提升档案信息化水平 促进企业发展

档案信息化就是应用现代信息技术管理档案信息，方便管理及检索利用。它使档案管理工作真正走向规范化、数字化、网络化、社会化，从而极大的提高档案管理水平。

一、档案信息化建设必须遵循的原则。1.文档一体化原则：档案管理与办公自动化同步发展，融为一体。2.归档双轨制原则：电子文件与纸质文件并存。3.确保网络安全的原则：遵循保密原则，与互联网物理隔离。

二、档案信息化建设的内容与主要任务。1.制度、标准等规范化体系的建立。以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源标准规范、管理制度的制定和推行。档案标准规范建设主要内容包括管理、业务、技术三个方面。它类似信息高速公路上的“交通规则”。2.软硬件基础设施建设。加强档案信息化的软硬件基础设施建设，满足档案工作网络化的需求。具体包括：硬件设施、软件设施、网络建设。3.档案管理应用系统建设。以档案信息管理系统的推广应用为基础，以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”为重点，加强档案管理应用系统的建设。主要内容包括档案信息的收集、数字化加工、管理、利用、安全等方面。具体包括：数字档案馆应用系统和档案业务管理系统。4.档案信息资源建设。以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。主要内容除了包括馆藏档案的数字化，还有对电子文件的采集、加工、存储、提供利用服务，以及对行业专题信息采集接收。馆藏档案数字化形成信息资源的具体形式为：档案目录信息数据库、档案全文数据库、照片/音像档案数据库、缩微胶片数据库等。5.人才队伍建设。档案信息化建设人才是关键。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。

三、档案信息化建设的措施。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。深圳市水务（集团）有限公司领导一直非常重视档案工作，早已把档案信息化建设列入了公司的发展规划。经过不断的努力，档案信息化建设初见成效。我们的做法是：1.制定档案信息化管理的相关制度，规范档案管理工作。我们遵照国家相关规定，结合我们的行业特点，制定了《深圳市水务（集团）有限公司档案管理规定》《集团及下属单位档案分类方案》《归档范围及保管期限表》《档号规则及上架排列方法》《电子文件归档与管理规范》《电子档案管理技术标准》等。制度的完善使我们的各项工作有章可循、循序渐进。2.建设办公自动化系统与档案管理系统的接口开发，实现电子文件自动采集元数据、自动归档。这样集团的文件材料可以实现自动流转，避免了档案员重复劳动，同时也实现了实时归档。3.对集团及下属单位全部档案的整理归档和条目著录共十五大类，实行档案信息统一管理，达到形散而神不散。具体包括：党群、行政、经营、基建、科研、设备、人事、声像、会计、审计、物业、荣誉、生产业务、用户档案、报刊等。4.升级BS版档案管理系统，建立全集团统一的档案管理信息系统，为本部及各二级企业提供统一的档案管理平台，实现数据的统一管理、集中存储、统一利用。该系统以集团档案信息资源数据库为基础，以集团局域网为平台，建设完成后，通过设置权限可向用户提供不受时间、地域和数量限制的档案信息，实现档案信息资源的海量存储，快速传递和最大共享，同时也能保证档案信息的安全。5.实现全文上传、检索：在库存档案数字化加工资源库的基础上，正在实施全文录入、上传、检索。通过OCR技术实现针对档案内容的全文检索，是档案信息化建设的深入。6.实现档案网上借阅利用。我们与深圳市世纪科怡科技发展有限公司共同开发的《深圳市水务集团档案管理系统》采用BS架构，可以实现全文阅读。所以通过借阅审批流程，可在网上借阅利用馆藏档案，调阅更加方便、快捷，提高档案利用的效率。无特殊要求的档案可实现不再需查阅档案实体，只通过系统利用计算机进行查询，便利调阅，提高利用效率。

（作者单位：深圳市水务（集团）有限公司）