展会项目流程管理与风险控制

时间:2022-08-24 02:16:16

展会项目流程管理与风险控制

摘要:文章从会展活动中的不确定因素入手,分析了展会项目执行过程中可能遇到的风险,并从组织管理、范围管理、时间管理、费用管理和质量管理等5个方面阐述了会展项目的管理理论。

关键词:展会;流程管理;风险控制

2002年10月,原国家经贸委取消了国内会展的审批制度,对会展业的发展起了积极的推动作用。目前,虽然我国的会展数量不断增加,由于利益的驱动,办展风险小,很多主办单位办展属于获取短期收益的行为。这些组织办展人员素质不高,相关活动的组织不规范,对参展商、观展者的服务提供不到位,缺少对相关供应商和参展方的调控管理。

会展项目就是为完成展览和会议活动所做的彼此相互关联的人或活动的一次性过程。会展活动确定日程之后,一旦开展,其结果就具有不可修改性。大型会展活动不可能有预演,一个环节的疏忽就会造成不可弥补的损失,所以对活动的控制尤为重要。会展项目管理是对执行中的会展项目发展周期中的各个阶段工作进行计划、组织、控制、沟通与激励,以实现会展目标的各项活动的总称。通过对项目的过程管理起到降低风险的目的。

一、针对会展活动的不确定因素进行有效的管理

会展活动通常是一次性的活动,不确定因素较多,一旦出了问题,很难补救。大型会展活动不可能有预演,所以对活动的时间、成本、质量进行管理尤为重要。

由于会展活动的不可弥补性,使得在给定的情况下和特定时间内,可能会在结果和目标之间发生差异,差异越大,损失越大,在会展项目管理中,这种不确定因素一般来自三个方面:

1.1因由自然环境、市场或社会宏观环境所产生的对所有办展机构都发生影响。例如:自然灾害、经济衰退、政治法律因素,这些问题来源于办展机构外部,办展机构仅靠自身力量很难规避,不可控制。

1.2因办展机构经营方面的原因而给会展项目带来的影响。例如:现场布置不当和设施老化延误布展时间和影响会场活动的效果,甚至造成危险;通道安排不合理而引起的人群拥挤并出现事故;会展定位不当,招展不力,招商不顺,宣传推广效果不佳,人力资源及人员结构不合理,成本超支而使会展无法继续举办等;展览管理失误而引起参展商“闹展”和“罢展”等问题。

1.3因主办单位或承办范围管理方面的原因而给会展项目带来的影响。例如:前期策划方案不合理,导致计划变更而追加成本,工作进度延误造成会展延期,布展时间过短、展品运输紊乱,相关活动安排不合理,展览期间的服务工作不到位,导致会展无法取得预期效果。

会展项目管理贯穿会展活动的全部过程,在会展项目的不同阶段会有不同的侧重。

一般而言,在一个会展活动中会设立一个项目管理组织,由会展项目经理负起项目管理的全部责任,其他管理人员,负责各自职责范围内的工作;然后,通过定期的会议和报告,评估项目进展情况,识别潜在的不确定因素会造成的后果;最后,进行控制降低不确定发生的概率,减少已存在不确定因素释放的能量,降低不确定因素释放的能量速度,甚至改变不确定因素的性质。

本文以运用项目管理的理论和方法,对构建会展项目管理的理论及体系从理论层面对项目管理工作进行阐述,并从系统层面探讨会展项目管理应建立的管理体系。

二、会展项目管理理论

本论文中使用的项目管理相关理论包括项目组织管理、项目范围管理、项目时间管理、项目费用管理和项目质量管理五个方面的内容。

2.1.1项目组织管理

项目组织规划是为了更好地执行项目所必须进行的一步工作。总的来说,它分两个层次的工作:一是公司层面确定具体项目的组织形式,要求确定项目管理团队及其权限;二是项目层面,主要由项目经理负责,会同职能经理完成整个项目实施需要的人力资源规划。在这个环节中要具体确定和分派项目角色、责任和通报或报告关系。

2.1.2项目管理团队

项目管理团队一般包括项目经理,助理项目经理,项目办公室和专业人员。项目管理团队成员之间要相互合作,在人事关系上要避免冲突的指令。项目管理团队的组建应考虑招募所成员的专业技能和经验,以保证团队在必要的时间内获得合适的专业技术人员。

2.1.3项目人力资源管理

项目人力资源管理包括有效地使用涉及项目的人员所需的过程。项目人力资源管理的目的是调动所有项目关联人员的积极性,在项目承担组织的内部和外部建立有效的工作机制,以实现项目目标。在项目人力资源管理中,每项工作要分配到具体的个人(或小组),明确不同的个人(或小组)在这项工作中的职责,而且每项工作只能有唯一的负责人。在项目管理中,角色和责任分配通常采用责任分配矩阵来表示。

2.1.4会展管理团队的特点

管理会展活动的组织是组委会,它是会展主办方授权的会展管理机构,一般由举办方、承办方组成组委会,负责组建、管理会展工作团队。会展管理团队是为完成会展项目而建立的组织机构,置于会展组委会之下,接受组委会的管理,具体执行会展项目规划、组织、指挥、协调和控制。通常会展组委会的成员也是会展管理团队中的成员或领导。会展管理班子有一大特点:其成员多数是临时借调,来自不同的职能部门或组织机构。随着会展项目的进展,管理团队成员的工作内容和职务常有变动,甚至人数也会有不小的变化;团队成员往往要接受项目经理(组委会)和原组织机构负责人的双重领导。因此,会展管理团队建设对保证项目成功有重要的意义。

2.1.5会展管理团队的形式

会展团队的结构形式应视会展性质、组织环境而定,在会展的不同阶段,团队的结构形式应作相应的变化。会展是由众多子项目组成,有的子项目是会展的其中一个阶段,有的则贯穿项目始终。会展管理团队采用专业对应的结构流程图。如下图2.1所示:

2.1.6会展人力资源管理

会展人力资源管理就是将会展任务和职责分配到合适的会展相关人员。会展角色和职责在会展管理中必须明确,否则容易造成同一项工作没有人负责,最终影响会展项标的实现。

2.2项目范围管理

项目范围包括项目的最终产品和服务以及实现该产品或服务所需要做的各项具体工作。项目范围是为了交付满足产品范围要求的产品或服务所应做和必须做的工作。明确了项目的工作范围,需要编制项目范围说明书,进行项目分解,项目范围控制。

2.2.1项目范围的说明

范围说明在项目参与人之间确认或建立了一个项目范围的共识,作为未来项目决策的文档基准。项目范围说明包括三方面内容:

2.2.1.1项目的合理性

实施这个项目的目的是什么。项目的合理性说明为将来提供了评估各种利弊关系的基础。

2.2.1.2项目目标

项目目标是所要达到的项目的期望产品或服务,确定了项目目标,也就确定了成功实现项目所必须满足的某些数量标准。项目目标至少应该包括费用、时间进度和技术性能或质量标准。

2.2.1.3项目可交付成果清单

如果列入项目可交付成果清单的事项一旦被完满实现,并交付给使用者——项目的中间用户或最终用户,就标志着项目阶段或项目的完成。这就需要向他们表明项目事先设立的目标均已达到,至少要让他们看到原定的费用、进度和质量均已达到。

会展项目范围说明书所需的信息应由主办方代表、承办方代表、参展商代表、观展代表共同制定。同时,会展项目也会制定备选方案。在项目执行的过程中根据实际情况进行调整。

2.2.2工作分解结构

工作分解结构(Work Breakdown Structure WBS):就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。如图2.2所示:

工作分解结构归纳和定义了项目的整个工作范围,每下降一层,代表对项目工作的更详细定义。WBS总是处于计划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、质量管理计划等的重要基础。项目范围是由WBS定义的,所以WBS也是一个项目的综合工具。项目工作分解结构是会展项目管理中最具价值的工具。会展项目的WBS包括以下领域:会展策划,招展、布展工作,场地布置,会场服务,宣传推广,人力资源,开幕式活动,财务管理等。

2.2.2.1项目变更

会展项目变更控制要事先确定一套修改项目文件或改变项目活动时应遵循的程序。变更控制系统应当有处理自动变更的机制。在变更实际发生时,也要采用范围控制过程来管理这些变更。控制范围过程需要与其他控制过程整合在一起。自动变更,又称现场变更,可以不经审查即可批准的变更;非自动变更,需要组委会审核,在变更实际发生时,也要采用范围控制过程来管理这些变更。变更不可避免,因而控制范围过程需要与变更控制过程整合在一起,强制实施某种形式的变更控制。

2.2.2.2项目时间管理

项目时间管理就是合理地安排项目时间,不使工期拖延,它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最佳工作效率。它的主要工作包括定义项目活动、任务、活动排序、每项活动的合理工期估算、制定项目完整的进度计划监控项目进度等内容。会展项目时间管理是指办展机构对招展、招商、宣传推广、筹撤展以及会展服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排,使各项工作在时间安排和进度上彼此协调,保证会展顺利举办。

2.2.2.3项目费用管理

项目费用管理包括四个过程:资源规划、费用估算、费用预算和费用控制。项目费用管理的目的是在满足所有项目利益相关者要求的前提下,尽可能地减少和控制费用。会展成本管理通过对项目举办期间所需要的经费进行预算来完成。财务预算的基础是往届同类型会展的历史数据和对现今市场情况的预测与分析,因此预算要有一定的弹性。会展财务预算提供了整个筹备期间的收支预算,从而确保会展活动的各项财务支出充足、合理。本论文论及的会展活动为收支平衡型活动,会展收入与支出保持平衡即可。

2.2.2.4项目质量管理

进行质量规划,首先要确定质量方针。质量方针是由组织的最高管理者正式的该组织总的质量宗旨和方向。确定项目的质量方针之后,就应该规定必要的运行过程和相关资源以实现质量目标。会展质量管理的目的是保证会展项目能高质量完成,从而使会展达到主办方的预期需求。然后通过适当的政策和程序,采取持续的过程改进活动来实施质量管理体系。本文涉及的质量管理包括执行组织确定质量管理计划,质量保证和质量控制这三个部分。

1)会展质量管理计划

会展质量管理计划需要非常详细或高度概括的论述。应该在会展项目早期就对质量管理计划进行评审,以确保决策是基于准确信息的。这样做的好处是,减少因返工而造成的成本超支和进度延误。

2)会展质量保证

质量保证是项目管理团队进行质量管理的方法,组委会监控特定的会展结果,确保会展管理团队遵循相关质量标准,并识别提高整体质量的途径。

3)会展质量控制

会展质量控制是在会展组织实施的过程中,对可能产生质量问题的偏差进行控制。会展活动的质量偏差一般会产生在人员沟通,场馆设施,布展材料和会场环境这几个方面。

三、总结

通过详细介绍如何按照项目管理方式进行优化活动组织实施与管理方法,对项目管理理论在大型会展活动组织与管理过程中的作用和意义进行研究。通过项目管理来组织会展,可以对项目的每个阶段进行筹备和计划,并形成实施方案。

通过用项目管理的方法优化活动的研究可以做以下三点总结:

一、全面分析归纳了会展管理和项目管理的相关理论,为会展项目管理研究提供了理论基础。

二、基于项目管理来运作会展,使会展组织与实施更科学规范,工作进度与成本便于控制,活动质量能够得到保证。

三、通过项目收尾与项目后评估工作对项目验收范围和文档收录整理,可以在该项目基础上总结经验教训,并且将该模式在不同地方复制,进而提高同类型会展的运营效率以及降低运营成本。

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