强化房地产档案信息管理

1房地产档案管理区域性明显

现阶段我国的房地产行政管理还是按行政区划分级分区域进行，某一区域范围内按照规定只有一个房地产权属登记单位，属地管理是房地产档案管理的基本原则，因此档案具有一定的集中性和区域性；此外，房地产行业与当地社会经济和自然地理状况密切相关，也不适宜一刀切式的管理。与此相联系，房地产档案的管理也要因地制宜，结合当地的房地产工作实际来开展。现阶段，虽然国家开始推进房地产信息的全国联网，但是同时面临着地方阻力、房产档案信息缺失和数字化技术等方方面面的障碍，可以说举步维艰，短时间内房地产档案的区域性特征还是比较明显的。房地产档案动态性突出。当前我国房地产市场的火爆程度是不言而喻的。新“国五条”出台之初，并未出现楼市降温的预期效果，反而有大批市民为了避免在新规生效后缴纳不菲的交易税，从而集中办理过户，一些大城市的房地产服务大厅在半夜就有市民排队取号。这样集中的房地产交易和产权变动形成数量巨大的手续材料，都要及时完整地归档。除去房屋交易产生的档案材料，外界环境的改变也会对房地产权属产生影响，如城市改造拆迁等，也会随时形成档案，因此对房地产档案要求实行动态、实时的管理。

2加强房地产档案信息管理的对策

根据房地产档案自身的特点，结合我国现阶段房地产市场和行政管理工作的实际，如何合理有效管理房地产档案信息是房地产管理行政部门和档案部门都应该思考的问题。适应信息时代和计算机技术对档案工作提出的新要求，结合房地产档案自身的特点，现阶段发展以完善的房地产信息登记为基础、实现房地产档案信息的联网共享和高效管理利用，应该是当前房地产档案管理发展的方向，不仅稳房市、保民生，同时可以实现房产信息透明化，避免“房叔”、“房姐”等再次出现，从而维护我国市场经济秩序和正常发展。结合我国当前房地产档案信息管理的现状，提高和改善房地产档案的管理，至少要从以下几方面做起。

一是提高房地产档案的数字化水平，实现房地产档案信息的计算机管理、网络共享和高效检索。房地产档案是一种动态性非常强的专门档案，因此需要充分应用计算机自动化管理系统来实现实时归档和高效检索。计算机的自动化管理需要有完善的管理系统（软件）和安全的存储（硬件）作为保障，自动化管理的前提则是房地产档案信息本身高度的数字化。现阶段各地方行政部门都有大量的传统载体的房地产档案材料，实现计算机管理首要的艰巨任务就是数字化工作；而在实现数字化后，还应该制定更为长远的发展规划，以实现房地产档案联网共享和房地产文件材料的前端控制为目标，一方面满足管理部门实时掌控房地产权属信息的需求，另一方面从源头规范房地产档案的形成和收集。当前国内已经有不少地区在进行这方面的工作。兰州市房管局自2010年下半年开始正式启动房屋权属档案数字化工作，于2013年4月基本完成，共整理房屋档案77.47万卷，录入房屋权属档案信息100.59万条，扫描档案2020.38万页，全面完成了房屋档案数字化工作任务。这项工作完成后，基本可以实现“按人查房”和“按房查人”，不仅可以解决利用与保护的矛盾，还提高了档案的完整性和安全性。

二是保证房地产档案信息的完整和数据库的完善。房地产档案资源的建设完善是开展房地产档案管理工作的先决条件。加之房地产档案强烈的动态性和专业性，在房地产档案工作中必须采取专门措施做好收集和鉴定工作，保证房地产档案资源体系的完整。具体的说，根据房地产档案动态性的特征，在收集中应该将定时归档和实时归档相结合，保证有价档案材料及时归档不遗漏；综合收集各种载体和各种门类的房地产档案材料，包括产权来源、产权登记以及产权变更的证明、证件,房屋及其使用土地权属界定位置图,反映测绘工作的图纸、报告,反映基建拆迁审批工作的文件材料等，从而实现档案资源的结构优化；在鉴定中要把握房地产档案的鉴定标准，根据当地实际情况，有选择有针对性地进行鉴别，做到既不浪费管理资源，又不影响社会对房地产档案信息的利用。

三是要抓好档案工作人员队伍的建设。任何一项专门档案的有效管理都离不开档案工作人员的奉献，尤其对于房地产档案这样利用频繁、对我国经济社会发展具有重要价值的档案门类来说，更加需要高素质的档案人员进行高水平的管理操作。具体来说，一名优秀的房地产档案工作人员，首先要具备足够的档案专业知识，同时还要了解一定的房地产专业知识，二者相结合，探索适合房地产档案的管理方法；同时，还要具备良好的政治素养和法律观念，依法管档，严守纪律和规定；要具备高尚的职业道德，爱岗敬业，愿意为房地产档案事业投入精力；还要掌握一定的计算机技术，适应信息化自动化的管理趋势。此外，建立优秀的人员队伍，离不开一定的激励和竞争机制，适当为团队建设增加外部助力；加强培训和行业内交流，提高管理人员的业务水平；适当提高档案人员的待遇水平，吸引高素质、综合性人才加入房地产档案管理的队伍。

四是提高房地产档案信息的抗风险能力，引入风险管理、风险教育和风险评估。作为一种利用频繁，与人民群众生活息息相关的专门档案，房地产档案的重要性决定了房地产档案资源体系要具备高度的安全性和抗风险能力。档案资源的安全性包括很多方面，如载体的安全可读性，档案信息的安全保密性，计算机管理系统的稳定性，以及房地产档案知识产权合法性等，这些都是要在房地产档案安全管理中充分考虑的问题。例如，在2008年汶川大地震后许多房屋被毁，大量房地产档案也破坏严重，没有档案材料作为证明参考，受损房产的保险理赔面临很大的困难。而我国当前极力推进的房产档案信息全国联网，其中一大阻碍就是信息安全风险。维护房地产档案的信息安全，首先要充分考虑到可能存在的各种隐患，制定相应的管理规范和应对措施，同时制定突发事件的应急响应，保证在一些突发状况发生时能够及时开展抢救工作。在日常管理中，也要加强对档案人员的风险意识培训，避免人为原因对房地产档案和信息造成损害。房地产档案信息对我国当前房地产管理工作有重要的参考价值，也是民生工作和民生档案重要的组成部分。做好房地产档案的管理工作具有非常重要的意义。但是由于房地产档案自身的特点和实践经验的局限，当前我国房地产档案管理还存在一些问题，值得我们重视。加强和完善房地产档案工作，避免“房叔”、“房姐”等社会问题的再次出现，服务社会主义建设大局，是房地产档案管理应该始终把握的发展方向。

作者：王云庆 高一弘 单位：山东大学历史文化学院