关于油田基建档案管理的分析

【摘要】基建档案是油田企业档案管理的重要组成部分，它能真实反映建设项目管理工作的全过程，为基建项目的建设工作提供依据，包括项目建设的决策、施工、文件的编报、竣工等。可以说，基建档案是工程项目全过程的汇总。因此，做好基建档案的管理工作至关重要。但实际上，受多种因素的影响，油田的基建档案管理工作还存在诸多问题，影响了基建档案的利用价值。本文围绕油田基建档案的管理工作展开讨论，介绍和分析了基建档案管理工作的特点、重要性以及存在的问题，并就如何提高油田基建档案管理水平提出了几点建议，以期为油田企业提高基建档案管理水平提供借鉴。

【关键词】油田；基建档案；管理；提高对策

1.油田基建档案管理概述

1.1油田基建档案的内容

油田基建档案形成并贯穿于建设项目的酝酿、建设、竣工、使用等全过程。具体来说，油田基建档案所包含的内容，主要有项目的可行性调查、项目的提出、各阶段建设的决策、项目的评估、实地勘测、设计、调试、施工、竣工、验收、使用等方面的资料（包括纸质文字材料以及图纸、电子文件、声像、图表等形式载体的档案资料）[1]。油田基建档案能够真实反映工程建设的全过程，是企业重要的资源和财富，并成为鉴定工程项目质量和维护项目的重要依据。

1.2油田基建档案的特点

分析油田基建档案的特点主要有以下几点：⑴档案与工程实体相一致。油田基建档案的对象是每一个独立的工程项目，而每一个工程项目都是在特定的专业领域中形成，属于一个有机整体。若工程有所改动，档案也应随之发生相应的改动。保持档案与工程实体相一致的原则。⑵工作量大。油田基建工程项目一般战线长、面广、点多，且建设周期长短不一，决定了基建档案管理工作量繁多的特点。另外，一些工程需要边施工边设计，有些需多次设计才能完成，有些则需在施工中不断修改和完善，这也在很大程度上加大了档案管理工作的工作量和难度，基建档案管理工作繁重不可避免。

1.3油田基建档案管理工作的重要性

基建档案包含的内容决定了其在企业发展过程中的重要作用。基建档案是企业的一项基础性工作，是基建工程技术人员、管理人员在项目建设中成果的反映。因此，加强基建档案管理工作的规范化、合理化，对发挥档案的真正价值，提高企业的发展水平均有重要意义。另外，基建档案能够反映工程的质量水平，而工程的质量直接关乎建筑的使用寿命、人们的生命财产安全。将基建档案管理工作纳入工程质量管理体系中，工程人员可根据档案对工程的技术管理方法进行规范，同时，还可对建设过程中发生的事故进行分析，明确责任，并得出经验教训，可有效避免后期发生类似的事故，这对提高基建工程项目的质量起重要作用。

2.油田基建档案管理工作存在的问题

2.1归档管理意识不强

企业领导以及档案管理人员缺乏足够的归档意识，主要体现在：⑴不及时收集和整理档案资料。有些单位为赶工期或受经济利益的趋势，而出现“重工程、轻档案”的现象。实际上，很多单位却大大超出了移交资料的时间期限，而档案管理部门也没能及时催促，造成档案收集和整理不及时的现象，影响了档案管理工作的进程。⑵归档不规范。有些基建工程队伍的人员不稳定，流动性较大，而相关部门也没有安排专人负责档案管理工作，由于专业知识的缺乏，归档不规范现象层出不穷。另外，有些档案管理员缺乏实践能力，或缺乏责任心，致使档案管理工作严重脱节，资料丢失、损坏、流向不明等现象时有发生。

2.2基建档案管理模式陈旧

管理模式陈旧是影响基建档案管理工作效率和质量的重要原因。表现在：⑴受经费和人员数量等的限制，一些单位没有建立基建档案管理部门和专职档案管理人员，仅让其他管理人员兼职，致使档案管理的质量得不到保障。⑵有些档案管理部门的管理网络系统不健全，基础设施或设备难以满足档案管理的需求，影响了档案管理的效率。⑶科技水平不断发展进步，而当前的基建档案管理现代化水平却严重滞后，也是影响档案管理效率和质量的重要原因。

3.提高油田基建档案管理水平的措施

3.1增强档案管理意识

增强档案管理意识是提高基建档案管理水平的必经之路。目前，基建档案管理工作正朝着市场化、社会化、信息化方面发展[3]。首先，管理人员应转变传统的观念，与时俱进，认真学习《档案法》，对基建档案管理工作的重要性有一个全面的认识。再次，基建档案管理工作涉及的部门较广，需众多部门齐心协力才能完成工作。档案部门的工作人员应尽职尽责，多与各部门加强沟通，以提高各部门对档案管理工作的支持。最后，对档案管理人员加强业务培训，使其熟练掌握档案收集、整理、归档等工作环节的操作程序及技巧，不断提高其专业素养，培养出现代化的复合型人才。

3.2建立健全基建档案管理体制

参建部门应根据项目的特点以及档案管理的需求建立专门的档案管理机构，并配备专职人员进行管理。同时，明确部门和人员的管理职责，实行责任落实到人的制度。鉴于当前基建档案管理网络体系不健全的情况，档案部门可借鉴国际先进的档案管理网络体系，并参照国际档案质量管理标准，对基建档案管理工作进行标准化、规范化、科学化管理[4]。如可根据实际需要，利用档案管理软件，对基建档案进行远程保管、查阅、传输等，建立电子档案数据库，保证基建档案管理工作的及时性、规范性和有效性。另外，为保证基建档案管理工作顺利开展，可将基建档案管理工作纳入工程项目管理中，明确规定资料移交、资料归档的时间，对于超出规定时间的单位，依据规定进行处罚。

3.3完善基建档案管理基础设施建设

基础设施建设的完善是保证基建档案管理工作顺利开展的物质基础。档案部门应及时反馈基建档案工作的进展情况，同时对工作中存在的问题进行总结和分析，及时汇报上级部门，向其说明基础设备配置的必要性和重要性，以争取得到上级部门的支持。通过不断完善档案部门的基础设施建设，以改善档案管理工作的环境，提高管理效率。

4.小结

油田基建档案是工程项目全过程的真实反映，且是基建工程项目管理的主要内容之一，理应受到高度的重视。油田企业相关领导以及档案管理人员应提高基建档案管理意识，在收集和整理档案的过程中，发扬爱岗敬业、实事求是、责任至上的精神，积极主动地开展一系列工作，多与相关部门进行沟通，理顺各部门关系，提高部门间工作的配合度。另外，健全基建档案管理体制，完善档案管理网络体系以及基础设施建设，切实提高基建档案管理工作的效率和水平，使基建档案在油田开发、项目建设中真正发挥出价值。

参考文献

[1]龚亚芬.油田基建档案管理[J].内江科技，2012（04）：11+38.

[2]张燕.浅谈基建项目工程档案管理的对策理[J].科技广场，2011（10）：183+185.

[3]沈文萍.浅基建工程档案管理的思路和方法研究[J].科技资讯，2011（26）：150-151.

[4]田岳海.浅谈基建档案管理中存在的问题与对策[J].档案天地，2012（08）：49-50.