可以将估价与成本相比较，有利于企业控制生产成本。

1.2 有效控制客户资金运转

近年来，国际市场造纸成本不断增加，也影响到我国纸张的价格。纸张作为印刷的主要原材料，其价格上涨直接导致印刷成本的增加。近年来，印刷企业利润逐渐减少，保持稳定的现金流成为急需解决的问题。传统印刷企业的资金回笼受人为因素影响，出现了快印刷、慢付款的现象。资金流动缓慢直接影响到原材料的采购和技术创新开发过程。而印刷ERP系统引入先进的客户分级理念，能够帮助企业解决资金回笼难的问题。简单地说，设置客户信誉等级和授信额度。如果客户欠款过多，超出授信额度，ERP系统就无法生成客户订单，直接限制后序工艺。同时，客户的信誉等级会定时提示有哪些经常拖延付款的客户；有的ERP系统还有自动催款功能，如果到了结账日期，货款还没有到账，ERP的财务管理模块就会自动提示催款。

1.3 实时监控工作流程

传统的印刷企业将企业管理限制在生产厂区内，要了解工作进度，就要进车间、下机台。引进印刷ERP系统可以从根本上改变这种烦琐的管理模式。ERP系统技术架构中的B/S架构将安装程序放在服务器上，所有客户端都可以通过浏览器进行访问。在经济发达地区，有些印刷企业的业务部门设在繁华的市区，工厂则设在郊区，有些大企业在各地设有分公司，有些印刷企业的管理层希望出差或在家时都可以随时随地察看工作进度，这些都可以通过B/S架构下的ERP系统来实现。如果企业安装了ERP系统，实际上相当于使各部门都在该系统的监控下。生产部门下完订单后，可以根据部各部门在ERP系统上填单的完成情况，合理安排生产过程。管理层足不出户就能随时了解各部门的进展情况，企业生产透明度大大提高。

1.4 降低生产消耗

在印刷企业生产过程中，大量消耗原材料是导致印刷成本增加的一个原因。传统印刷企业在计算工价时常采用相同的印刷消耗系数，无法准确计算最终的消耗量。但在ERP系统中，最终的消耗量由印刷操作人员输入ERP系统，进行数据整合，从而得出合理的印刷消耗系数。引进ERP系统，实际上是引进一项特殊服务。ERP系统会根据客户的反馈数据及时调整报价时所用的印刷消耗系数，改变传统依靠经验估价的模式，使数据更贴近实际生产成本，提供更为合理的价格。相反，如果印刷操作人员发现实际生产中的消耗量大于订单上的数据，就可以从技术上寻找消耗过量的原因，从根本上降低企业的产产成本，提高企业的经济收益。

1.5 规范物流管理系统

印刷企业的物流管理主要是印刷耗材的管理，也就是人们常说的纸张、油墨、润版液和版材等，包括进货、出货和保存等问题。传统管理需要仓库保管人员准确记录各部分耗材的使用量，然后及时向采购部门反馈信息。ERP系统的引进，大大降低了仓库保管人员的工作量。它会根据企业的规模设定安全库存，仓库保管人员只需在ERP系统里输入生次的进货量和出货量，系统就会自动比较库存值和安全值。如果库存值低于设定的安全值，系统就会发出安全警报，及时提醒采购部门，避免生产物料短缺。同时，ERP系统也会将所有的印刷耗材按最小使用单位标记，严格控制出货量，降低印刷企业消耗，提高企业效益。另外，由于ERP系统处在网络供应商随时服务的环境下，可以随时提供不同印刷耗材的报价，既节省采购成本，又节省采购时间。

2 实施ERP是企业管理者的一把手工程

2.1 增强员工的思想意识

在实施ERP系统的过程中，企业的领导首先是决策者，然后才是现代管理理论的贯彻者和实施者。规范企业管理及经营环节，使之成为企业员工自觉的行动，并将现代管理意识植入企业，成为企业文化的一部门。国外企业实施ERP系统的自觉性很强，国内印刷企业的思想意识还有待进一步提高，特别是避开锋芒、互相推诿等陋习，一定要坚决去除。

2.2 发挥企业领导的引导作用

企业领导班子要取得共识，做好企业管理的基础工作，这是任何再好的应用软件和软件供应商都无法提供的。把ERP的实施称为“一把手工程”，这主要强调企业的决策者在EPR实施过程中的特殊作用。ERP是一个管理系统，事关全局，没有一把手的参与和授权，很难调动全局。

2.3 因地制宜地实施ERP系统

实施ERP还要因地制宜，因企业而别，具体问题具体分析。首先，要根据企业的具体需求引进相应的系统模块，而不是简单地安装任何一套其他企业成功的ERP系统。其次，这种投入不是一劳永逸的。信息技术的发展很快，随着工作的深入，企业的管理需求会发生变化，因此，每年应有相应的维护性投入，才能保证系统健康地运转。

2.4 注重人才培养

ERP系统的实施需要复合型人才，即要懂计算机技术，又要懂企业管理。当前，专业院校对复合型人才的培养远远满足不了市场的需求。在人才市场上，复合型人才最为活跃，那些有眼光的企业家都会下功夫寻找人才，这对企业队伍的稳定提出了挑战。人才条件具备的企业要不失时机地引起ERP管理系统，不能只搞纯理论研究。要整理好内部管理数据，选定或开发适合自己企业的ERP系统。在ERP系统的实施周期，各种影响因素随时都可能发生变化，如何有效地管理和控制风险是保证ERP系统成功实施的重要因素。

综上所述，信息技术的发展加快了信息传播的速度，扩大了业务的覆盖面和信息的交换量，为企业进行信息的实时处理、做出及时的决策提供了极其有利的条件。为了使企业的业务流程能够预测并响应环境的变化，企业的业务流程必须保持信息通畅。正如局限于企业内部的信息系统是不可能实时掌握瞬息万变的市场动态，多层次臃肿的组织机构也必然无法迅速对市场变化做出有效的反应。为了提高企业管理的竞争优势，企业应加快业务流程、信息流程和组织机构的改革。这一改革已不限于企业内部，而是要把供应链上的合作伙伴也整合进来，系统考虑整个供应链的业务流程，并随着企业业务流程的变化进行相应的调整。