会计电算化顺利进行研究论文

利用电子计算机进行会计核算和管理，实现会计电算化，是会计工作现代化的重要组成部分。各单位若想由手工会计系统到会计电算化系统的顺利过渡，必须做好初始准备工作。如果这项工作做不好，会使会计工作不能很好地进行下去，甚至作废整个会计电算化系统。笔者认为做好初始准备工作，应从以下几方面着手：

一、建立会计电算化工作的有关制度

俗话说：“没有规矩，不成方圆”，基层单位实现会计电算化后，首先要做的工作就是建立健全相应的各项管理制度。具体包括：

（一）建立岗位责任制度。

按照会计电算化的要求，该制度应分别对各岗位的工作范围、具体权责做出具体规定，应与岗位任职资格、定期考评与轮换、会计内部核算制度以及整个单位的岗位责任制结合起来，以真正发挥其作用。建立健全会计电算化岗位责任制，一方面可以加强内部牵制，保护系统财产物资的安全；另一方面可以提高会计电算化工作效率。由于各单位性质不同，管理特点、会计业务不同，其机构和岗位分工也不完全一样，具体岗位设置，要根据本单位的实际情况进行安排，目标是有利于会计电算化工作的管理，有利于系统的正常运行，有利于企业推进计算机的应用。一般来说，各单位应设置：系统管理员，由单位总会计师或部门领导、会计主管来担任。操作员、系统维护员、会计档案资料保管员、财务管理员。

（二）操作管理制度。

实现会计电算化后，操作管理是保证系统正常、安全、有效运行的关键。如果单位的操作管理制度不健全或实施不力，都会给各种非法舞弊行为带来可乘之机；如果操作不正确会造成系统内的数据的破坏或丢失，影响系统的正常运行；如果数据不能及时备份，可能造成会计工作不能正常进行。操作管理制度主要包括：①操作权限管理：各类人员可分别运行本人权限控制范围内的功能，不在现岗以及与系统无关人员不得使用系统。为了保证系统安全运行，应由会计部门负责人授权并经系统管理员具体操作，为所有系统操作人员分别设置操作权限和相应的密码，密码不能泄露、遗忘或告诉他人；②操作规程管理：操作规程主要指操作运行系统中应注意的事项。应按各个岗位分别制定，详细规定各个岗位人员的业务处理范围、操作次序、操作规范。

（三）维护管理制度。

系统维护是整个系统生命周期中最重要最费时的环节，它贯穿系统的整个生命周期。维护费用在整个系统建立与运行中的比例也愈来愈大，占到60%。硬件维护主要由销售厂家负责，单位一般只负责一些简单的日常维护工作，故一般不设置专职硬件维护员由软件维护员兼任即可，软件维护包括操作性维护和应用软件维护。

（四）机房管理制度。

应设立会计专用机房，给计算机设备创造一个良好的运行环境；防止各种无关人员进入机房使用、盗窃、和破坏软硬件资料。

（五）档案管理制度。

电算化会计信息系统的档案主要是指打印输出的各种帐簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。良好的会计档案管理是在会计电算化后，会计工作连续进行的保障；是电算化会计信息系统维护的保证；是保证系统内数据信息安全、完整的关键环节，也是会计信息得以充分利用、更好地为管理服务的保证。数据存储方式发生了变化，会计档案的内容、保存期限、存放要求、保管复制方法和相应的借阅权限也发生了很大的变化。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料存档，安全保管和保密工作，一般通过制定与实施档案管理制度来实现的。档案管理制度一般包括以下内容：①存档的手续；②各种安全保证措施；③档案管理人员的职责与权限；④档案的分类管理办法；⑤档案使用的各种审批手续；⑥各类文档的保存期限及销毁手续；⑦档案的保密规定。

二、人员培训

单位实现会计电算化，需要不同知识结构与层次的人才，不仅需要会计、计算机专门人才，更需要既懂会计又懂计算机技术的双向式人才。好的系统需要好的人员来操作，才能有好的结果。需要培训的人员有：组织领导人员、系统操作人员、维护人员以及与系统有关的相关部门的人员。按其从事的工作岗位来确定培训的类别和具体对象，分门别类地确定每个人的培训目标、培训方式、学习内容、时间，根据考核成绩来确定是否胜任该岗位工作，并作为职称晋升的参考条件之一。

职位职责知识结构

硬件维护人员计算机房、计算机及其辅助设备的维护与管理工作计算机原理、汇编语言、操作系统、无线电基础

软件维护人员应用软件维护财会业务、企业管理、数据库技术、数据结构、系统开发与程序设计、网络知识

操作员系统日常运行、打印输出、简单的故障排除、数据录入财会业务、计算机使用、汉字输入技术

数据录入员录入数据财会业务基础

系统管理员参与系统开发、系统运行管理财会业务、企业管理、系统开发、计算机知识、数据处理知识、项目管理

三、会计业务的规范化

(一)会计核算步骤和流程的规范化。

是指会计部门各岗位之间的处理步骤、先后次序、数据和信息的传递流程，都要进行合理的组织和统筹安排，使各项核算和管理工作有条不紊的进行。

（二）会计数据编码的规范化。

会计科目及其编码的设置要求是：①符合会计制度的要求；②满足核算的要求；③满足报表数据生成的要求，报表数据应能从账上自动生成，报表上的各个要素应能在各级科目中找到；④满足管理的要求，应根据管理的需要来设置明细科目，使他们具有一定的规律以便查找和技艺；⑤符合软件的要求；⑥可扩展性，会计科目体系一经设定，其代码结构就无法改变。修改结构只能通过重新建帐实现，而重新建帐将丢失已输入的所有初始化数据和已输入的凭证资料。因此在设计代码时一定要充分考虑各方面的要求。总帐科目编码长度由所选会计制度来决定通常为3～4位，而确定某一级明细科目的代码长度通常是以上级科目中所含明细科目最大可能达到的个数来确定的，以二级明细科目为例，总帐科目为其上级科目，银行存款、应收帐款、销售收入、管理费用等总帐科目都有二级明细科目，银行存款通常以开户银行及帐号为明细科目，少则二三个，多则二三十个，销售收入、管理费用等科目下设的二级明细科目一般都不会超过九十九个，两位长的代码应能满足以后添加同级科目的需求，而应收帐款等往来科目通常以客户或单位为来设置明细科目，明细科目的数量不同单位差异很大，少则几十个，多则成百上千，两位码长难以满足要求，要增至三位甚至更长，由于同级科目必须使用等长的科目编码，其他总帐科目下的二级科目也要使用三位或更长的科目编码。如果设定的分段代码位数较长而绝大多数上级科目所包含的明细科目个数不多时，其他科目的凭证输入速度势必会受到影响，与简洁性相矛盾。为了解决这一矛盾，可将明细科目先分类，按分类设置二级科目，然后再设置下级明细科目。

会计科目编码通常用阿拉伯数字0~9编制，采用层次码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。如第一段表示总帐科目，第二段表示二级明细科目，第三段表示三级明细科目。

科目代码是会计数据处理的依据，因此必须严格按该软件的编码规则来设置，并且必须保证每一科目及其代码的唯一性；每一科目必须按其级次的先后顺序建立。设置好的科目及其编码应打印成一览表输出，以供有关人员随时查阅。

其他如部门、职工、材料、固定资产、产品、往来单位等会计数据也要进行规范化整理，因为它们在计算机处理时将最为分类标准，必须根据会计软件的要求合理确定其编码体系（级次、每级位数、每位代码的意义、允许使用的字符等）和编码方法，这是将来会计数据处理的基础。

四、准备会计初始资料

（一）清理帐目

在系统使用之前，要做到账账相符、账实相符、账证相符和账表相符。要搞好往来账和银行存款的清理，查清呆账、长期拖欠及未达账项的原因并按规定报批处理；查清查实货币资金实存数额；清点各项财产物资，核实各账目期初余额，以保证系统各账目初始数据的准确性。

（二）准备核算初始数据

1．准备科目余额。会计核算中，不同会计期间的衔接是通过科目余额实现的，企业由手工处理方式向电算化处理方式的转换也是通过科目余额衔接的。这里的科目余额，是指各个科目在开始使用账务处理软件时的本年年初余额，若开始使用软件时间不是年初，还需准备从本年年初至开始使用前各月各科目的借贷方发生额。

2．准备各账户的未达账项。主要包括：银行日记账的未达账项、银行对账单的未达账项、各往来账的未达账项等。