电子邮件礼仪

毫无疑问，电子邮件正在改变着人们的沟通方式。商务往来中，电话、商函的使用率在逐步降低，快捷方便经济的电子邮件成为职业人士的首选。然而，由于电子邮件快速而便宜，可能缺乏应有的尊重。这可能导致销售损失，激怒客户……甚至更糟。所以，掌握好电子邮件礼仪非常重要。

毫无疑问，电子邮件正在改变着人们的沟通方式。商务往来中，电话、商函的使用率在逐步降低，快捷方便经济的电子邮件成为职业人士的首选。然而，由于电子邮件快速而便宜，可能缺乏应有的尊重。这可能导致销售损失，激怒客户……甚至更糟。所以，掌握好电子邮件礼仪非常重要。

电子邮件礼仪原则

在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。

写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到恻言人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。

主题五忌

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1、忌空白标题，这是最失礼的。

2、忌标题冗长，含义不清，标题要简短清晰，能反应邮件的内容和重要性。

3、忌随便使用“紧急”等字眼，引人反感。

4、忌主题不明，东拉西扯不知所云。

5、回复时最好根据内容自拟标题，不要rere一大堆。

恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他／她的，要求其给出必要的回应；如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某某经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“某某先生”、“某某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

邮件开头结尾最好要有问候语，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。

正文简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要地说清楚事情。如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。

注意电子邮件的论述语气，根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

最好在―次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。如果是英文邮件，最好把拼写检查功能打开；如果是中文邮件，注意拼音输入法带给你的同音别字。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。

合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。不要动不动使用笑脸表情等字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。这不是你的情书，所以最好慎用。只用在某些你确实需要强调出―定的轻松气氛的场合。

小心使用附件功能。附件越大，下载时间就越长，占用收件人电脑空间就越多。有些附件可能毫无必要，也许收件人已经有了。传真或者邮寄那些冗长的附件。小心使用抄送功能。你也许会把自己的邮件像备忘录一样抄送给其他同事或者客户。不要滥用抄送功能，否则收件人会以处理垃圾邮件的方式一删了之。

恰当选择语言

只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

尊重对方的习惯，不主动发送英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别是公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

签名信息不宜过多，一般不超过4行，写上姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息就行了‘，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。