浅议基层烟草企业档案工作人员队伍建设

摘要：档案工作是烟草企业整体事业科学发展的重要基础和前提。做好档案工作关键在人。本文针对基层烟草企业档案工作人员队伍存在的问题，提出应从完善机制、整体联动、学习培训、创新服务等环节入手，切实加强烟草企业档案工作人员队伍建设。

关键词：烟草企业 档案员 队伍 档案工作

烟草企业产生、保存的各类档案是烟草行业改革发展的真实记录和宝贵财富，是烟草文化的重要组成部分。其中从事档案工作的人员始终处于档案工作的核心位置以及企业管理的关键环节，作用十分突出、不可替代。

1 目前基层烟草企业档案工作人员队伍存在的问题

相对其他企业，烟草企业档案工作基础较好。目前常德市及所属7个县级分公司全部晋升了省特级，实施了档案工作规范化管理。尽管烟草企业基层领导普遍重视广义上的档案工作，但对档案工作人员的管理则明显滞后，存在的问题不容忽视。

1.1 档案员的配备不力

当前，基层烟草企业对于档案工作人员的编制、配置、工作权责等没有明确的规定，配备的随意性较大。据了解，常德市及所属烟草企业均只配备了一名档案员，绝大多数为兼职，工作常常是“单兵作战”。一是省特级档案室明确要求配备专职档案员，但确有部分晋升了省特级的烟草公司是办公室文秘兼职档案工作，甚至还有档案员没有解决正式编制。加之档案员评职称、提待遇、职位晋升等渠道有限，工作积极性可想而知。二是档案员往往兼职过多，难有更多的精力用于做好档案工作。这往往导致档案收集不齐全、整理不规范、管理欠到位、安全难保障。当前，大部分基层烟草公司兼职档案员自身业务不熟，没有亲自参与整理年度文件材料，而是聘请外面的专业公司或专业人员集中整理。三是档案员知识结构不合理。多数为半路出家，专业不对口，专业程度不高，学习机会不多。烟草企业档案员不仅应知晓档案基础业务知识，还需了解规范建档、档案信息化等实际操作。然而档案员队伍中多数达不到要求，并且平时主动学习、请教的也很有限。个别档案员甚至对于本企业室藏档案的底子也不清楚，情况也不了解，导致档案目录建立欠规范，难以准确、及时地查阅档案。

1.2 档案员的素质不一

档案工作的政治性、业务性、服务性都很强。首先，政治性要求档案员具有较强的责任心、进取心，包括具有较强的安全保密、收集归档意识。然而部分烟草企业的档案员身在其位，不谋其职，认为档案工作出不了效益，也出不了大问题，满足于将档案束之高阁，“用时翻一翻，闲时放一边”。同时工作中怕麻烦，图简便，没有严格执行规章制度，缺乏起码档案意识的屡见不鲜。如有的领导或业务人员没有及时移交文件材料，而档案员没有主动督促归档，结果造成文件流失、企业损失。又如借出档案时未登记，领导要查时到处找，影响了企业的利益。其次，业务素质参差不齐，整体水平较低。有的档案员既不注重档案材料的收集归档，也不能按照业务规范整理档案，更不善于学习先进的管理手段。当然，有的档案员是因为兼职过多、企业更重看得见的效益等原因很少有时间、有机会参加系统的档案业务知识培训，加上自身档案意识不强，缺乏相关的激励机制，平时难以自觉地学习这方面的专业知识。然而如此下去，势必直接造成档案工作规范化水平的下降。再次，服务全局的意识和能力有待加强。譬如档案员主动利用档案资源，汇总情报或数据服务公司的少，积极出谋划策的少，没有真正体现档案的利用价值。另有部分档案员工作效率不高。由于业务水平、服务意识欠缺，有的在档案收集时马虎，造成文件材料不齐全、不完整；有的在档案鉴定时随意，不对照归档范围，“玉石混装”，造成归档的遗漏或是价值划分不准确；有的在档案整理时，档案的分类、装订不合要求等。结果到最后还得请外人花大力气重新建档，拖了公司的后腿。

1.3 档案员队伍的稳定性不够

由于体制不完善，缺少相关的政策依据，基层烟草企业往往在人事安排上对档案员缺乏全面、长远的统筹规划，不仅人员素质欠缺保障，而且队伍不够稳定。往往是好不容易培养了一个档案员，相关业务比较熟悉了，情况比较清楚了，不久又在人员调整中离开了档案工作岗位，然后由另外一个新手接替，并且交接手续没有或不规范。据反映，大多数档案员都兼职办公室文秘或其他工作，并且办公室人员岗位变动又较频繁。办公室人员异动，往往档案员也随之变动，队伍很不稳定。加之档案员工作量大而难以得到领导重视，辛苦却难以看到“前途”和“地位”。大家都不大情愿接受这项工作，已接受的大多也想把它推出去。难有档案员愿意长期做下去，或是为档案工作长远打算。由于档案员队伍的流动性大，工作往往容易停滞，难以接上，更谈不上档案工作的科学、可持续发展。

2 关于基层烟草企业档案工作人员队伍建设的探讨

基层烟草企业应坚持人本理念，大处着眼、细节着手，以“抓管理、抓效益、抓文化”的高度来重视和加强档案员队伍建设，以期战略性、全局性、长远性地推进档案工作，服务自身发展。笔者认为，加强烟草企业档案工作人员队伍建设应从完善机制、整体联动、学习培训、创新服务等环节入手，多措并举，不断推进。

2.1 完善相关机制，强化档案员地位

一是烟草企业应切实把档案工作列入年度工作规划和重要议事日程，与其他工作同部署、同推进、同考核，并让档案员有效参与其中。二是应在企业人事规章制度中补充档案员的配置要求，为档案员定编定岗，规定档案员的任职条件、职责权利、责任追究等。要结合精细化管理，将那些勤快细心、工作热情、责任心强的员工选配到档案员岗位上来。在岗位调整时，要充分考虑保持烟草企业档案员队伍稳定的重要性，慎重以及尽量少调整档案员。如确需调整的，应按规定办理交接手续。三是要依照档案工作规范化管理的要求，确保省特级单位配备一名专职档案员。对于兼职的档案员应确保其60%以上的精力用于档案工作。考虑吸收档案学、计算机等专业的员工进入档案员队伍。四是制定适当激励机制，从政治上爱护、工作上关心、待遇上倾斜档案员，鼓励他们干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的热忱和潜能。五是学习宣传档案法规知识，提升上下的档案意识，营造一种人人重视、支持档案工作的良好氛围。

2.2 实施整体联动，促成档案工作合力

在以住的档案工作中，基层烟草企业经常是办公室个把档案员“孤军奋战”，其他部门、其他员工则是“作壁上观”，容易导致各类失误。当前，烟草企业必须顺应档案工作规范化管理的时代要求，切实健全档案工作网络，实施整体联动。在公司各业务部门明确一名兼职资料员，协助档案员开展工作。建立包括相关领导、档案员、兼职资料员在内的档案工作网络，明确各自的工作职责，使档案员的工作得到多方的支持。同时发挥团队精神，变“单兵作战”为整体联动，促成档案工作的合力。如果把档案按人事档案、会计档案、专卖档案、销售档案等进行分类，而且各业务部门兼职资料员能在档案员、专业人员的指导下，按规定负责定期做好对口档案的收集、分类乃至规范整理，统一移交综合档案室，定能极大地提高基层烟草企业档案工作的效率与质量。与此同时，档案员要与各业务部门兼职资料员建立密切的业务交流和良好的互动关系。档案员负责对兼职资料员的业务指导，需经常去各业务部门了解档案工作情况，发现问题须及时解决，使兼职资料员能尽快掌握基本技能和知识，尽快进入角色，转为“内行”。此外，还需建立相应的考核机制。制定适用的考核标准和评分细则，由档案员参与考核。例如对各业务部门的档案资料收集及归档情况进行检查评分，将考核结果纳入到部门和兼职档案员的考核成绩中。根据考核结果，对于绩效考核成绩突出的兼职资料员给予一定表彰或奖励，对于工作不认真负责的进行批评指正和处罚。并将考核结果作为职务、职称晋升的参考依据。

2.3 加强学习培训，提升档案业务水平

首先，档案员要特别培养自主学习、自我成才的能力。要以高度的责任感和事业心学习档案业务知识，熟悉档案室档案资料的分类及存放位置，掌握档案数据录入、档案数字化等专业技能，加强对新形势、新载体、新内容档案（如机读型、微缩型、视听型档案）的管理能力，使自己成为业务能手和复合型人才。而且，档案员要勤于思考，善于总结，要在实际工作中积累经验、探索工作规律，不断提高自己的业务水平。其次，要制定档案工作规范并组织学习。譬如要在充分了解烟草企业各部门工作职能的基础上，依据国家档案局颁布的法令，确定企业归档文件材料的归档范围和保管期限。然后组织档案工作网络全体成员参加的学习培训，让大家都熟悉理解，运用实践。再次，要组织档案基础知识的学习培训。档案员只有领会、掌握档案法律法规及档案工作业务知识，熟悉档案管理的各种环节和基本技能，才能“先当学生，后当老师”。可以根据实际，适时举办烟草行业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。最后，要组织学习交流。采取“请进来、走出去”的办法，一方面请档案行政主管部门的领导、专家上门指导、授课；另一方面，要组织档案工作网络相关成员到本地、本行业做得好的单位考察学习档案管理工作先进经验，促进烟草企业档案工作健康、有序发展。

2.4 创新服务理念，发挥档案利用价值

档案工作的“建、管、用”中，“用”即功用，充分发挥档案的价值是终极目标，利用档案做好服务是落脚点。一是优秀的档案员队伍应创新服务理念和服务模式，加强档案工作的宣传力度，使领导和员工认识档案、了解档案、重视档案，懂得利用档案为企业服务。档案员应逐步扭转目前只应付建档与日常性管理的工作模式，将“等人上门”上升至“靠档案说话”，变被动服务为主动服务。例如，烟草专卖人员对违法烟贩的处罚幅度确定可从业务档案中查找到其以前违法事实作依据，可查找到类似的处罚情况作参考；在开展有关职能检查活动时，可从相关的档案中提取到有效依据；业务经营活动中应执行的有关政策、法规，更是随时可从档案中查找利用。二是利用档案服务企业决策。企业管理的核心在于决策。档案员应创造条件，主动整合档案资源、编研数据、情报、材料为领导决策提供依据和参考，为烟草行业的整体发展贡献力量。编研档案资料，除编著《烟草志》外，还可编著行业书籍公开出版，发挥档案的社会效益和经济效益。三是档案员还应根据行业发展的要求，充分发挥档案资源的文化价值。可以利用档案这一不可再生的文化母资源，开辟荣誉陈列室、编著行业发展历程教材、展示企业特色文化，把“死档案”变成“活文化”，切实有效地促进企业的自信力、凝聚力和向心力。

参考文献：

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[2]肖轶，恽娅华.入世后国有企业基层档案工作的探讨[A].档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].2002.

[3]王爱萍.浅析新形势下企业档案管理人员素质[A].河南省建筑业行业优秀论文集（2009）[C].2009.

作者简介：沈艳丽，女，湖南省烟草公司常德市公司（烟草专卖局）工作，汉语言文学专业，研究方向：企业管理、档案管理。