人力资源和社会保障局档案管理的有效方法与应用分析

摘要：人力Y源和社会保障局档案管理存在现实的局限性，需要不断的吸收先进管理方法，培养优质管理人才，提升管理制度化与规范化，从而较好的发挥档案管理的实际社会价值。

关键词：人力资源和社会保障局；档案管理；方法；应用

中图分类号：F249.2；G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）031-000-01

档案管理主要是通过对文字、图表、声像等材料做对应的记录、保管等工作，其主要内容包括资料的收集、征集、整理、保管、编目、检索、编辑、研究、统计汇总与使用等各方面功能的服务。档案管理属于人力资源和社会保障局的基本性工作内容，对于企事业单位与个人的相关工作开展与需求提供服务，维持了社会的基本运作。

一、传统人力资源和社会保障局档案管理的不足

（一）缺乏劳动保险档案的关注

实际档案管理中，劳动保障档案具有较大的数量积累，在操作上也较为繁杂，对应的档案管理硬件条件较为滞后，甚至部分基层区域无法及时有效的做到相关档案归档，保管工作没有落到实处，甚至会出现档案遗失，对个人构成较大的困难，降低了档案管理的实际服务品质，甚至引发用户投诉等问题。

（二）社会保险档案缺乏完善的管理机制

社会保险档案具体所关联的范围较广，社保档案因为不同类别被不同部门做对应接管，进而导致多方管理，缺乏统一性，部门之间的沟通存在一定障碍，甚至单个人的档案由多个人分开管理，进而不能达到统一完整的档案信息归档，导致管理上存在更高的难度，给档案使用的企事业单位与个人构成一定困扰。

（三）档案收集不完整

在档案收集整理中会存在资料难以有效整理完全的情况，工作人员在实际的档案资料收集整理中无法有效做到细致全面，进而导致部分资料被遗漏或者损毁，对档案的完整性构成损害，降低了档案管理的实际价值，甚至因此引发一定服务纠纷。例如在灵活就业人员或者自由职业者，在参保后档案没有得到及时的建档或者不能及时有效的归档，进而导致跨年度移交与归档相关工作存在问题，具体资料查询存在困难。或者部分单位为了能够方便的做到治疗查询，相关经办人没有及时的移交相关材料，进而导致具有较高价值的原版材料分散在业务承办部门中，甚至在个人手中。这种做法只是在个人角度或者小范围角度考虑，缺乏全局考量，导致档案存在较多的空缺，影响了档案的全面性管理价值，对后续档案使用造成影响。

（四）档案管理工作人员缺乏综合素养

档案管理更多情况下需要人力支持来完成具体的执行工作，如果工作人员专业素养与技术缺乏，则会直接导致档案管理工作无法达到规范合理性。在部分人力资源和社会保障局单位内，档案管理工作为了依照有关部门要求，成立了专业的部门，完善了相关机构建设，部分部门与人员配合相关工作形成了管理网络。但是这种网络化管理只是表面形式，缺乏实质性的功能发挥。产生相关情况有多重原因：首先，相关工作人员缺乏专业稳定性，部分人员属于兼职或者临时性工作状态，不能长时间稳定性的保持专业对口工作，进而导致工作不积极，档案收集与管理较为散漫，缺乏责任心，对于从事相关工作的人员缺乏专业规范的指导，操作较为随意。其次，部分人员缺乏专业意识与技能，简单的认为档案管理只是将资料收集后装订整齐上交给对应档案室就可以，缺乏档案整理规范的了解，同时也不知道上交资料的具体内容与范围，操作较为盲目，缺乏规范的流程要求。同时对于档案的充分利用缺乏自主意识，档案管理流于形式，档案不完整、受损、错漏等情况无法有效避免，无法有效提升其利用价值。

二、人力资源和社会保障局档案管理的方法与应用

当下人力资源和社会保障局档案管理的各种问题主要是人们对档案管理价值、技术、制度规范较为缺乏所致，需要不断的加大人们对档案管理价值的认识，发挥先进科技技术的功效，规范管理制度与流程，培养优质人才，才能有效的做好档案管理与利用，更好的服务于社会。

（一）强化档案规范化意识

要提升领导到基层执行人员的档案管理规范化意识，做好管理工作日常规划与监督检查，做好档案管理工作宣传，提升工作对其价值的认识。对日常所做的档案收集、整理、统计、使用等情况做对应的记录，完善相关管理流程，对于资料的状态与存在位置做有效的了解，做好档案的全程化监管，哪个环节出现问题由相关环节工作人员承担对应责任。要完善监督机制，对日常工作做频繁性的考核监督，提升工作人员的谨慎度。

（二）注重人才培养

要注重人才培养，准确的寻找对口人才，不仅在专业上对口，满足实际工作技能所需，同时也需要掌握工作人员心态，积极寻找具有稳定性与长久工作耐心的工作人员。日常做好工作人员专业素养培训，同时要做好对应的思想教育，提升工作人员工作积极性与责任心。积极的建立工作创新机制，让工作人员对日常工作所存在的问题做有效的反馈，同时征集对应的工作提升改善建议，有效的促使档案管理工作与时俱进。尤其是一线工作人员，对于档案管理工作有更为深刻的体会，其所提出的管理意见具有较大的实际价值，避免档案管理工作闭门造车。要多派遣工作人员到档案管理优秀单位学习，学习其技术与整体团队建设的方法，有效的服务于本单位，促进本单位管理更加的科学规范化，同时符合工作人员实际所需，展开人性化管理，促进人才的稳定性，让工作人员对相关工作具有更高的忠诚度。

（三）加大信息化建设

要不断地优化信息化建设，促使各部门收集的资料统一上传专业网络系统，促使资料的共享与完善。要完善相关信息化系统与平台建设，提升档案管理的可靠性、安全性、多功能性，达到档案价值的充分挖掘。尤其要注重工作人员对网络化档案管理技术的培养，让工作人员能够有效的应对信息化管理下的多种问题与操作方法，提升信息化管理的水平。

三、结束语

从国家层面来说，档案管理属于基本工作，可以有效的为相关工作开展提供对应的人力资源信息保障，同时也是保证社会民生稳定的基本保障内容。从个体角度出发，档案管理则影响着企事业单位个人就业、晋升等相关事宜。当下我国人事制度随着社会的发展也在不断地变化中，相关档案管理的价值也日益凸显，相关档案管理工作也日益高科技化，对于工作人员与相关管理的要求也日益提升，从而有效的为民众提供便捷的档案管理服务。

参考文献：

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