工作流技术在出版社编务出版信息化中的应用研究

摘要：工作流技术是信息管理与信息系统应用的一个重要方面，也是并行工程实施过程中的一项重要的技术。本文将介绍工作流技术的相关概念、研究内容，并对工作流技术在出版行业信息化中应用的可行性和应用模式进行了探讨。

关键词：工作流技术；出版社；信息化

中图分类号：G64 文献标识码：B

文章编号：1672-5913（2007）06-0074-03

1 工作流技术概述

现代企业的日常活动中，70%以上都是由两个或两个以上的员工共同参与协作来完成任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客户服务流程等。一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。工作流管理系统就是业务流程的信息化或自动化。企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。通过现代化的技术手段将这些流程自动化，并对其进行有效的管理以提高企业运作效率，降低成本，增强企业规范化和标准化，这便是工作流管理系统需要解决的问题。

根据工作流管理联盟（WFMC）的定义，工作流（Work Flow）就是自动运作的业务过程部分或整体，表现为参与者对文件、信息或任务按照规程采取行动，并令其在参与者之间传递。

简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。我们可以将整个业务过程看作是一条河，其中流过的就是工作流。工作流就是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。简单地说，工作流就是一系列相互衔接、自动进行的业务活动或任务。一个工作流包括一组任务（或活动）及它们的相互顺序关系，还包括流程及任务（或活动）的启动和终止条件，以及对每个任务（或活动）的描述，如图1所示。

工作流在大多数实际应用中的情况简单地描述如下：在网络、服务器和客户端等组成的信息系统平台上，业务过程按照预先设定的规则并借助应用程序和人对相关数据的处理而完成。例如，在日常办公中，当撰写好某份报告之后，可能需要将其提交给领导进行审阅或批示；审批意见可能需要汇集并提交给另外一个人，以便对报告进行进一步的修改。这样，可能会形成同一篇文档在多个人之间的顺序或同时传递。对于这样的情况，我们可以使用工作流技术来控制和管理文档在各个计算机之间自动传递，而非手工传递，这就可以称之为工作流。

就像火车需要在轨道上运行一样，企业的经营管理也是遵循一定规律的，也就是说企业在经营管理过程中，其业务受外部社会环境、市场环境以及企业自身内部环境的约束，按一定(业务)规则运行。业务按照一定的业务规程运行就形成了工作流。在这些业务规则中，受企业外部环境影响的业务规则是企业所不能随意左右的，而企业内部的业务规则则可以由企业自主地进行规定(定义)并执行。在实际业务环境中，不同的企业对业务有不同的规则定义，即使是同一个企业在不同条件下业务规则也可能发生变化。业务规则的多样性和多变性决定了企业工作流的多样性与多变性。

在传统的手工业务处理过程中，经过定义的工作流是否能够按照预定的业务规则良好地执行取决于参与流程的人的自觉性。事实上由于人是最善变的因素，这就决定了在业务执行过程中由于人为因素造成业务流程与预先规定的不一样。再加上业务过程中的一些客观因素，如参与流程的某一人员（负责审批的领导）外出，造成业务流程在特定的环节严重脱节。

工作流技术的应用就是为了解决上述问题。它为企业在经营管理过程中加强工作流程管理，提高业务流程效率提供了技术实现手段。业界通常把信息技术在工作流程管理中的应用称为工作流技术。目前典型的应用包括：产品数据管理（Product Data Management）、企业协作系统（Enterprise Collaboration System）、企业资源计划（Enterprise Resources Planning）、业务流程建模与分析等领域。

2 工作流在出版社中的应用

首先，我们都知道，一本书从选题策划开始，到形成成品结束，要经历若干环环相扣的流程，例如组稿、审核、发稿、排版、校对、付印等等。这些流程有一定的联系、先后顺序和规则，这正符合工作流的基本概念。

其次，出版社为什么要应用工作流技术呢？众所周知，目前大多数国内出版社还在应用手动或半自动的手段来完成工作流程，特别是对于那些需要参与人员审批修改或填写数据的流程，当一个处理者完成了他对应的部分后另外的处理者才能接着处理，而所有这些都需要手工或传真到对应的下一个处理者手中。之前，每一个参与者都必须进行事务流程的培训；其间，为了了解任务的状态，必须挨个询问，不仅不方便而且还可能出现丢失资料或时间延误等情况；事后，处理结果是以文档方式归档的，不利于查询、报表及知识的再利用。同时，所有的处理过程都没有记录，导致流程处理的效率、价值链的评估无法度量。

那么，引入工作流技术的价值就不言而喻了。实施工作流管理所带来的好处非常明显，这包括提高运营效率、改善资源利用、提高运作的灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有计算机网络资源的作用。实施工作流将达到缩短图书出版周期、改善出版社内（外）部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误，提高劳动生产率等目的。

将出版社的具体业务代入到标准的工作流系统中，便可得到如图2所示的结构。

目前中国出版业正面临着改革改制，各出版社将面临着强大的改革压力，如何提高核心竞争力，加强市场竞争能力，是每个出版社领导急需考虑的问题，从运作的流程上来看，是如何将编务、出版、发行、财务等业务强化起来。这里最根本的问题还是人的问题。随着市场机制的放开，出版社的所有制关系也将变得复杂起来，将由国家单位、新的资本投入方、管理层及骨干员工持股，企业如何处理员工、管理团队，股东和客户之间的关系，也就是建立一个运营机制，是企业改革首先要考虑的问题。人、财、物、业之间的开发、生产、销售、占有、使用、分配等环节都将面临重大的改变，在这种情况下推动企业的信息化建设便成了当务之急。实践证明，企业的信息化能否成功是企业改革的成败关键。

目前出版社推进信息化建设的进度越来越快，全国至少有1/2的出版社已经启动了信息化建设项目，北京地区更是有3/4的出版社有了自己运行的信息系统。然而，这些信息化建设项目往往集中在信息化基础建设、事务处理、数据管理、网站建设等方面，相当一部分出版社还不知道如何实施更适合自身、更有成效的信息化建设。目前出版行业的信息化在欣欣向荣的外表下，隐藏着陈旧落后的观念和技术，部分出版社的领导已经逐渐领悟到信息化的真谛。那么，工作流技术或许能够成为下一代出版行业信息化的发展方向之一。

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收稿日期：2006-10-20

作者简介：王亮（1978.11-），男，汉族，吉林长春人，讲师，硕士（在读博士），研究方向：信息管理。