独立学院办公室管理现状和优化方法研究

【摘要】办公室是独立学院的重要综合性部门，是学院管理的中心和枢纽，面对独立学院办学体制及内部管理机制的不断改革，办公室管理也必须有所改变。文章分析了当前独立学院办公室管理工作及其相关缺陷，相应提出了优化方法，旨在提高独立学院的办公室管理水平。

【关键词】独立学院办公室管理现状

独立学院是我国高等教育事业的重要组成部分，随着教育改革的不断深入，独立学院逐渐成为我国高等教育的重要生力军，成为我国培养本科人才的重要场所。办公室在独立学院当中处中枢地位，发挥着上传下达、左右沟通的重要作用。随着独立学院的快速发展，其办学规模不断扩大，办公室任务也越来越重、越来越复杂。

一、独立学院办公室管理现状

（一）职能不明确，无目标导向。要想发挥办公室应有的作用，就必须建立良好的服务形态。不管是学院领导，还是学院教师，亦或是学院员工或学生，良好的服务是学院实现可持续发展的基石。然而由于我国独立学院成长时间短，还没有形成成熟的体系，因此在明确办公室工作责任与目标时缺少实际操作性，创新性也有所欠缺。另外，过于注重办公室的概念，无法开展延伸性职能服务。但是在实际情况下，独立学院必然会在发展时期出现不同的工作内容，从而使得办公室工作职能难以及时跟上，无法满足学院发展需求。

（二）任务繁重，人手不足。多数独立学院是依托母校而办的，管理机构设置多、分工细，而这些管理机构的工作基本都需通过办公室“审核”，包括评估验收、会议室申请等，另还有学院诸多管理工作，如收发文件、档案管理、人事管理、外事、安保等，大小事情都需经过办公室，这就导致办公室任务逐步加重。更重要的是，对于事情的审核不仅仅是简单“审核”，还要领悟文件精神、把握尺度，考虑问题提出的合理性和可行性，并做好事件的部署、监督和检查。而办公室人员通常又非常少，据调查，独立学院办公室人员通常只有1-3人。纵观全国独立学院办公室管理情况，普遍存在一人多岗、人少事多的现象。

（三）缺乏健全的运行机制。现我国独立学院办公室管理普遍缺乏健全的运行体系，管理工作难以主动积极地开展，导致管理工作的有效性急剧下降，无法进行完善的工作。办公室管理的日常工作大部分是文件的传递、工作任务的下达等，相对缺少工作计划性。究其原因，一方面，缺乏完善的管理制度，未对相关行为标准进行规范，导致管理工作流于形式，具很大随意性；另一方面，缺乏完善的激励机制和考评制度，致使管理工作缺乏动力；另，评价标准及方法未规范化，致使评价无实质性导向作用，工作处无序状态，自然也就无法发挥管理的作用。

二、独立学院办公室管理优化方法

（一）转变管理职能，明确管理目标。办公室管理工作内容复杂、细节较多。在独立学院不断成熟的环境下，办公室管理职能必须要紧跟步伐，持续改革创新。首先，明确办公室管理工作的职责，以为工作计划的制定提供参考依据，并促进管理体系的完善；其次，转变传统思想，紧跟时展需求，树立“与时俱进”的管理理念，依学院及社会发展需求不断更新管理理念，调整管理方式；再次，遵循“以人为本”的管理原则，将“创新、服务”作为办公室管理的目标，真正实现办公室管理工作为师生服务，以推动学院的发展和进步。

（二）规范工作流程，适当增加人员配置。工作流程是办公室管理工作的导向，依流程办事不但可使事件的处理更加规范，而且还可提高工作效率，彻底改善办公室现来现办、无章可循的工作状态。为此，必须对工作流程进行规范，使事件的办理流程明朗化，避免出现办公室人员只忙于日常事务性工作而无法解决当前事件。另要适当增加人员配置，保证办公室工作的时效性。独立学院办公室既要完成学院领导交待的工作，又要传达上下级任务，同时还要服务全校师生，处理外来事务，只有配备齐相应工作人员才能保证办公室工作有条不紊。

制度是开展办公室管理工作的基础，独立学院在迅猛发展的过程中办公室管理要想提高其工作效率，就必须不断健全工作体系。首先，完善工作制度。始终秉持着严格、实际的管理原则，从而对各方行为进行规范和引导；其次，完善规则制度，针对办公室的相关工作内容进行规范管理，严格按照程序开展工作，以全面提升工作效率。再次，在办公室管理工作中融合信息化技术，使办公室管理工作逐渐转向无纸化办公。对此，一方面需提高相关工作人员的计算机水平，另一方面需加强校园网络建设，利用现代化信息技术来提高办公室管理水平及效率。

三、结语

总而言之，我国独立学院的发展时间较短，各类机构尚未健全，伴随办学规模的不断扩大，独立学院所设置的机构会越来越多，这对于具综合性管理职能的办公室来说无疑是一个巨大的挑战。为提高独立学院办公室管理水平和效率，就必须紧跟时代步伐，提高服务意识，同时进行深入研究和探索，联系学院实际情况，以不断改革和改善管理工作，使办公室更好地服务全院师生。

【参考文献】

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