基于集成数据库系统的预算管理软件

【摘要】 文章分析预算管理软件系统需求，并据此提出了系统设计的框架。预算管理软件开发的难点不在软件设计本身，而在于数据采集方式的确定，目前的方案都存在问题。笔者提出了一个解决方案，就是集成的数据库系统。

【关键词】 全面预算； 预算管理软件； 会计核算软件

现代企业的管理缺少不了信息系统。企业常用的信息系统除了会计核算软件之外，还有各种形式的ERP系统，如MRP，MIS（医院是HIS）等。这些软件系统的数据库是相互独立的，这种独立对于一般的企业应用不会产生问题。然而，当企业推行全面预算，产生了对预算管理软件的需求时，独立的数据库系统的问题就暴露出来了。唯一的解决方案是创建集成的数据库系统。

一、预算管理软件的系统需求分析和设计

企业的预算管理就是用数据描述企业的发展计划。为了使企业的每一个员工都能够和企业的发展目标保持一致，企业应该推行全面预算。一方面，每一名员工都有自己的预算目标；另一方面，企业的预算指标应该涵盖企业业绩的各个方面，不是单纯的资金预算或单纯的成本预算。而且，为了激励员工努力完成预算目标，预算还应该与奖惩挂钩。因此，从企业的控制激励职能而言，预算是企业的绩效考核系统的具体实施，预算目标也是企业绩效考核指标的分解。

预算管理软件方便企业预算管理工作的实施，其基本的功能包括预算编制、预算反馈、预算分析三部分。具体而言，预算管理软件的系统设计如图1。

二、预算管理软件开发关键问题

从上面的系统设计可以看出，预算管理软件的设计从流程角度而言并没有什么难点，但是什么原因造成了目前预算管理软件在应用上不尽如人意的状况呢？根源在于数据采集设计上。数据采集方式有两种：一是预算管理软件有自己独立的数据库系统，采用这种方式数据采集采用手工录入的方式。二是预算管理软件采用其他企业管理软件的数据，如会计核算软件，ERP等，采用这种方式数据采集采用自动采集的方式。这两种方式都存在着一些需要解决的问题。

（一）采用手工录入方式的问题有下面三点

1.人员岗位问题

不同于会计核算，会计行业形成了特定的行业，有相应的职业规范和行业准则，而企业的预算由于和企业的具体特征有关，没有相应的准则和规范，更谈不上形成专门的职业。也有的企业设置了预算员这一岗位，但是都由会计人员兼任，岗位职责、权利、义务不明确。预算员不知做什么，怎么做，多数认为是分外工作，也没有动力去做。最后导致数据采集成了应付差事，不了了之。

2.采集时机问题

预算管理是时效性极强的一项工作。时效一过，预算管理也就无法实现事前计划、事中控制的目的，事后的评价就成了单纯的秋后算账了。然而同样是由于预算岗位设置的问题，没有专门的人员有效进行时效控制，预算的数据采集达不到事先需要达到的目的。

3.数据冗余、冲突问题

预算管理软件独自采集的数据和其他软件采集的数据相比，无非有两种可能：一是两者相一致，这就产生了数据冗余的问题。二是两者不一致，数据之间存在着冲突。这样不仅造成采用预算激励就缺乏公信力，而且数据的鉴证或内部审计也存在着困难。这一问题对于自动数据采集同样存在。

（二）采用自动采集数据，数据的来源最多的就是会计核算软件。会计核算软件的数据用于预算管理的用途，存在下面几个方面的问题

1.数据统一口径不同的问题

由于服务的目的不同，经常会出现在预算管理软件和会计核算软件中采用相同的名称代表不同的数据内涵。预算管理服务目的是企业内部管理，强调数据的可控性，因此利润通常是EBIT，成本往往区分为变动成本和固定成本；会计核算服务于外部投资者，强调数据的客观性，因此利润往往是税后净利润，成本不区分变动和固定成本。这样从会计核算中采集的实际数据就无法和编制的预算目标相比较，必须经过调整之后才能使用，而这一工作缺乏统一的程序和方法，需要一定的专业判断。导致自动采集无法自动完成。

2.数据结构不同的问题

预算管理是责任会计，特定的数据是和对应的责任人相关联的，因此核心的数据是三维的，即：日期事项、金额、责任人。会计核算目标是生成财务报表，是以企业为主体的实体会计，相比而言，核心的数据是二维的，即：日期事项、金额。两者数据结构不同导致从会计核算软件中采集的数据需要追溯责任人，然而没有原始记录，这是不可能完成的任务。重新整理查找原始记录，工作量等同于手工采集数据，甚至更大。这一点导致从会计核算软件中自动采集数据也不能成为预算管理软件采集数据的方法。

3.数据层级不同的问题

会计核算软件针对对外报告，因此数据层级是整个企业。而预算管理涉及目标贯彻执行，数据层级是企业中的各个部门。对于某些数据，前者是后者的总和。这就产生了一个问题：从会计核算中采集的数据需要分解到各个部门才能被预算管理软件使用。而这一点也需要原始记录才能完成，使工作量极大，在实际中缺乏操作性。

针对上述问题，唯一的解决办法是构建集成的数据库管理系统。

三、集成的数据库管理软件系统

集成的数据库管理系统是指企业的预算管理软件、企业的会计核算软件，企业的ERP系统等管理软件采用统一的数据库。而不是核算软件是一套，预算管理软件是另一套，企业的ERP又是另外一套，相互分割，互不关联。

分离的数据库管理软件系统和集成的数据库管理软件系统可以用图2描述。

集成的数据库管理软件系统对现有的核算软件提出了下面两个方面的要求。

（一）从二维会计转化为三维会计

传统的财务会计是二维的，每笔会计分录记录了时间事项以及金额。而预算由于需要涉及到责任人，因此需要是三维的，即：时间事项、金额、责任人。由于传统的财务会计在采集数据时就没有记录责任人，因此在以往的分离的企业管理软件系统中，预算软件如果要从核算软件中提取数据，就需要知情者还原责任人的信息，这只可能是手工工作，预算软件系统无法自动完成。在集成的管理软件系统中，要做到一次采集的数据能被所有的管理软件使用，数据体系就财务数据而言，就应该转换为三维数据，做到核算软件和预算软件的统一。

（二）从企业会计转换为部门会计

财务会计的主体是企业，最终的产品是整个企业的一张财务报表。而预算涉及的主体是责任人或是企业的各个部门，最终的产品是每个部门一张预算目标和实际业绩的比较表。因此两者如果要统一，最初的原始数据就应该归结到具体的部门，而不能等到期末将企业级的数据再分解到各个部门，因为这种分解难以做到客观公正，而且也无法通过软件系统自动完成。这一点实质也是和前一点相关联的，部门的负责人就是对应的责任人。以部门为主题的会计是层级式的，符合常说的预算应该是“提起来是一串，放下去是一片”。而且，部门会计经过层层累加，就自动形成了企业对外的财务报表。当然，累加的过程也会涉及到一些会计的技术环节。

以上说的是核算软件适应预算软件的问题，同样预算管理体系也应该向核算软件靠拢。具体而言，预算指标要求有可控性，因而有些指标在统计口径、内容上可能与财务数据不一致，而且缺乏其他的数据采集途径，因此为了使这些预算指标能够计量、分析，需要将这些可控指标转化为能够计量的财务指标，但是会包含一些非可控的因素。构建这一体系的方法是对预算编制的预算目标逐一分析，与对应的财务指标相比较，并逐一调整统一成财务会计系统中的相关数据。

此外，预算管理中也会涉及到非财务指标，对于这些指标，也要求和ERP系统中的相关数据逐一比对，逐一调整，统一口径，统一内容。实现预算管理软件和ERP系统的集成。

由于这一过程和企业的个体特征联系紧密，因此实现集成企业的管理软件系统的商品化软件几乎是不可能完成的任务。通过定制开发适合具体企业的预算管理软件应该是预算管理软件开发的必由之路。

四、结语

预算管理软件的开发尽管经过众多的专业软件开发商、研究人员多年的努力，但是仍然没有企业适用的产品出现。其主要的原因是数据接口的问题。在目前众多企业专门从事预算管理的人员有限的情况下，另起炉灶重新设计出采集处理相关数据的系统不仅工作量大，而且相关技术人员缺乏，实现起来困难巨大。我们提出的解决方案是将企业的所有的管理软件集成在一个体系中，设计出共同的数据结构和体系，利用现有的财务人员和信息技术人员，可以解决预算软件数据接口的问题。这应该是未来预算管理软件的发展方向。

【参考文献】

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