健全网络 完善服务

2001年，济南市档案局（馆）开展了现行文件开放服务工作，并立即受到群众的欢迎，媒体的关注，收到了良好的社会效果。为此，当年11月，国家档案局在我市召开会议，对这项工作给予充分的肯定并向全国进行了推广。

一、建立“3＋1”网络体系，打造覆盖全市的现行文件服务平台

几年来，我们在深化和完善现行文件开放服务工作中，实施“3＋1工程”（即三级平台和一个网络），实现了从市到县（市）、区，再到社区和乡镇，由点到面，由浅到深的“放射性”拓展，形成了以市档案馆为中心的金字塔式的三级服务平台，与此同时，开展了计算机网络服务。通过一条网线，把三级服务平台相互串联在一起，达到上下联动和资源共享，形成一个完整的现行文件服务网络体系。

2001年10月，我们开始在市档案馆建立“现行文件阅览室”。2002年，我们确定把现行文件服务扩展到县（市）、区档案馆，提出了建立现行文件阅览室的标准、要求。各县（市）、区都印发了关于建立“现行文件阅览室”的实施方案。各县（市）、区档案局制定具体工作计划，落实人员负责现行文件的收集、整理和审查工作。到2002年5月，我市10个县（市）、区“现行文件阅览室”就全部建成并向社会开放，从而为我市现行文件服务搭起了第二级平台，使现行文件服务由一级平台1个点，发展到了二级平台11个网点。

2003年以来，我们结合社区建档和加强乡镇档案工作，开展了现行文件服务进社区、下农村的探索，要求各县（市）、区把现行文件目录送到社区，送到乡镇，使社区档案室和乡镇档案馆成为我市现行文件服务向下延伸的第三级平台。我市有200多个社区和150多个乡镇，把现行文件服务深入到社区和乡镇，就使现行文件服务网点由11个变为300多个，现行文件服务也和人民群众距离拉得更近，群众查阅利用更加方便。在社区和乡镇开展现行文件服务不需要单独建立现行文件阅览室，而是把现行文件服务的部分功能，渗透到社区和乡镇的档案服务工作中，把现行文件服务和档案服务有机结合，使社区档案室和乡镇档案馆的服务更加完善，更加全面。

至此，我市三级现行文件服务平台形成，但这是一个松散型的体系，在服务上还很不完善。首先，在社区、乡镇等服务点上群众只能看到现行文件目录，提供查阅线索，而看不到文件具体内容；其次，仅仅通过纸质文件满足群众的需要，这种手段也太原始、太单一，利用效率太低；再是仅靠这三级平台，没有网络的介入，也不可能实现各级档案馆已公开现行文件资源的共享。因此，把现行文件服务送上互联网，是我们实现现行文件完全公开服务的又一具体措施，也是把松散的服务网点连为一体，形成体系的有效手段。2003年，我们在互联网上建立并开通了“济南档案信息网”站。在“首页”的显著位置，设置了现行文件查阅引擎，建立了现行文件数据库，实现了在互联网上查阅现行文件目录和部分现行文件原文。今年，我们进一步优化网站服务系统，实现了馆藏现行文件全部全文上网。同时，还通过与市政府及各部门网站公开文件的相关链接，整合扩大了现行文件开放信息资源。现在，在任何地方都可以通过互联网方便地查阅我市已开放的现行文件，实现了异地查阅利用。

二、采取五项措施，进一步规范和完善现行文件服务工作

（一）不断改善现行文件服务环境，提高服务质量。由于市档案馆在市委院内，群众到市档案馆查阅现行文件进出手续烦琐，十分不便。为了解决群众“进门难”的问题，我们就把“现行文件阅览室”从市档案馆迁到了“政务大厅”（济南市行政审批中心），实行开放式服务，使现行文件服务场所走出深宅大院。这一措施，不仅大大方便了群众，也给所有在政务大厅办公的市直部门提供了方便。在进驻政务大厅的最初1个月，接待人员就接听咨询电话170多个，接待利用者140人，提供现行文件310份，复印文件110件680页，比在档案馆时，利用率提高了5倍。

（二）规范现行文件开放服务行为。2002年，市委、市政府办公厅转发省委、省政府办公厅《关于向综合档案馆送交现行文件资料的通知》，明确指出：“向综合档案馆送交现行文件资料，建立现行文件阅览室，是适应入世要求，转变机关作风，推进政务公开的需要。”要求各单位“要明确分管领导，落实专人负责，认真清理需要送交的文件，保质保量地向本级综合档案馆按时送交现行文件资料，各级档案局（馆）要认真做好现行文件资料的接收和利用，搞好现行文件资料的阅览服务”。2004年，市政府在《济南市政务信息公开暂行办法》中，以政府令的形式进一步明确规定“在市、县?穴市?雪区档案馆设立规范性文件阅览室”，赋予档案馆以公开现行文件，向社会服务的职能和义务。今年，根据省委、省政府办公厅《关于做好现行文件送交利用的办法》的通知，市委、市政府办公厅及时进行了转发，对现行文件的开放场所、收集范围、送交时间、审查把关、利用方式、利用要求等作了进一步的明确规定，使我们在现行文件开放服务工作中有了依据和更加的规范标准。与此同时，各县（市）、区党委、政府都对现行文件的收集、送交和利用专门下文，提出明确要求，从而保证了这项工作的顺利开展。

（三）扮亮基层现行文件服务窗口。为了做好社区和乡镇现行文件服务窗口的工作，我们把市和县（市）区已公开现行文件服务通过纸质目录、计算机网络送到社区、乡镇，使群众在不出远门就可以查到自己需要的现行文件目录，通过计算机网络可以看到自己需要的现行文件。在这方面，我们提出了统一要求，列入社区档案管理等级评定要求，进行检查。各县（市）区从实际出发，发挥各自长处，做了大量工作。如历下区档案馆将现行文件目录送到10个街道办事处和11个社区中心，并印发了《档案服务进社区服务卡》，向社区居民介绍服务项目、服务时间和服务热线电话等。槐荫区振兴中街社区将社区档案、区档案馆开放档案、已公开现行文件目录等全部输入微机，整合成“三位一体”的目录数据库，并配备了电子触摸屏、投影仪等，极大地方便了社区群众的查阅。章丘市委、市政府今年在全市开展“为民服务工程”建设，分别在市政府和22个乡镇建立了“为民服务中心”和“为民服务分中心”，在各村设立“为民服务代办员”。如果群众有困难，需要办什么手续，再不用自己去跑，而是交给“代办员”去办，实行完全免费服务。为了方便群众，在中心和分中心都设置了专门柜台、电子触摸屏和上网计算机及视频对讲系统，印制了服务指南材料等。

（四）认真做好现行文件收集补充，尽量满足群众的需要。为了尽量满足群众对现行文件的需要，我们在开放文件的收集上，采取了定时与不定时相结合的收集办法。一是对群众急需的文件我们就破例，打破原定3个月一收集的规定，进行随时收集上架。2002年3月，我市新出台了《城市房屋拆迁管理办法》、《拆迁住宅房屋重置单价标准》、《拆迁房屋附属物补偿标准》及《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》等文件，消息刚刚见报，就有许多群众打电话或到现行文件阅览室查阅相关文件，但这些文件还没到收集进阅览室的时间。了解到这个情况，负责收集文件的同志就马上与有关部门联系，找到了相关文件，并立即上架向群众开放。二是各县（市）区档案馆因地制宜，变“坐等报送”为“主动收集”。有的县（市）区对发文单位根据发文数量多少进行分类排队，采取重点督促；有的县（市）区针对有些单位对公开文件的范围把握不准的情况，采取把有关文件集中到档案局，进行统一审查筛选的办法；有的县（市）区档案局车辆紧张，负责收集文件的同志不怕苦不叫累，经常骑自行车到各发文单位督促检查，对不很配合的单位，他们就反复做工作讲道理。章丘市档案馆还实行了“首问制”跟踪服务，谁首先接待的查阅者，谁就负责到底，不能随便说“不”。如果所需文件当时没有，就要把查阅者的姓名、电话和需要查的文件一一登记，再到有关部门联系收集，无论有无，都要给查阅者一个答复。三是及时调整报送和收集文件的规定时间。今年，根据《济南市政务信息公开暂行办法》和《山东省现行文件送交利用办法》的要求，我们及时把现行文件的收集从3个月一次改为每月一次。章丘市委、市政府则下文规定，可公开现行文件要在发文后3日内，向档案馆送交开放。四是加强督促检查。把现行文件报送工作列入机关文书立卷验收标准进行检查，发现漏报的文件及时进行收集。列入评选市直机关先进档案室标准，进行积极引导。

（五）强化宣传，提高群众对现行文件开放工作的知晓度。在我市现行文件开放之初，前来查阅的群众络绎不绝，门庭若市，一年后，查阅利用率明显下降。主要原因我们认为主要是“两多一少”：一是各档案馆都建立了现行文件开放服务场所，服务窗口多了；二是政府各部门政务信息的公开和上网，使群众获取现行文件信息的渠道多了；三是对现行文件开放宣传的少了。现行文件利用率的高低，与群众对现行文件开放的知晓度有直接关系。为了提高现行文件利用率，我们采取了经常性宣传与集中宣传相结合的办法，加大对现行文件开放服务的宣传力度，主要在市区繁华的街道、广场制作设置灯箱广告，在电视上播出公益广告，在当地报纸上刊登相关文章，组织档案部门进行街头或广场宣传，在社区、乡镇和行政村、居委会驻地通过报栏、黑板报、墙报、小广播和散发宣传材料等多种形式进行广泛宣传，收到了较好的效果。